Перенос отпуска по инициативе работника. Перенос отпуска по желанию работника: что говорит ТК РФ? Есть ли причины для отказа по инициативе руководства? Когда работодатель может предложить перенести отпуск
Узнайте, как произвести перенос отпуска по желанию работника, какие для этого могут быть причины и основания, каким способом отразить перенос в графике и оформленной документации.
Из статьи вы узнаете:
Причины переноса отпуска по желанию работника
Перенос отпуска по желанию работника относится к наиболее распространенной ситуации. Необходимо учитывать, что при документальном оформлении процедуры стоит позаботиться о внесении изменений в график, а также не забывать о действующем законодательстве РФ. Правильное оформление поможет избежать санкций и штрафов. Узнайте, можно ли , если сотруднику уже выплатили отпускные
На основании ТК РФ перенос отпуска по желанию работника допускается по целому ряду причин. Но изменение сроков или времени отдыха должно быть документально оформлено с соблюдением основных требований. Такая процедура не вызовет особых сложностей у начинающих кадровиков. Достаточно уточнить все поправки к действующим законам, чтобы правильно оформить перенос отпуска и отразить изменения в соответствующих документах.
Дату отдыха, утвержденную заранее в графике , можно переносить по обоюдной договоренности между работником и работодателем. Инициатором может выступать работодатель или сотрудник.
Скачайте документы по теме:
Скачать чистый бланк
Скачать в.doc
Независимо от причины переноса отпуска отказать нельзя:
- совместителям, даты отдыха у которых синхронизируют со сроками очередного отпуска по основному месту работы (статья 286 ТК РФ);
- несовершеннолетним (основанием является статья 267 ТК РФ, где указано, что не достигшие возраста 18 лет имеют право не только на перенос дней отдыха на удобное для них время, но и на увеличение его продолжительности - минимум до 31 календарного дня);
- женщинам непосредственно перед уходом в отпуск по беременности и родам или желающим получить отдых сразу же после его окончания (основанием является статья 122 и статья 260 ТК РФ), а также мужчинам, жены которых в «декрете» (основанием является статья 123 ТК РФ);
- сотрудникам, усыновившим малышей в возрасте до трех месяцев (основанием является статья 122 ТК РФ);
- женам или мужьям военнослужащих (они имеют право уйти в очередной отпуск не по составленному графику, а одновременно с супругами на основании статьи 11 федерального закона №76-ФЗ от 27.05.1997 года);
- инвалидам войны и ветеранам боевых действий (основанием являются статьи 14-19 федерального закона №5-ФЗ от 12.01.1995 года);
- чернобыльцам - лицам, подвергшимся воздействию радиации во время устранения катастрофы на Чернобыльской АЭС (основанием является закон РФ №1244-1 от 15.05.1991 года).
Работодателю стоит учитывать, что сотрудники, не принадлежащие ни к одной из указанных категорий, могут претендовать на перенос отдыха по графику при наличии веских причин и предварительному согласованию.
Причины переноса отпуска по инициативе работника: пример
Рассмотрим на примере ситуацию, гогда сотруднику необходимо получить отдых ранее положенного срока. Ему необходимо написать заявление на имя работодателя. При этом сроки согласуются с руководителем. После чего издают приказ по предприятию на бланке унифицированной формы № Т-6. Работника знакомят с приказом под расписку.
Унифицированная форма заявления не установлена законодательством, его пишут произвольно, но с обязательным указанием организации, ФИО руководителя и работника, проставлением дат. Целесообразно указать основную причину, по которой было принято решение о переносе отпуска по желанию работника. Заявление визирует руководителем компании и начальником отдела.
Пример оформления переноса отпуска сотрудника
Менеджер предприятия «Альфа» Кондратьев подал заявление о предоставлении ему части отдыха, которая не использована в связи с болезнью во время ежегодного отпуска. На этом основании генеральный директор Львов выпустил приказ о переносе времени отдыха, а специалист службы персонала внес соответствующие изменения в личную карточку сотрудника.
Какую документацию заполнить при переносе отпуска
При необходимости перенести время отпуска, необходимо написать заявление и указать основные причины такого переноса. Если инициатором выступает работодатель, ему следует направить сотруднику соответствующее с указанием просьбы выразить согласие работника или отказ в переносе.
Если стороны на такой перенос отпуска согласны, специалист службы персонала обязан составить приказ в и внести соответствующие изменения в ранее составленный график отпусков (указания, которые утверждены
Если перенос отдыха происходит после издания приказа по предприятию о его предоставлении и раздел VIII личной карточки заполнили, то необходимо внести соответствующие уточнения. Порядок исправлений в указанном разделе карточки не установлен законодательством. Соответственно и все изменения вносят в .
Практически в любой организации может возникнуть ситуация, когда приходится переносить отпуск работника. Она возможна как по инициативе работника (он вправе обратиться с соответствующей письменной просьбой к работодателю), так и по инициативе работодателя (например, когда предоставление отпуска в установленное графиком время может негативно отразиться на ходе выполнения работы в компании). Однако не все работодатели оформляют такой перенос отдыха работника. Или же они берут от сотрудника заявление и не вносят корректировки ни в какие документы. Сегодня расскажем, по каким причинам можно перенести отпуск сотрудника, и опишем порядок действий работодателя.
Основания для переноса отпуска
Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. При этом продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска не может быть менее 28 календарных дней.
Помимо основного оплачиваемого отпуска работникам полагаются различные дополнительные отпуска за характер работы, условия труда или по иным причинам (за вредные условия труда, ненормированный рабочий день и пр.). Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и не ограничивается максимальным пределом (ст. 120 ТК РФ).
В соответствии со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года согласно очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. В силу ст. 123 ТК РФ такая очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Примечание. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Если работодатель не исполнил данную обязанность и не предупредил своевременно о времени начала отпуска, по письменному заявлению работника он обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Аналогичным образом должен поступить работодатель в случае, когда работнику своевременно не была произведена оплата ежегодного отпуска. Напомним, что в силу ст. 136 ТК РФ отпуск оплачивается не позднее чем за три дня до его начала.
Обратите внимание на один нюанс: отпуск переносится, только если от работника поступит соответствующее письменное заявление, то есть не нужно самостоятельно обращаться к работнику с информацией о переносе отпуска по названным причинам.
А вот если во время отпуска работник заболел (и у него имеется листок временной нетрудоспособности), исполнял государственные обязанности, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы (к государственным обязанностям относятся, в частности, участие в судебном заседании в качестве присяжного заседателя, свидетеля, эксперта, переводчика, направление на военные сборы, вызов на допрос в органы дознания или следствия, в прокуратуру в качестве свидетеля, потерпевшего, их законного представителя или понятого), отпуск продлевается автоматически. Для переноса на другой срок оставшихся дней отпуска от работника должно поступить соответствующее заявление (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Приведем пример такого заявления работника.
Директору ООО «Цветы»
П. О. Горшкову
Заявление.
Мне был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 10 по 28 февраля 2014 года, однако 4 (четыре) дня данного отпуска (с 18 по 21 февраля 2014 года) я болел, что подтверждается листком временной нетрудоспособности, выданным ГБУЗ «Городская поликлиника N 37».
Учитывая вышеизложенное, на основании абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ прошу перенести 4 (четыре) дня отпуска на другой срок, а именно с 16 по 19 июня 2014 года.
Приложение: листок временной нетрудоспособности от 18.02.2014.
03.03.2014, Шарков
Перенести отпуск придется и тогда, когда в локальных или иных нормативных актах для этого установлены соответствующие основания. Так, если правилами внутреннего трудового распорядка болезнь члена семьи предусматривается в качестве основания для продления или переноса ежегодного оплачиваемого отпуска, работодатель при представлении работником листка нетрудоспособности по уходу, например, за ребенком должен перенести или продлить ему отпуск (Письмо Роструда от 01.06.2012 N ПГ/4629-6-1).
Обратите внимание! В исключительных случаях, когда предоставление работнику отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации или индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен.
В любом случае запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Как было сказано в преамбуле, основания для переноса отпуска могут возникнуть не только у работодателя: работник может попросить об этом в заявлении (например, по семейным обстоятельствам).
Директору ООО «Цветы»
П. О. Горшкову
От корреспондента Л. Н. Шаркова
Заявление.
В соответствии с графиком отпусков на 2014 год ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен мне с 17 марта на 28 календарных дней.
На основании абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ прошу изменить дату начала отпуска и предоставить его с 28 апреля на 28 календарных дней.
03.03.2014, Шарков
Оформляем документы для переноса отпуска
Итак, как только появляется одно из названных выше обстоятельств, документально подтвержденных (заявление работника о переносе отпуска, листок нетрудоспособности, уведомление работодателя о переносе отпуска, справки и пр.), издается приказ в свободной форме. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Цветы»
Г. Саранск | 6 марта 2014 года |
Приказ
о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
В связи с тем, что во время ежегодного оплачиваемого отпуска (с 10.02.2014 по 28.02.2014) корреспондент Леонид Николаевич Шарков в течение четырех календарных дней (с 18.02.2014 по 21.02.2014) был временно нетрудоспособен (листок временной нетрудоспособности от 18.02.2014, серия ББ N 12345678), руководствуясь статьей 124 Трудового кодекса и на основании заявления Л. Н. Шаркова от 03.03.2014
Приказываю:
1. Перенести четыре календарных дня отпуска Л. Н. Шаркова на период с 16 по 19 июня 2014 года.
2. Бухгалтерии произвести перерасчет отпускных.
3. Начальнику отдела кадров внести изменения в график отпусков.
Директор | Горшков | П. О. Горшков |
С приказом ознакомлен:
Шарков, 06.03.2014
Если уже был издан приказ о предоставлении работнику отпуска, он должен быть отменен.
Приказ о переносе отпуска должен быть зарегистрирован в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
С приказом о переносе отпуска необходимо ознакомить работника под роспись, а если он отказывается — составить соответствующий акт. Дополнительно на самом приказе можно сделать надпись об отказе в ознакомлении с приказом. Конечно, составление акта и надпись на приказе не предусмотрены законодательством для таких случаев, однако мы все-таки рекомендуем сделать это для подтверждения отказа в случае возникновения спора (например, о дате переноса отпуска).
Теперь нужно внести изменения в график отпусков, табель учета рабочего времени и, возможно, в личную карточку. В последний документ вносятся поправки, если запись о предоставлении ежегодного отпуска в нем уже произведена и в связи с переносом меняются даты отпуска. Чтобы скорректировать запись об отпуске, в разд. VIII «Отпуск» после записи об отпуске, который переносится, следует указать, какое количество дней отпуска использовано, а также то, что оставшаяся часть отпуска перенесена. В качестве основания для внесения такой записи необходимо отразить реквизиты приказа о переносе отпуска.
Относительно внесения изменений в график отпусков (унифицированная форма Т-7) скажем следующее. Некоторые кадровики издают отдельный приказ о внесении изменений в график отпусков, однако мы полагаем, что этого делать не нужно. Специально для фиксации переноса отпуска в графике предусмотрены графы 8 «Основание (документ)» и 9 «Дата предполагаемого отпуска»: именно в них указываются реквизиты приказа о переносе отпуска и новый период отдыха, согласованный с работником.
Графа 10 «Примечание» графика отпусков также может заполняться кадровым работником при переносе отпуска. Например, в нее можно вписать причины переноса отдыха работника (например, «Отпуск перенесен в связи с задержкой выплаты отпускных»). Однако, поскольку график отпусков практически всегда проверяется инспекторами ГИТ при проведении контрольно-надзорных мероприятий, кадровики самостоятельно определяют, заполнять графу 10 или нет.
Подведем итог
В заключение кратко скажем о последовательности действий кадрового работника при оформлении переноса отпуска сотруднику. Итак, при возникновении причин переноса отпуска как со стороны работодателя (несвоевременная оплата отпуска, неоповещение работника об отпуске не менее чем за две недели и пр.), так и со стороны работника (временная нетрудоспособность, семейные обстоятельства и пр.) и их документальном подтверждении оформляется приказ о переносе отпуска. На основании такого приказа корректируются график отпусков, личная карточка и табель учета рабочего времени.
Перенос в графике отпусков не всегда выгоден работодателю. Смена заранее намеченных планов пройдет с минимальными потерями, если правильно к ней подготовиться. Кадровик должен уметь правильно оформлять документы, связанные с изменениями графика (приказы, личные карточки, уведомления), а также знать, в каких случаях перенос считается незаконным.
Из этой статьи вы узнаете:
- допускается ли перенос отпуска по графику отпусков в 2017 году;
- как правильно оформить приказ о переносе отпуска;
- считается ли производственная необходимость веской причиной для изменения отпускного графика;
- как внести связанные с переносом изменения в график-2017 и личную карточку сотрудника.
График отпусков — локальный нормативный акт, обязательный для исполнения и работниками, и утвердившим его работодателем (ст.123 Трудового кодекса РФ). Новый документ разрабатывается ежегодно. Составлением занимается, как правило, кадровый отдел организации: утвердить график на предстоящий год нужно до 17 декабря уходящего года, иначе работодателю грозит административная ответственность.
Зафиксированные графиком сроки не всегда соблюдаются на практике. Даже запланированные с учетом пожеланий работника даты начала и окончания отпускного периода могут существенно смещаться из-за внезапно возникших обстоятельств. К счастью, законом не запрещен ни перенос отпуска, ни разделение его на части.
Так, ст.124 ТК РФ, полностью посвященная вопросам продления или переноса ежегодного оплачиваемого отдыха персонала, устанавливает запрет лишь на действия, прямо нарушающие права работника на полноценный отдых. В частности, нельзя:
- в течение двух и более лет подряд отказывать в отпуске;
- не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск несовершеннолетним работникам;
- не предоставлять отпуск персоналу, занятому на вредных или опасных работах.
Кадровику должен четко понимать, в каких случаях возможен перенос отпуска по графику отпусков, как оформить приказ о внесении изменений в документ, а также как правильно отразить изменения в самом графике.
Перенос отпуска по графику отпусков
Технически процедура переноса в графике отпусков не представляет особой сложности. Но речь идет о документе, исполнение которого обязательно для обеих сторон трудовых отношений. А это значит, что любые вопросы, связанные с изменением отраженных в нем сроков, должны предварительно согласовываться работником и работодателем.
Обратите внимание: приказ на перенос отпуска по графику издается только при условии, что стороны достигли согласия.
В любом большом рабочем коллективе, как правило, есть сотрудники, имеющие законное право на уход в ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время. Таким лицам организация при всем желании не вправе отказать в переносе. Речь идет о:
- совместителях, даты отдыха которых синхронизируются со сроками отпуска по основному месту работы (ст.286 ТК РФ);
- несовершеннолетние (согласно ст.267 ТК РФ, не достигшие возраста 18 лет сотрудники имеют право не только на перенос дней отдыха на удобное для них время, но и на увеличение его продолжительности — минимум до 31 календарного дня);
- женщины непосредственно перед уходом в отпуск по беременности и родам или сразу же после него (ст.122 и ст.260 ТК РФ), а также мужчины, жены которых находятся в «декрете» (ст.123 ТК РФ);
- сотрудники, усыновившие детей в возрасте до трех месяцев (ст.122 ТК РФ);
- жены и мужья военнослужащих (имеют право уйти в отпуск не по графику одновременно с супругами в соответствии со ст.11 федерального закона №76-ФЗ от 27.05.1997г.);
- инвалиды войны и ветераны боевых действий (ст.14-19 федерального закона №5-ФЗ от 12.01.1995г.);
- так называемые «чернобыльцы» - лица, подвергшиеся воздействию радиации во время катастрофы на Чернобыльской АЭС (закон РФ №1244-1 от 15.05.1991г.).
Впрочем, сотрудник, не принадлежащий ни к одной из вышеперечисленных категорий, при определенных обстоятельствах тоже может претендовать на изменение зафиксированных в графике дат. Правда, на то нужны действительно веские причины.
Причины для переноса отпуска по графику отпусков
Порой ситуация складывается явно не в пользу отпуска. Как быть, если сам работник не готов отдыхать, или на производстве начался очередной аврал? Трудовым законодательством предусмотрено несколько резонных оснований для смещения запланированных дат:
- исполнение сотрудником в отпускном периоде государственных обязанностей, предполагающих освобождение от работы;
- несвоевременная выплата отпускных;
- несвоевременное предупреждение работника о времени начала отпуска;
- производственная необходимость (только в исключительных случаях).
Рассмотрим самые распространенные случаи подробнее.
Перенос отпуска по графику по производственной необходимости
Самая сложная и неоднозначная ситуация складывается, когда работодатель вынужден отказывать персоналу в законном отдыхе по производственной необходимости. Чтобы с точки зрения закона такой отказ выглядел правомерно, придется доказать экстраординарность сложившейся на производстве ситуации. Кроме того, понадобится получить письменное согласие самого работника.
О каких производственных проблемах может идти речь? Например, о получении срочного и весьма выгодного для компании заказа, для успешного выполнения которого понадобится присутствие конкретного сотрудника.
Важным поводом признается и авария, которую нельзя устранить без помощи данного специалиста. Как вариант, можно рассматривать сбой программного оборудования, переаттестацию персонала и т.д.
Поскольку инициатива исходит не от самого сотрудника, а от руководителей компании, обязательно заручитесь документом, подтверждающим его согласие на пересмотр графика. В случае прямого отказа ни о каком переносе не может быть и речи.
Кроме того, однозначно нельзя переносить сроки отпуска специалиста, который в прошлом году не отдыхал, даже если он с энтузиазмом соглашается на такой вариант. Налицо непредоставление отпуска в течение двух лет подряд, что прямо противоречит требованиям ст.124 ТК РФ и может стать поводом для привлечения работодателя к административной ответственности.
Важно: если перенос все же состоялся, работник должен использовать право на отдых в течение 12 месяцев после завершения рабочего года, за который рассчитывался отпускной период.
Временная нетрудоспособность как причина переноса отпуска
Переносить отпуск можно только по причине временной нетрудоспособности самого сотрудника, а не его ребенка или других членов семьи (данное правило подтверждено письмом ФСС России №02-13/07-7422 от 9.08.2007г.). Если заболевший сотрудник обратился с просьбой перенести отдых на другое время, но организация по объективным причинам не может ее удовлетворить, допускается отказ.
Правда, пойти навстречу работнику так или иначе придется. Во-первых, в этом случае все равно предоставляется отдых по ранее утвержденному графику, во-вторых, по завершении отпускного периода он продлевается ровно на то количество дней, которое работник проболел. Право на продление подтверждается листком нетрудоспособности, оформленным надлежащим образом.
Перенос по вине работодателя
Иногда причиной сбоя в графике становятся не форс-мажорные обстоятельства, а недобросовестное отношение работодателя к своим обязанностям, в число которых входит предупреждение работника о скором отпуске за две недели до его начала и своевременная выплата отпускных. Если до назначенной даты осталось три дня, а отпускные все еще не выплачены, работник вправе написать заявление не перенос.
Аналогичная ситуация складывается с уведомлением. Несмотря на то, что конкретный способ информирования персонала о дате начала ежегодного отдыха не установлен законодателем, уведомление должно состояться обязательно. Способ можно выбирать по ситуации, главное — убедиться в наличии документов, подтверждающих факт ознакомления работника со столь важной информацией.
Некоторые работодатели вручают официальное уведомление под роспись, другие — просто знакомят с соответствующим приказом, на котором есть специальная графа для подписи работника. Сотрудник, которого в положенные сроки не ввели в курс дела (например, по причине его болезни или отбытия в командировку), может потребовать перенести свой отдых на другое время.
Приказ о переносе отпуска по графику отпусков
Независимо от причины изменения планов, придется оформить приказ о переносе отпуска по графику: образец документа поможет правильно отразить все реквизиты.
Форма такого приказа не регламентируется законодателем, но некоторые сведения непременно следует внести в документ. В частности, нужно указать причину переноса. Достаточно простой и краткой формулировки (например, «в связи с производственной необходимостью », «в связи с наступлением временной нетрудоспособности во время ежегодного оплачиваемого отпуска » и т.д.).
Обратите внимание: указывается точное количество календарных дней отдыха, которые переносятся, а также заложенные в графике и фактические даты начала и окончания отпускного периода.
Перенос отпуска: как отразить в графике отпусков?
Итак, приказ оформлен, зарегистрирован и подписан всеми заинтересованными сторонами. Теперь на его основании можно вносить изменения в график. Обычно работодатели используют унифицированную форму Т-7 или ее аналог. Чтобы отразить смену планов, заполняем две графы: в восьмой графе «Основание (документ)» проставляем ссылку на приказ о переносе, в девятой указываем новые даты.
Не забудьте внести изменения в личную карточку работника:
Если организация использует самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации, в них обязательно следует предусмотреть возможность отражения изменений.