Должностные обязанности корпоративного секретаря. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
3.1. Эффективное текущее взаимодействие с акционерами, координация действий общества по защите прав и интересов акционеров, поддержка эффективной работы совета директоров обеспечиваются корпоративным секретарем.
3.1.1. Корпоративный секретарь должен обладать знаниями, опытом и квалификацией, достаточными для исполнения возложенных на него обязанностей, безупречной репутацией и пользоваться доверием акционеров.
211. На должность корпоративного секретаря рекомендуется назначать лицо, имеющее высшее юридическое, либо экономическое, либо бизнес-образование, имеющее опыт работы в области корпоративного управления или руководящей работы не менее двух лет.
212. Не рекомендуется назначать корпоративным секретарем общества лицо, являющееся аффилированным лицом общества, связанное с контролирующим общество лицом либо с исполнительным руководством общества, поскольку это может привести к возникновению конфликта интересов и ненадлежащему выполнению корпоративным секретарем своих задач.
213. В случае возникновения конфликта интересов корпоративный секретарь обязан незамедлительно сообщить об этом председателю совета директоров.
214. Корпоративный секретарь должен заботиться о систематическом повышении своей квалификации. В целях обмена опытом корпоративному секретарю рекомендуется поддерживать регулярное профессиональное взаимодействие с другими корпоративными секретарями, например, участвовать в работе профессионального объединения корпоративных секретарей.
215. Обществу следует раскрывать на сайте общества в сети Интернет, а также в годовом отчете общества сведения о корпоративном секретаре в том же объеме, что и объем сведений, предусмотренных для раскрытия в отношении членов совета директоров и исполнительных органов общества.
3.1.2. Корпоративный секретарь должен обладать достаточной независимостью от исполнительных органов общества и иметь необходимые полномочия и ресурсы для выполнения поставленных перед ним задач.
216. Для обеспечения независимости корпоративного секретаря общества рекомендуется, чтобы он в своей деятельности подчинялся непосредственно совету директоров. В этих целях к компетенции совета директоров следует отнести вопросы по:
1) утверждению кандидатуры на должность корпоративного секретаря и прекращению его полномочий;
2) утверждению положения о корпоративном секретаре;
3) оценке работы корпоративного секретаря и утверждению отчетов о его работе;
4) выплате корпоративному секретарю дополнительного вознаграждения.
217. Обществу следует утвердить внутренний документ - положение о корпоративном секретаре, - в котором рекомендуется определить:
1) требования к кандидатуре корпоративного секретаря;
2) порядок назначения корпоративного секретаря и прекращения его полномочий;
3) подчиненность корпоративного секретаря и порядок его взаимодействия с органами управления и структурными подразделениями общества;
4) функции, права и обязанности корпоративного секретаря;
5) условия и порядок выплаты вознаграждения корпоративному секретарю;
6) ответственность корпоративного секретаря.
218. К функциям корпоративного секретаря рекомендуется отнести:
1) участие в организации подготовки и проведения общих собраний;
2) обеспечение работы совета директоров и комитетов совета директоров;
3) участие в реализации политики общества по раскрытию информации, а также обеспечение хранения корпоративных документов общества;
4) обеспечение взаимодействия общества с его акционерами и участие в предупреждении корпоративных конфликтов;
5) обеспечение взаимодействия общества с органами регулирования, организаторами торговли, регистратором, иными профессиональными участниками рынка ценных бумаг в рамках полномочий, закрепленных за корпоративным секретарем;
6) обеспечение реализации установленных законодательством и внутренними документами общества процедур, обеспечивающих реализацию прав и законных интересов акционеров, и контроль за их исполнением;
7) незамедлительное информирование совета директоров обо всех выявленных нарушениях законодательства, а также положений внутренних документов общества, соблюдение которых относится к функциям секретаря общества;
Для многих российских акционерных обществ должность корпоративного секретаря является объективной необходимостью, несмотря на то, что эта должность не упоминается ни в Федеральном законе «Об акционерных обществах», ни в иных законодательных актах. Функции и задачи корпоративного секретаря подробно регламентированы только Кодексом корпоративного поведения и Кодексом корпоративного управления.
120 Корпоративное управление
Росимущество в компаниях со 100%-ным государственным участием рекомендует введение должности корпоративного секретаря, если среднесписочная численность их сотрудников по итогам года составляет не менее 20 чел., а годовой объем продаж - не менее 1 млн руб.
Корпоративный секретарь - специальное должностное лицо общества, задачей которого является обеспечение соблюдения органами и должностными лицами общества процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров общества.
Секретарь общества обеспечивает соблюдение внутренних правил и нормативных актов всеми органами управления общества, четкость взаимодействия между разными органами управления общества в соответствии с уставом общества и другими внутренними документами. Особое значение при этом имеет соблюдение порядка подготовки и проведения общего собрания акционеров, деятельности Совета директоров, хранения, раскрытия и предоставления информации об обществе, поскольку несоблюдение именно этих процедур влечет за собой большинство нарушений прав и интересов акционеров.
Эффективно обеспечить соблюдение указанных процедур может только постоянно действующее лицо, обладающее необходимой профессиональной квалификацией и не совмещающее эту деятельность с выполнением иных функций в обществе. По сути, корпоративный секретарь - это лицо, находящееся между акционерами, органами управления и должностными лицами общества. Через корпоративного секретаря до акционеров доводится вся информация, обеспечивающая акционерам возможность влиять на решения, принимаемые должностными лицами общества.
Корпоративный секретарь оказывает содействие членам Совета директоров при осуществлении ими своих функций, в частности, через секретаря до членов Совета директоров доводится информация от исполнительных органов.
Секретарь общества должен быть подчинен и подотчетен Совету директоров и не должен являться аффилированным лицом общества или его должностных лиц.
Порядок назначения (избрания) корпоративного секретаря и его обязанности определяются в уставе общества. Секретарь общества либо назначается, либо избирается. Закон «Об акционерных обществах» не указывает, кто именно уполномочен назначать или избирать секретаря общества. Кодекс корпоративного поведения и Кодекс корпоративного управления возлагают эту обязанность на Совет директоров. Совет директоров должен также определить условия и срок действия заключаемого с корпоративным секретарем договора и размер его вознаграждения.
Функции корпоративного секретаря в Законе «Об акционерных обществах» не предусмотрены. Они подробно раскрыты в Кодексе корпоративного поведения и Проекте кодекса корпоративного управления. К ним относятся:
- 1) участие в организации, подготовке и проведения общих собраний;
- 2) обеспечение работы Совета директоров и комитетов Совета директоров;
- 3) участие в реализации политики общества по раскрытию информации, а также обеспечение хранения корпоративных документов общества;
- 4) обеспечение взаимодействия общества с его акционерами и участие в предупреждении корпоративных конфликтов;
- 5) обеспечение взаимодействия общества с органами регулирования, организаторами торговли, регистратором, иными профессиональными участниками рынка ценных бумаг в рамках полномочий, закрепленных за корпоративным секретарем;
- 6) обеспечение реализации установленных законодательством и внутренними документами общества процедур, обеспечивающих реализацию прав и законных интересов акционеров и контроль за их исполнением;
- 7) незамедлительное информирование Совета директоров обо всех выявленных нарушениях законодательства, а также положений внутренних документов общества, соблюдение которых относится к функциям секретаря общества;
- 8) участие в совершенствовании системы и практики корпоративного управления общества.
Для выполнения этих функций корпоративный секретарь должен быть наделен следующими полномочиями:
- 1) запрашивать и получать документы общества;
- 2) в рамках своей компетенции выносить вопросы на рассмотрение органов управления общества;
- 3) требовать от должностных лиц и сотрудников общества соблюдения устава и внутренних документов общества;
- 4) осуществлять взаимодействие с председателем Совета директоров и председателями комитетов Совета директоров.
Секретарь общества играет важную роль в организации общего собрания акционеров. В этом отношении секретарь:
- готовит список лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, или поручает составление этого списка регистратору общества;
- уведомляет всех лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров;
- готовит и рассылает бюллетени для голосования акционерам, имеющим право участвовать в общем собрании акционеров;
- готовит и обеспечивает неограниченный доступ к материалам, которые должны быть представлены на общем собрании;
- заверяет и распространяет копии материалов, которые должны быть представлены акционерам во время общего собрания;
- отвечает на процедурные вопросы во время проведения общего собрания акционеров;
- собирает заполненные бюллетени для голосования и передает их счетной комиссии;
- информирует акционеров о результатах голосования на собрании.
Секретарь общества играет важную роль в содействии членам Совета директоров в получении информации, которая им необходима для принятия обоснованных решений. Он разъясняет членам Совета директоров законодательные и иные нормативные акты, относящиеся к корпоративному управлению. Вместе с тем он не должен давать юридических консультаций по вопросам, которые не входят в круг его обязанностей.
Определенные функции возлагаются на корпоративного секретаря и в сфере защиты прав акционеров. Секретарь следит за тем, чтобы общество надлежащим образом рассматривало обращения акционеров и направляет запросы акционеров в органы управления. Кроме того, его обязанностью является учет корпоративных конфликтов, в том числе и конфликтов, связанных с ведением реестра акционеров.
Секретарь общества выполняет функции, связанные с раскрытием информации, а именно: обеспечивает хранение документов общества, обеспечивает неограниченный доступ акционеров к информации в соответствии с законом, удостоверяет выдаваемые акционерам копии документов.
Корпоративный секретарь должен обладать знаниями, опытом и квалификацией, достаточными для исполнения возложенных на него обязанностей, а также необходимыми личными качествами и безупречной репутацией.
- См.: О целесообразности внедрения института корпоративных секретарей;http://www.rosim.ru.
(КС), актуален, поскольку этот институт имеет западную традицию существования - в основном это США, страны ЕС. Это понятие наиболее полно раскрыто в англосаксонской правовой системе, где КС играет важную роль в корпоративном управлении компаниями, выполняя ряд функциональных обязанностей.
Корпоративный секретарь - это главный администратор компании, обеспечивающий осуществление консультативных, исполнительных функций на высшем уровне, статус КС во многом приближен к должности директора компании, хотя и находится ниже по своему иерархическому положению в штате фирмы.
Российское законодательство не дает трактовки правового положения КС, ограничиваясь только общими упоминаниями (например, в одобренном Правительством РФ Кодексе корпоративного управления). До 2002 года термин «корпоративный секретарь» вообще не упоминался в каких бы то ни было нормативно-правовых актах Российской Федерации, поэтому этот институт считают относительно новым и не до конца разработанным.
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ
Особенности правового статуса КС раскрываются, прежде всего, через анализ возложенных на него обязанностей. функции корпоративного секретаря связаны с организацией работы совета директоров, общего собрания акционеров (участников), всей компании.
КС - исполнитель, организатор, который выполняет всю подготовительную работу, связанную с осуществлением корпоративных полномочий высшими органами управления компании. Круг его задач широк.
Обязанности корпоративного секретаря прописаны в должностной инструкции, контракте, уставных документах общества. Он:
· координирует деятельность управленческих институций предприятия, обеспечивает поддержание ими контакта между собой;
· организовывает подготовку, проведение общего собрания акционеров, формирование повестки дня, ведение протокола, реализацию, а также контроль выполнения принятых участниками резолюций;
· следит за соблюдением установленных процедурных правил, требований, предписаний;
· выполняет функцию планирования, составления кратко- и долгосрочных программ деятельности;
· осуществляет оперативное руководство сотрудниками аппарата и соответствующими подразделениями;
· контролирует следование формальным процедурам (оповещение, голосование, оформление письменных решений, доведение их до сведения заинтересованных лиц и так далее);
· организует хранение печати, уставных документов;
· выполняет другие функциональные обязанности, которые прямо или опосредованно связаны с задачами, возложенными на КС;
· обеспечивает взаимодействие с контролирующими субъектами, регулирующими органами.
Среди основных полномочий КС - информационное направление его деятельности, поскольку правильное и своевременное уведомление акционеров, топ-менеджмента организации непосредственно сказывается на качестве, эффективности, законности принимаемых органами управления решений и актов.
Корпоративный секретарь отвечает за:
· прием, регистрацию, отправку, отработку входящей/исходящей корреспонденции;
· осуществление контроля за соблюдением установленных требований делопроизводства, документооборота на предприятии;
· составление писем, справок, заключений;
· постоянное поддержание связи с инвесторами;
· раскрытие публичной информации об обществе, публикацию предусмотренной законодательством отчетности;
· строгое соблюдение конфиденциальности данных и коммерческой тайны;
· своевременное выявление возможных нарушений, извещение о выявленных фактах уполномоченных лиц, компетентных органов.
Следовательно, ответ на вопрос о том, кто такой корпоративный секретарь, напрямую связан с выполняемыми им функциональными обязанностями, через которые раскрываются особенности статуса этого лица в компании.
ТРЕБОВАНИЯ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
На практике установлено, что корпоративный секретарь, обязанности которого очень широки, должен соответствовать определенным квалификационным требованиям, поскольку в противном случае не сможет надлежащим образом выполнять все поставленные перед ним задачи.
Законодательно перечень обязательных условий для занятия должности КС не регламентирован. Тем не менее, в деловой практике этот вопрос достаточно хорошо проработан, поэтому обычно к кандидатам на позицию корпоративного секретаря предъявляются строгие требования, которые можно условно разбить на несколько групп:
· Образовательные - наличие высшего образования по одной из профильных специальностей: право, экономика, менеджмент. Зачастую одним из обязательных условий для занятия должности КС оказывается знание одного либо нескольких иностранных языков.
· Профессиональные - знание основ корпоративного законодательства, менеджмента, бухгалтерского учета, опыт в области информационных технологий и коммуникаций, высокий уровень делового этикета.
· Личные - дисциплинированность, собранность, многозадачность, мышление на перспективу, отличные коммуникативные способности, дипломатические навыки, организованность.
Еще один важный момент - обеспечение объективности, непредвзятости, отсутствие личной заинтересованности в результатах деятельности компании. Мировая практика сложилась таким образом, что на должность КС не могут претендовать лица, являющиеся акционерами управляемой фирмы, входящие в состав каких-либо органов управления основного предприятия либо аффилированных субъектов.
Корпоративный секретарь - это управленец высокого уровня, который в любом случае должен оставаться наемным работником, а не участником АО, преследующим собственную выгоду.
КС несет двоякую ответственность за результаты работы: в случае совершения каких-либо проступков к нему могут применяться не только меры дисциплинарного взыскания как к наемному служащему, но также и специфические санкции гражданско-правового характера, связанные со спецификой правового положения. Обычно особенности привлечения КС к ответственности прописываются в контракте, должностной инструкции, других документах. При этом секретарь в равной мере ответственен как перед акционерами предприятия, так и перед членами совета директоров, иного органа управления обществом.
Значение должности КС в акционерном обществе (равно как и предприятиях другой организационно-правовой формы) трудно переоценить, поскольку он выступает одновременно как высший администратор и как защитник прав участников (инвесторов), обеспечивающий в пределах своих полномочий соблюдение требований законодательства, регламента, внутренних положений. Таким образом, функции корпоративного секретаря можно обобщенно свести к обеспечению законности, эффективности, целесообразности, прозрачности деятельности АО, других видов хозяйственных обществ.
Получить более детальную информацию и прикладную помощь в вопросах, связанных с организацией работы корпоративного секретаря, можно в BDO Unicon Outsourcing, заполнив .
Утверждена:
Советом директоров АО (ООО)
Приказ N __________________
от ______________ 200 __ г.
Должностная инструкция корпоративного секретаря Общества
1. Общие положения
1.1. Корпоративный секретарь Общества подчиняется Совету директоров.
Дополнительные поручения, не противоречащие поставленным перед ним
задачам, Корпоративный секретарь получает от руководителей функциональных
отделов Общества.
1.2. Назначение и освобождение от должности Корпоративного секретаря
производятся Советом директоров и оформляются его решением.
1.3. Главной задачей Корпоративного секретаря является обеспечение
"обратной связи" между акционерами и органами Общества, соблюдения
должностными лицами и органами Общества процедурных требований,
гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров.
1.4. Требования к образованию. Поскольку Корпоративный секретарь -
это активный защитник прав акционеров, то желательно наличие у него
высшего образования в области юриспруденции, или экономики, или финансов,
или менеджмента.
1.5. Требования к деловым качествам. Секретарь, помимо знания правил
и процедур, установленных в Обществе, должен иметь отличные навыки
общения, знать правила делового этикета, разбираться в тонкостях бизнеса,
знать основные правовые положения в области предпринимательства,
содержание корпоративных актов Общества, проявлять профессиональный
подход к делу.
1.6. Требования к личностным качествам. Быть организованным и уметь
ценить свое время, а также время людей, с которыми ему придется общаться,
обладать сильным характером и волей, быть неподкупным, сохранять
лояльность к делам Общества, иметь достойный моральный облик.
2. Обязанности
2.1. Оказание юридической и административной поддержки Совету
директоров Общества.
2.2. Обеспечение и подготовка проведения заседания Совета
директоров.
2.3. Обеспечение членов Совета директоров необходимой информацией,
дающей им действительную и полную картину положения дел Общества как
внутри него, так и вовне.
2.4. Подготовка проектов документов для рассмотрения их Советом
директоров по существу и отправка их после этого по назначению.
2.5. Ведение списков акционеров (или сбор данных), необходимых для
связи с акционерами, структурными подразделениями, должностными лицами
Общества.
2.6. Обеспечение подготовки и проведения Общего собрания акционеров.
2.7. Участие в формировании повестки дня Общего собрания акционеров
Общества.
2.8. Своевременная рассылка уведомлений о созыве Общего собрания
пайщиков Общества.
2.9. Обеспечение раскрытия информации об Обществе и хранение
документов.
2.10. Обеспечение надлежащего рассмотрения Обществом обращений
акционеров.
2.11. Ведение протоколов заседаний Общего собрания Общества и
ознакомление с ними всех заинтересованных лиц.
2.12. Наблюдение за исполнением решений Общего собрания акционеров и
Совета директоров Общества.
2.13. Осуществление связи с акционерами, главная цель которой -
поддержание у них уверенности в том, что Общество работает в их
интересах.
2.14. Предоставление своевременной информации акционерам о работе
Общества и другой, их интересующей и связанной с ведением дел в Обществе.
2.15. Рассылка копий документов акционерам.
2.16. Обеспечение ответов на звонки, поступающие по телефонам,
факсам, установленным в помещении Совета директоров Общества.
2.17. Оказание консультаций работникам Общества относительно
корпоративных правил и процедур, документооборота, установленного в
Обществе.
2.18. Надежное хранение и использование должным образом печати
Общества.
2.19. Удостоверение документов, исходящих от Общего собрания и
Совета директоров Общества.
2.20. Получение корреспонденции, адресованной Совету директоров, и
передача ее соответствующим лицам.
2.21. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка и
производственной дисциплины.
2.22. Неразглашение конфиденциальной информации.
2.23. Составление писем, справок и других рабочих документов.
2.24. Работа в сети Интернет: поиск, получение и отправка
документов.
2.25. Обновление бланков, пополнение телефонной базы.
2.26. Встреча посетителей.
3.1. Требует от отделов Общества, должностных лиц предоставления
необходимой информации.
3.2. Принимает и контролирует решения Общего собрания и Совета
директоров, обязательные для отделов и должностных лиц Общества.
3.3. Требует от руководителей Отделов Общества устранения нарушений
по вопросам, отнесенным к его компетенции.
3.4. Ведет переписку с акционерами Общества по своим функциям, а
также по распоряжению председателя Совета директоров.
3.5. Своевременно информирует Генерального директора о замеченных
или только наметившихся отклонениях в работе Общества.
3.6. Участвует в совещаниях исполнительных органов Общества, вносит
на обсуждение свои замечания и предложения по работе.
3.7. Требует от руководства Общества создания нормальных условий для
выполнения обязанностей и обеспечения сохранности имущества Общества,
находящегося в пользовании.
4. Ответственность
4.1. Несет ответственность перед Общим собранием и Советом
директоров Общества за неисполнение, некачественное или несвоевременное
исполнение своих обязанностей.
4.2. Отвечает перед акционерами Общества за предоставление
необходимой им информации, а также за рассылку необходимых им копий
документов.
"ЭЖ-Юрист", 2011, N 44
Акционерное общество и акционеры довольно часто сталкиваются с рядом вопросов из-за ненадлежащего уровня корпоративного управления, например из-за некомпетентности гендиректора или его злонамеренных действий, приносящих материальные потери компании. Какова роль корпоративного секретаря в повышении качества управления?
Когда речь идет о повышении уровня корпоративного управления, прежде всего имеются в виду механизмы, которые бы заставляли общество работать на его акционеров. Одним из таких механизмов является введение в структуры управления корпоративного секретаря (КС). В большинстве российских АО корпоративные секретари существуют, однако в их работе нет системы и, как правило, они зависимы от исполнительного органа, что весьма снижает их возможности.
Каким должен быть корпоративный секретарь, чтобы успешно справляться со своими задачами? Во-первых, максимально независимым, беспристрастным и незаинтересованным, во-вторых, пользующимся всеобщим доверием в АО, в-третьих, полномочным, действенным и оперативным, в-четвертых, компетентным и подготовленным.
Может ли осуществлять функции КС кто-нибудь из членов органов управления акционерного общества? Правление либо другой исполнительный орган, подчиненные им подразделения или должностные лица - нет, поскольку подчиненность и подотчетность исполнительного органа исключают независимость и непредвзятость и, как следствие, общее доверие. Наблюдательный совет, его комитеты или отдельные члены также не отвечают указанным требованиям, поскольку их работа осуществляется не на постоянной основе, а путем проведения заседаний. Ревизионная комиссия не подходит на эту роль по похожим причинам - она может иметь лишь полномочия внутреннего аудитора и контролера. Ее деятельность осуществляется в форме проверок и заседаний.
Получается, что эти функции должен выполнять некто, кого нет в предусмотренной действующим законодательством РФ структуре управления АО. В мировой практике корпоративного управления они возлагаются на корпоративного секретаря.
Корпоративный секретарь - это единоличный, независимый орган акционерного общества, который осуществляет правовое, организационно-техническое обеспечение и координацию работы органов управления АО, а также обмен информацией между ними и акционерами.
Каким должен быть круг полномочий КС? Ответ зависит от решения вопроса подчиненности и подотчетности этого органа. У КС, подчиненного и подотчетного общему собранию акционеров, круг полномочий значительно шире, чем у КС, который подчиняется правлению АО.
Традиционно в компетенцию КС входят:
- подготовка и проведение общих собраний акционеров, заседаний наблюдательного совета, правления, ревизионной комиссии;
- оперативное информирование всех подразделений АО о принятых каждым из органов управления общества решениях;
- организация и регулирование системной работы по разработке и постоянному совершенствованию устава и других внутренних нормативных документов;
- организация и регулирование системной и комплексной работы по согласованию внутренних нормативных документов общества между собой;
- организация и регулирование работы по рассмотрению жалоб акционеров.
Однако в каждом конкретном случае перечень полномочий может меняться, акционеры практически не ограничены законодательством.
В небольшой компании все эти полномочия могут выполняться единолично. В большом АО, безусловно, встанет вопрос о формировании аппарата КС, в котором за каждое направление будет отвечать отдельный сотрудник (группа, отдел).
Большинством приведенных полномочий сегодня наделены высшие управленцы АО, которые имеют статус заместителей председателя правления. Во многих обществах созданы отделы собственных ценных бумаг. Может возникнуть вопрос, зачем же ломать устоявшиеся и работоспособные структуры, которые уже существуют, создавая новые с аналогичными функциями?
Основа концепции КС заключается в том, чтобы объединить функции, жизненно важные для акционеров, сосредоточить их в ведении компетентных и независимых лиц, повысить степень прозрачности управления АО, освободить исполнительные органы от несвойственных им функций.
Максимальная независимость, беспристрастность и незаинтересованность КС достигается посредством:
- установления подчиненности и подотчетности только общему собранию акционеров;
- соответствующих требований к кандидатам на должность;
- процедуры избрания (рекомендуется выбирать КС на общем собрании акционеров среди кандидатур, предложенных исполнительным органом, - это позволит привлечь к процессу и акционеров, и менеджмент компании, что приведет к назначению компромиссной кандидатуры, которая пользуется всеобщим доверием);
- требований о независимости (КС не должен быть работником АО последние несколько лет; владельцем, сотрудником или членом органа управления субъекта предпринимательства, являющимся клиентом АО последние несколько лет; родственником указанных лиц);
- системы оплаты его труда и утверждаемой на общем собрании акционеров сметы расходов на содержание КС.
Устав общества должен содержать норму, которая обяжет руководителя исполнительного органа общества в пределах утвержденной сметы немедленно осуществлять платежи, связанные с деятельностью КС. Полномочность и действенность КС достигается за счет фиксации в уставе АО его полномочий, принятия положения о КС, которым будет предусмотрен порядок выполнения им своих обязанностей.
Например , в устав АО можно внести следующую формулировку: "В структуру управления АО может быть введен корпоративный секретарь - единоличный, избранный общим собранием акционеров и подотчетный ему орган АО, который осуществляет правовое, организационно-техническое обеспечение и координацию работы органов управления АО, а также обмен информацией между ними и акционерами".
С одной стороны, эта норма никого ни к чему не обязывает. С другой - дает право АО вводить новые должности, не предусмотренные законодательством, или "легализовать" существующий орган КС, сориентировать сотрудников, которые выполняют эти функции.
При этом в уставе лучше указать конкретные вопросы, которые входят в компетенцию КС: выполнение функций арбитра при возникновении споров между акционерами компании или ее органами управления; подготовка и последующее проведение общих собраний акционеров, заседаний наблюдательного совета, правления, ревизионной комиссии и т.д.
Можно ли уже сейчас ввести КС в структуру "традиционных" органов АО?
Это не запрещено законодательством, хоть прямых норм, регулирующих его деятельность, нет. Нормы о КС уже сейчас могут быть внесены в устав АО, уже сейчас может быть утверждено положение АО о корпоративном секретаре, уже сейчас этот орган может начать работать. Поскольку действующий Закон об АО крайне диспозитивен и содержит указание "если иное не предусмотрено уставом", означающее, что все уточняющие нормы и правила вводятся участниками корпоративного процесса отдельно для каждой ситуации, нет причин считать такое действие незаконным.
Тем более что действующее законодательство весьма неопределенно указывает на разграничение полномочий между руководящими органами акционерного общества, используя общие формулировки с широким диапазоном толкования <1>. Фактически регулирование данных вопросов сводится к тому, что законодатель указывает: исполнительный орган АО - генеральный директор, высший орган управления акционерного общества - общее собрание акционеров, но при этом не запрещает вводить другие органы управления.
<1> Глава VII Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010).
Однако отсутствие упоминания о КС в законодательстве остается серьезным препятствием на пути массового внедрения института КС. Законодательное признание КС, безусловно, ускорит введение такой должности в справочник должностей и профессий, простимулирует разработку профессионального стандарта КС, учебных и тренинговых программ для них, создание профессиональной ассоциации КС. Все это вызовет повышение эффективности управления АО.
Чтобы решить, нужен ли КС в обществе, владельцам АО следует максимально честно ответить на вопросы: осуществляются ли подготовка и проведение общих собраний акционеров, заседаний наблюдательного совета, правления, ревизионной комиссии на профессиональном уровне; есть ли в обществе лицо, которое первым узнает решения, принятые каждым из органов управления общества, и оперативно информирует о них всех, кого необходимо; налажена ли системная работа по разработке и совершенствованию устава и других внутренних нормативных документов общества; ведется ли эта работа комплексно, согласованы ли документы между собой; существует ли в АО налаженная и урегулированная внутренними нормативными документами система рассмотрения жалоб акционеров?
Наверное, на большинство вопросов многие ответят утвердительно. Но готовы ли они так же утвердительно ответить: удовлетворяет ли их то, как решаются эти вопросы, и должны ли они решаться лицами, подчиненными исполнительному органу, которые не имеют ни одной акции общества? Если на эти два вопроса утвердительных ответов не найдено, это означает, что кто-то должен взять на себя обязанности корпоративного организатора, информатора, синхронизатора - того, кто будет решать мелкие и не очень проблемы, миротворца, переговорщика во время внутрикорпоративных споров и конфликтов.
И.Оськина
директор
г. Москва
зам. ген. директора,
начальник отдела по работе
с юридическими лицами