Элементы самоменеджмента. Самоменеджмент: понятие, характеристика
Самоменеджмент - это организация руководителем своей собственной деятельности; последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.
Самоменеджмент, или самоуправление, - это личное управление самим собой. Эффективное самоуправление связано как с человеческой природой, так и с организацией, социальным управлением. Целью самоменеджмента может считаться самоусовершенствование, в особенности развитие способности к самоконтролю для управления жизненными ситуациями.
Эффективный самоконтроль - это ключевой момент в процессе самоменеджмента, обеспечивающий возможность самореализации.
Если у менеджера постоянно возникают проблемы (концепция Э. Берна и Т. Харриса), это верный признак отсутствия самоменеджмента. Основные проблемы самоменеджмента выражаются в следующем:
- чрезмерная ответственность в связи с большим количеством обязательств, возникающая из-за неумения говорить "нет" и приводящая к утрате контроля над ситуацией;
отсутствие полной самореализации из-за ежедневного рутинного труда, выполнения работы, не входящей в круг обязанностей менеджера (чужой работы), нежелание изменить ситуацию;
- - неорганизованность (неумение управлять собой, контролировать время);
- - стресс (нарушение сроков выполнения заданий, невыполнение дополнительных заданий, постоянная раздражительность и вспыльчивость, отсутствие энтузиазма в работе);
ошибочные решения (перекладывание вины па обстоятельства и окружающих как нежелание признать свою вину); нерешение проблем; злоупотребление алкоголем как способ уйти от надоевшей реальности и др.;
- дезориентация относительно цели (отсутствие цели в жизни и стремления к успеху), выполнение работы, не приносящей удовольствия, и другие виды самообмана.
Ключевые навыки менеджера, основанные на самоменеджменте, представлены в табл. 18.1.
На уровне ежедневной практики способность к самоменеджменту представляет собой умение менеджера обеспечить и поддерживать:
физическое здоровье, что зависит от отсутствия вредных привычек;
- - энергичность и жизнестойкость;
- - спокойный и сбалансированный подход к работе, личной жизни и др.;
- - способность справляться со стрессом; эффективное использование времени.
К основным принципам самоменеджмента относятся самопроизвольность, "погруженность" системы, направленность самоорганизации, ресурсная поддержка, концептоемкость, виртуальность, дополнительность самоменеджмента.
Самопроизвольность. Принцип является основополагающим и обеспечивающим появление эффекта в условиях управляемых систем; требует определенности в поведении менеджеров и обеспечивает благоприятные возможности для реализации на практике функций самоуправления.
"Погруженность" системы. Эффект самоорганизации, саморазвития возникает лишь в так называемых погруженных системах в свою внешнюю среду и зависит от состояния необходимых ресурсов и характеристики соответствующих отношений и в части доступа к ним. Кроме того, может быть ограничено число состояний по формированию любых систем следующими конечными результатами: для
Таблица 18.1. Ключевые навыки и потенциальные ограничения аффективного самоменеджмента по М. Вудкоку и Д. Френсису
Ключевые навыки самоменеджмента |
Потенциальные ограничения эффективного самоменеджмента |
1. Способность управлять собой (управлять временем, умениями, энергией, справляться со стрессами) |
1. Неумение управлять собой |
2. Разумные личные ценности, ясные или адекватные современные реальности |
2. Размытые личные ценности (не хватает твердых оснований для суждений и следующих за ними действий, неготовность к нововведениям) |
3. Четкие личные цели (ясность в вопросах личной и деловой жизни, реалистичные жизненные цели) |
3. Смутные личные цели, приводящие к недооценке реальных альтернатив при совершении выбора |
4. Постоянный личностный рост (восприимчивость к инновациям и возможностям) |
4. Остановленное саморазвитие, отсутствие "роста над собой", что приводит к превращению ледовой жизни в рутину |
5. Навыки решать проблемы (наличие компетенций в выработке стратегий для решения современных проблем) |
5. Недостаток творческого подхода, отсутствие креативного мышления |
6. Высокая способность влиять на окружающих для обеспечения их поддержки, участия и влияния при принятии креативных, творческих решений |
6. Неумение влиять на людей (взаимодействие требует настойчивости, гибкости, умения выражать себя и слушать других; если этого нет, то менеджер начинает обвинять других, конфликтовать и успех покидает его) |
7. Современные знания о подходах менеджмента |
завершения работы, для "дома"; для личной жизни. Погруженность также обеспечивает возможность возникновения эффекта самоорганизации.
Направленность самоорганизации. Принцип не гарантирует устойчивость самоформирующихся процессов, так как развивает параллельность: на работу; на себя (лом, семья, личная жизнь).
Ресурсная поддержка. При реализации этого принципа следует учесть несколько моментов: во-первых, самоменеджмент, создавая конкретную горизонтальную систему, должен дать ей самоопределиться, т.е. менеджер обязан стать на время наблюдателем; во-вторых, конкретная система решает проблемы обеспечения себя ресурсами и услугами; в-третьих, практическая система, реализовав свои внутренние задачи, способна закончить конкретную работу, не заботясь о конечных результатах.
Концептоемкость. Данный принцип представляет набор следующих положений: обязательное наличие гибкости, ассоциативность композиционного построения, сохранение иерархического вмешательства, самоуправляемость систем.
Виртуальность. Создание на основе самоорганизации новых объектов самоменеджмента.
Дополнительность самоменеджмента проявляется в развитии демократичности управления и в реализации принципа самоорганизации.
Таким образом, общесистемные аспекты самоменеджмента заключаются в обосновании феномена самоорганизации как нового качества при децентрализованном управлении, и особенно при самоуправлении.
1.1 Определение, цели и функции самоменеджмента
Что такое самоменеджмент?
Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.
Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 1995. С10. .
Как и большинству наук, искусству управлять собой, так и другими, нужно учиться. Кто не научиться управлять собой, тот не сможет управлять другими - гласит древняя мудрость. Как можно хорошо понимать других, если не понимаешь самого себя. Потому, прежде всего, человек должен познать самого себя. Есть два пути познания себя: один - внешний, а другой - внутренний. Внешний путь направлен на развитие и совершенствование таких внешних средств, как ум и способности. Внутренний путь ориентирован на развитие и совершенствование той части сущности человека, которую называют душа. “Ищите прежде царства божия, и все остальное приложится вам”. Эти пути совершенно разные и ведут совершенно к разным результатам. Они диаметрально противоположны.
Каждому человеку вообще и в особенности тому, кто готовит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию направленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.
Л. Зайверт совершенно обоснованно напоминает о том, что улучшать свою жизнь необходимо с самого себя. «Измени себя - и ты изменишь мир вокруг себя». Вместо того, чтобы менять обстоятельства, которые мы и так не в силах изменить, нужно изменить своё отношение к ним.
Л. Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение функций руководителя, меньше засиживаясь на работе, эффективнее выполняя возложенные задачи с меньшими затратами времени, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает - время - путем составления планов работы, где каждому виду деятельности нужно уделять место, указав временный интервал, то-есть определив, какую долю свободного времени, с помощью которого можно научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач.
Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:
постановка цели - анализ и формирование личных целей;
планирование - разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
принятие решений по конкретным делам;
организация и реализация - составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;
контроль - самоконтроль и контроль итого (в случае необходимости - корректировка целей);
информация и коммуникация - фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.
Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться.
1.2 Основы и методики планирования и принятия решений
Существует несколько методик планирования времени и принятия решений. Рассмотрим некоторые из них.
Метод «Альпы» включает в себя пять стадий:
Составление заданий дня.
Оценка длительности акций.
Резервирование времени «про запас».
Принятие решений по приоритетным, сокращениям и перепоручению (делегирование).
Последующий контроль - перенос несделанного Зайверт Л. Указ. Соч. С. 91 .
Ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.
Применение принципа Парето (соотношение 80: 20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени Зайверт Л. Указ. Соч. С. 111.
Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:
Нужно учесть, что установление приоритетов - важное правило эффективной технической работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.
Анализ по принципу Эйзенхауэра
Согласно этому правилу устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.
В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнением:
срочные/важные дела. За них нужно приниматься немедленно и самому их выполнять.
Срочные/менее важные дела.
Менее срочные/ важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.
Менее срочные / менее важные задачи Зайверт Л. Указ. Соч. С. 118.
Рассмотренные аспекты самоменеджмента по своему характеру носят рационалистический подход или так называемый западный, развивающий способности и силу ума.
Задачи самоменеджмента учитывают и такой фактор деятельности человека, как биологический, который включает в себя понятие естественного ритма работы индивидуально для каждого человека и понятие биоритмов.
Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра» или «жаворонке» и о «человеке вечера» или «сове». Пик работоспособности приходится у них на разные периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности. Необходимо изучать свои способности и использовать эти закономерности в своем распорядке дня.
В жизни каждого человека присутствуют и воздействуют три различных потоков энергии:
физический ритм (влияет на физическую силу и на силу воли);
психический ритм (обуславливает динамику чувств, настроений, творческих сил);
интеллектуальный ритм (влияет на умственные способности).
Поскольку продолжительность отдельных периодов различна (23, 28 и 33 дня), у каждого человека всегда наблюдаются различные, постоянно меняющиеся комбинации характеристик физического, психологического и интеллектуального состояния.
Учет своего индивидуального биоритмического состояния позволяет улучшить работоспособность, учитывая его при составлении планов работы.
1.3 Методы искусства управления
Искусство управления, как и всякий другой вид творчества, обязательно имеет в своей основе талант, оригинальность и самобытность личности. Талант руководителя проявляется в его яркой индивидуальности, нестандартности, в его особом образе мышления и широком кругозоре. Но любое воздействие одного человека на другого должно осуществляться с гуманной целью, с полным пониманием силы своего умения и ответственности за свои действия перед обществом, будь то боевые приемы рукопашного боя, гипноз или методы искусства управления. Воздействие на человека силой своего умения и отточенного мастерства может оказаться непоправимо безнравственным, хотя в повседневной жизни мы всегда пытаемся влиять на поведение окружающих людей любыми доступными нам средствами.
Методы искусства управления универсальны, т. е. пригодны для применения в различных ситуациях, от публичного выступления до уровня межличностных отношений. Успешность любых вербальных, словесных контактов всегда зависит от множества сложных, взаимосвязанных психологических факторов, от того, кому, когда и как разумнее изложить свои аргументы, постоянно помня о конечной цели диалога и направляя его в нужное русло.
Метод Сократа
Неоценимый вклад в мировую цивилизацию внесли великие мыслители Древней Греции, среди которых не меркнет ими Сократа (ок. 469-399 гг. до н. э.) - Учителя и Гражданина, создателя знаменитой афинской школы философии и риторики. Основы учения Сократа, который принципиально ничего не писал, известны лишь из сочинений его многочисленных учеников: Платона, Аристиппа, Антисфена, Евклида и позже - Аристотеля. Платон так высоко чтил своего учителя, что вывел его главным персонажем всех своих философских диалогов. Сократ сформулировал сверхсложные задачи познания - познай самого себя и научись искусству жить, дал определения таким этическим понятиям, как мужество, доблесть, справедливость, свои исследования сравнивал с «искусством повивальной бабки», обосновал критическое отношение к догматическим утверждениям, получившим название «сократовской иронии». Исследуя проблемы человеческого общения, Сократ особое внимание уделял диалогу. Диалог развивается в непосредственном словесном контакте, в общении и является интерактивным поиском истины, искусством рассуждений и доказательств.
В современной риторике, в искусстве убеждать заслуженной известностью пользуется один из способов ведения диалога, получивший название метода Сократа, который неоднократно демонстрировал свое мастерство ведения диспутов, споров. Его метод ведения диалога строился на блестящем умении так строить логическую цепь умозаключений, что его оппонент был вынужден соглашаться с каждым доводом на любом этапе диалога, т. е. отвечать «да, да, да» на каждой позиции логического построения Сократа. На этих диспутах Сократ, убедив своего оппонента, мог шутя доказать правильность рассуждений как своих, так и противоположной стороны, хотя постоянно подчеркивал, что всякое умение, если оно не опирается на справедливость и добродетель, является плутовством, а не мудростью.
Любопытное подтверждение разумности приемов Сократа и учеников его школы нашла современная физиология. Оказывается, оппонент, подготовленный к спору и настроенный весьма настороженно, даже агрессивно, соглашаясь в начале диалога с совершенно очевидными мыслями Сократа, успокаивался, его возбуждение падало, сердцебиение приходило в норму, его воля ослабевала, как и способность спорить с очевидными на первый взгляд истинами. В итоге искусно составленная логическая концепция Сократа побеждала.
Метод трех раундов
Искусство управления рекомендует еще один метод ведения диалога, точнее, способ убедить оппонента в правильности и разумности именно вашего предложения. Этот прием можно условно назвать методом трех раундов, так как модель ведения диалога чаще всего строится из трех частей (возможен и более сложный алгоритм этого метода). В первой части диалога (первый раунд) вы коротко излагаете суть проблемы или ситуации, соглашаясь с доводами вашего, скажем, руководителя и вызывая, таким образом, его положительные реакции (метод Сократа!). Во втором раунде вы даете несколько альтернативных вариантов решения проблемы, упомянув, в том числе и свой, желанный. И в третьем раунде, когда сам оппонент поймет, что ненавязчиво упомянутый вами вариант - лучший, нужно согласиться с ним.
Этот метод эффективен и в принципиально иных ситуациях - когда его применяет руководитель. Ему, скажем, необходимо добиться выполнения важных, но непопулярных в коллективе мероприятий. Можно провести совещание с руководителями структурных подразделений, можно подготовить соответствующий приказ и обязать коллектив выполнять необходимые мероприятия, но скрытных оппозиционных настроений, а может быть, и прямой критики в свой адрес руководителю не избежать. Но можно пойти и иным путем: пригласить двух-трех ведущих специалистов, к мнению которых особенно прислушивается коллектив, и поручить им, опытным и уважаемым профессионалам (это подчеркивается особо!), в четко обозначенный срок подготовить вариант решения возникшей проблемы. Важно согласиться с оценками специалистов важности проблемы и предварительными вариантами ее решения. Собравшись вновь, выслушав и в основном одобрив предложения специалистов, ненавязчиво внести свои принципиальные коррективы (в этом случае второй раунд с производственной точки зрения особо сложен, но убедить двух-трех человек всегда проще, чем весь коллектив). И, наконец, третий раунд: проводится совещание, на котором возглавляющий группу специалист докладывает о разработанных мероприятиях и после обсуждения и критики (в адрес, естественно, докладчика!) руководитель соглашается с его мнением.
Попытки добиться желаемого без достаточной аргументации вашей позиции и разумности предлагаемого варианта, без предварительной настройки оппонента на благожелательный тон беседы редко дают положительный результат. Сфера диалогического общения чрезвычайно обширна, от обычной беседы двух людей, отца и сына, руководителя и подчиненного до научной дискуссии и дипломатической полемики. Часто диалог государственных лидеров «один на один» может разрешить сложнейшие проблемы более успешно, чем долгие дипломатические переговоры.
Метод Штирлица
Одним из самых сложных и противоречивых инструментов управления является управленческое решение. В его основе лежит обоснованная разработка директивного документа, организующего и стимулирующего совместную деятельность членов коллектива. Чаще всего разрабатываются оперативные решения, обеспечивающие тактические, частные управленческие задачи: сроки выполнения, изменения в технологии кадровые вопросы и т. п. Более глубоких творческих проработок требуют стратегические решения, которые зачастую касаются структурных изменений, вопросов перестройки привычного хода производства и постоянно сопровождаются негативными реакциями сторонников сложившихся, апробированных форм и методов работы. Сопротивления управленческим нововведениям можно ожидать не только со стороны рядовых сотрудников, но иногда и от высоких руководителей, ревниво относящихся к творческим идеям, им не принадлежащим. Отстоять свою идею, убедить оппонентов в своей правоте не всегда удается даже опытным, владеющим методами искусства управления и деловой полемики специалистам, и иногда приходится искать нестандартные, обходные пути.
Непрост в реализации прием, позволяющий навязать, «протолкнуть» свою идею, свой план вышестоящему руководителю или коллективу, условно называемый «методом Штирлица» (по фамилии героя популярного кинофильма, где этот метод наглядно демонстрируется в разговоре «нашего» интеллектуального супермена Штирлица с «очень плохим», но умным - редкий случай в нашем кино! - оппонентом, его начальником Шелленбергом). Суть этого метода: во время приватного разговора или на совещании нужно ненавязчиво, как бы вскользь, среди других вариантов решения упомянуть о своей идее и немедленно «забыть « ее. Если ваш начальник умен, то сразу же оценит разумность вашей мысли и потом, продумав ее, предложит эту идею как свою, значительно расширив ее, уточнив и конкретизировав. Человеку свойственно доверять больше идеям, родившимся в собственной голове, чем чужим. Ведь чаще всего вам важно добиться своей цели, а не тешить авторское самолюбие! Этот метод интуитивно хорошо знают и блестяще применяют многие умные жены: после неоднократных и деликатных намеков, вздохов и якобы сомнений произносится желанная итоговая фраза: «Что ж, пусть так и будет, как ты, мой умненький, сказал...» Другой вариант этого метода хорошо знают опытные чиновники: час-то разумное, на ваш взгляд, или выгодное для вас управленческое решение лучше не предлагать напрямую руководству, а подготовить его среди других пунктов плана работ. В результате такой нехитрой бюрократический игры вы вскоре получите утвержденный план работ, в котором будет строгое предписание подготовить в такой-то срок нужное вам решение.
Метод «лягушка в сметане»
Жизнь не стоит на месте, окружающий мир находится в непрерывном диалектическом развитии. Общественный прогресс не имеет линейного характера, восходящая линия развития общества есть результат взаимодействия многообразных процессов, и среди них решающая роль целенаправленной деятельности людей. Все стороны жизни общества - от социально-производственной деятельности до семейных отношений - являются ареной непрекращающихся настойчивых поисков, импровизаций, случайностей, ошибок и находок, ведь человек обязан искать способы адаптации к изменяющейся среде.
Иногда в ход жизни врывается непредвиденное и ломает привычные стереотипы: осложнения на работе, серьезная болезнь, трения в семье. Человек начинает искать выход из экстремальной ситуации, в тревоге мечется, старается вновь и вновь безуспешно следовать привычным методам, совершает новые ошибки или замирает в безысходной апатии. Такую ситуацию хорошо иллюстрирует известный эксперимент: в горизонтально лежащую бутылку поместили пчел и мух. Мудрые якобы пчелы стали настойчиво, до полного истощения биться о стекло в безнадежных поисках выхода, а глупые мухи хаотично метаться в бутылке и через несколько минут вырвались на свободу. В сложной, неординарной ситуации редко удается решить проблемы традиционными способами, нужно искать новые, нетривиальные методы, хотя и метод хаотичных проб и ошибок не всегда приводит к желанной цели (мухам очень повезло!).
В обеспеченной, благополучной семье жена за многие годы совместной жизни совершенно уверена в прочной привязанности мужа к ней и к детям, она перестает следить за своей внешностью, становится самоуверенной, сварливой, неряшливой. После бесконечных выяснений отношений с недовольным супругом, обсуждений ситуации с мудрой, но не всегда объективной мамой, телефонных советов закадычных подруг (увы, подруги часто делают вид, что проявляют сострадание, а в действительности тщательно избегают его) жена не всегда принимает верное решение или принимает его с опозданием. Есть даже термин - «куриный эффект»: курица решается перебежать дорогу в самый последний момент, когда ситуация становится уже весьма опасной! Когда наступает кризисная ситуация, то у людей часто возникает ощущение обреченности, бессилия, у них опускаются руки и парализуется воля. Иногда у человека прочно вырабатывается известный «эффект буриданова осла», когда бесконечные сомнения, нерешительность, неспособность сделать выбор приводят к самым тяжелым психическим травмам. В этом случае крах неминуем. Здесь уместно вспомнить притчу о двух лягушках, попавших в кувшин со сметаной. Одна из них, считая положение безнадежным, прекратила борьбу и погибла. Другая продолжала бороться до конца, она пыталась выпрыгнуть из кувшина, отчаянно работала лапками, сбила из сметаны масло и в итоге смогла выбраться на волю.
Делегирование полномочий
Делегирование представляет собой передачу задач и полномочий, тот, кто принимает полномочия принимает ответственность за них. Полномочия ограничены планами, правилами и устными распоряжениями. Линейные полномочия - право использовать ресурсы организации для выполнения делегированных задач. Результатом линейных полномочий является цепь команд. Штабные (аппаратные) полномочия помогают организациям использовать специалистов без нарушения принципа единоначалия. Включают рекомендательные полномочия, обязательные согласования, параллельные и функциональные полномочия. Делегирование эффективно при условии, если объем полномочий соответствует делегированной ответственности. Положительные факторы:
* делегирование освобождает руководителей от выполнения несвойственных рутинных операций, высвобождая время для решения более важных вопросов.
* является целенаправленной формой повышения квалификации и способа использования их квалификации и опыта.
* положительно влияет на мотивацию, это способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности.
2. Самоменеджмент: методология и практика
Генезис самоменеджмента
В развитии самоменеджмента можно выделить три этапа:
первый - связан с опытом отдельных людей, которые методом проб и ошибок проверяли эффективность различных приемов в технике личной работы. Начавшись в древние времена, он продолжается и в наши дни в жизни каждого человека.
второй - обязан разделению труда в этой области. Специализация, являющаяся его следствием, привела к развитию таких способностей, как тренировка памяти, рациональное чтение и т.д. Сегодня разделение труда в самоменеджменте продолжает углубляться. Наряду со ставшими уже традиционными разделами (деловой телефонный разговор и т.п.) предлагаются такие разработки, как управление своими эмоциями, искусство слушать собеседника и др. Несомненное влияние на этот этап развития самоменеджмента оказал прогресс в технических и гуманитарных науках;
третий - обусловлен систематизацией знаний в технике личной работы. Он заключается в определении необходимых отделов этой науки и построении из них взаимосвязанного целого. Возможно, одной из первых работ такого рода является книга признанного классика менеджмента Питера Друкера “Эффективный управляющий”.
Обратим внимание на возможности третьего этапа, которые пока еще недостаточно раскрыты.
“Обогащенный самоменеджмент”
Базируясь на системном подходе, следует выделить основные подсистемы, которые могут раскрыть его главные функции. С учетом этого данная (упрощенная) модель человека будет включать пять составляющих: физическую (ЧФ), нравственную (ЧН), психологическую (ЧП), рациональную (ЧР) и творческую (ЧТ).
Управление собой - это умение управлять каждой из пяти перечисленных подсистем и их интегралом - личностью.
С точки зрения ситуационного подхода управлять собой можно по-разному, применяя различные методы, или иначе системы управления. Выделим пять систем самоменеджмента - саморегуляцию, анализ, адаптацию, рационализацию и развитие личности.
Структуру предлагаемой концепции самоменеджмента удобно представить в табличной форме, если по одной оси выделить названные подсистемы человека, а по другой - системы управления. В приведенной в приложении (таблица 1) таблице даны пояснения и примеры для одной из подсистем человека - “человека творческого” (ЧТ), а также для личности в целом.
3. Причины дефицита времени
Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу - ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.
Причины дефицита времени заключаются в следующем:
1 Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.
2 Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.
3 Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.
4 Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.
5 “Воры времени” - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.
6 Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
7 Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.
3.1 Анализ использования рабочего времени
Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:
Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени
Таблица 2. Листок “дневных помех”
Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.
Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:
Была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)
Были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)
Было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)
Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).
Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.
Сильные стороны:
сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)
не самые важные дела (ответ на письма) - в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени
каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими
вся работа, проделанная в этот день, была необходима
помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени
Слабые стороны:
временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)
непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.
4. Реализация и организация
Предполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.
Правила начала дня:
начинать день с позитивным настроением;
начинайте работу по возможности в одно и то же время;
перепроверка плана дня, составленного накануне
вначале - ключевые задачи;
приступать без раскачки;
согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех);
утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает занят текущими делами;
Правила основной части дня:
Хорошая подготовка работы;
Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;
10) Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;
11) Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;
12) Избегать незапланированных импульсивных действий;
13) Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;
14) Небольшие однородные задачи выполнять сериями (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);
15) Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте)
16) Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;
17) Работать антициклично (т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными);
18) Выкраивать спокойный час;
19) Контролировать время и планы;
Правила завершения рабочего дня:
20) Завершить начатые небольшие дела;
21) Контроль за результатами и самоконтроль;
22) План на следующий день;
23) Каждый день должен иметь свою кульминацию.
Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм.
У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей - так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе.
Самоменеджмент - условие личного и профессионального успеха
Время - самый ограниченный капитал, и,
если не можешь им распоряжаться,
не сможешь распоряжаться ничем другим».
П. Друкер
Самоменеджмент (или тайм-менеджмент) - техника правильного использования времени.
Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы. Известный специалист в области менеджмента Ален Маккензи утверждал: «Нет ничего более легкого, чем быть занятым. И нет ничего более трудного, чем быть результативным».
Самоменеджмент - это последовательное и целенаправленное применение эффективных методов работы в повседневной практике с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.
Самоменеджмент позволяет эффективно пройти все этапы успешного пути к цели, а именно:
решить, чего вы хотите достичь;
создать собственное видение успеха;
Использовать метод «больших скачков»;
Верить, что успех придет;
Сосредоточиться на целях, ведущих к успеху;
не падать духом при неудачах.
Что такое самоменеджмент и чем он может быть полезен в профессиональной деятельности?
В переводе с английского management - управление. Получается, что самоменеждмент - это управление собой. Этот термин используется в разных сферах человеческой деятельности. В образовании и психологии самоменеджмент - это методы, навыки и стратегии, при помощи которых человек может эффективно направлять собственную деятельность на достижение целей.
Самоменеджмент включает в себя постановку целей, принятие решений, фокусирование, планирование (в том числе личного времени), самопознание, самоорганизацию, самоконтроль, самообразование и многие другие составляющие. Иногда под самоменеджментом подразумевают правильную организацию собственной деятельности и рабочего времени.
Самоменеджмент позволяет вам стать хозяином собственной жизни . Многие жалуются на то, что они «плывут по течению» и не могут ничего изменить в своей жизни,а причину этого они ищут в окружающем мире, хотя правильнее всего искать ее в себе. Очень часто причиной наших неудач является неумение либо четко сформулировать, чего мы хотим, либо найти необходимые ресурсы для достижения целей.
Самоменеджмент призван помочь:
поставить цель;
найти ресурсы для ее достижения;
подобрать наиболее эффективные методы использования этих ресурсов;
целенаправленно и последовательно применять эти методы на практике.
Эффективный самоменеджмент требует наличия ключевых навыков и качеств, которые можно и нужно в себе развивать . Эти навыки были выделены Дэйвом Фрэнсисом и Майком Вудкоком, классиками эффективного менеджмента:
способность управлять собой, рационально использовать свои умения, энергию, время, противостоять стрессам;
ясные, разумные и адекватные современной реальности личные ценности;
четкие и реалистичные жизненные цели (как деловой, так и в личной жизни);
стремление к постоянному личностному росту, восприятию новых возможностей и ситуаций;
навыки эффективного принятия решений и решения проблем;
изобретательность, творческий подход, умение генерировать и использовать новые, инновационные идеи.
Зачем необходим самоменеджмент в деловой сфере?
Как он поможет вашей карьере? Среди непременных предпосылок успешного карьерного роста обычно называют целеустремленность, зачастую придавая этому слову негативный оттенок - мол, карьерист готов пойти по трупам ради повышения. Да, есть и такие, но чаще всего целеустремленный человек четко знает, чего он хочет и зачем ему нужна новая должность - не просто для записи в трудовой и повышения зарплаты (хотя и для них тоже), а для самореализации.
Предлагаем вам несколько советов по управлению собой, своей деятельностью и временем:
планируйте свой рабочий день заранее, расставляя приоритеты (важные и срочные дела; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не важные и не срочные);
сократите до минимума непродуктивное общение, которое отвлекает вас от дел;
отведите время для работы с корреспонденцией;
заведите органайзер (бумажный или электронный) для более эффективного планирования;
не бойтесь браться за новые дела;
следите за своим здоровьем - физическим и психологическим.
Самоменеджмент - важная составляющая успешной карьеры.
Не бойтесь управлять своей жизнью!
Самоменеджмент - это организация руководителем своей собственной деятельности; последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.
Самоменеджмент или самоуправление - это личное управление самим собой. Эффективное самоуправление связано как с человеческой природой, так и с организацией, социальным управлением. Целью самоменеджмента может считаться самоусовершенствование, в особенности развитие способности к самоконтролю для управления жизненными ситуациями.
Эффективный самоконтроль - это ключевой момент в процессе самоменеджмента, обеспечивающий возможность самореализации.
Если у менеджера постоянно возникают проблемы (концепция Э.Берн и Т. Харис), то это верный признак отсутствия самоменеджмента. Основные проблемы самоменеджмента выражаются в следующем:
- 1. чрезмерная ответственность в связи с большим количеством обязательств, возникающая из-за неумения говорить «нет» и приводящая к утрате контроля над ситуацией;
- 2. отсутствие полной самореализации из-за ежедневной рутинной работы, работы, не входящей в круг обязанностей менеджера (чужой работы), нежелание изменить ситуацию;
- 3. неорганизованность (неумение управлять собой, контролировать время);
- 4. стресс (нарушение сроков выполнения заданий, невыполнение дополнительных заданий, постоянная раздражительность и вспыльчивость, отсутствие энтузиазма в работе);
- 5. ошибочные решения (перекладывание вины на обстоятельства и окружающих, как нежелание признать свою вину); не решение проблем; злоупотребление алкоголем, как способ уйти от надоевшей реальности и др.;
- 6. дезориентация относительно цели (отсутствие цели в жизни и стремления к успеху), выполнение работы, не приносящей удовольствия и другие виды самообмана.
Выделяют следующие ключевые навыки менеджера, основанные на самоменеджменте (табл.18.1-1).
Таблица 18.1-1
Ключевые навыки и потенциальные ограничения эффективного самоменеджмента по М.Вудкок и Д.Френсис
Ключевые навыки самоменеджмента |
Потенциальные ограничения эффективного самоменеджмента |
1. Способность управлять собой (управлять временем, умениями, энергией, справляться со стрессами) |
1. Неумение управлять собой |
2. Разумные личные ценности, ясные или адекватные современные реальности |
2. Размытые личные ценности (не хватает твердых оснований для суждений и следующих за ними действий, неготовность к нововведениям) |
3. Четкие личные цели (ясность в вопросах личной и деловой жизни, реалистичные жизненные цели) |
3. Смутные личные цели, приводящие к недооценке реальных альтернатив при совершении выбора |
4. Постоянный личностный рост (восприимчивость к инновациям и возможностям) |
4. Остановленное саморазвитие, отсутствие «роста над собой», что приводит к превращению деловой жизни в рутину |
5. Навыки решать проблемы (наличие компетенций в выработке стратегий для решения современных проблем) |
5. Недостаток творческого подхода, отсутствие креативного мышления |
6. Высокая способность влиять на окружающих для обеспечения их поддержки, участия и влияния при принятии креативных, творческих решений |
6. Неумение влиять на людей (взаимодействие требует настойчивости, гибкости, умения выражать себя и слушать других, если этого нет, то менеджер начинает обвинять других, конфликтовать и успех покидает его) |
7. Современные знания о подходах к менеджменту. |
См. выше п.4. |
На уровне ежедневной практики способность к самоменеджменту представляет собой умение менеджера обеспечить и поддерживать:
- 1. физическое здоровье, что зависит от отсутствия вредных привычек;
- 2. энергичность и жизнестойкость;
- 3. спокойный и сбалансированный подход к работе, личной жизни и др.;
- 4. способность справляться со стрессом;
- 5. эффективное использование времени.
К основным принципам самоменеджмента относятся: самопроизвольность; «погруженность» системы; направленность самоорганизации; ресурсная поддержка; концептоемкость; виртуальность; дополнительность самоменеджмента.
Самопроизвольность . Принцип является основополагающим и обеспечивающим появление эффекта в условиях управляемых систем. Учет этого принципа требует определенности в поведении менеджеров и обеспечивает благоприятные возможности для реализации на практике функций самоуправления.
«Погруженность» системы . Эффект самоорганизации, саморазвития возникает лишь в так называемых «погруженных» системах в свою внешнюю среду и зависит от состояния необходимых ресурсов и характеристики соответствующих отношений и в части доступа к ним. Кроме того, может быть ограничено число состояний по формированию любых систем следующими конечными результатами: для завершения работы; для «дома»; для личной жизни. Погруженность так же обеспечивает возможность возникновения эффекта самоорганизации.
Направленность самоорганизации . Принцип не гарантирует устойчивость самоформирующихся процессов, т.к. развивает параллельность: на работу; на себя (дом, семья, личная жизнь).
Ресурсная поддержка . При реализации этого принципа следует учесть несколько моментов: во-первых, самоменеджмент создавая конкретную горизонтальную систему должен дать ей самоопределиться, т.е. менеджер обязан стать на время наблюдателем; во-вторых, конкретная система решает проблемы обеспечения себя ресурсами и услугами; в-третьих, практическая система, реализовав свои внутренние задачи, способна закончить конкретную работу, не заботясь о конечных результатах.
Концептоемкость . Данный принцип представляет набор следующих положений: обязательное наличие гибкости; ассоциативность композиционного построения; сохранение иерархического вмешательства; самоуправляемость систем.
Виртуальность . Создание на основе самоорганизации новых объектов самоменеджмента.
Дополнительность самоменеджмента проявляется в развитии демократичности управления и в реализации принципа самоорганизации.
Таким образом, общесистемные аспекты самоменеджмента заключаются в обосновании феномена самоорганизации как нового качества при децентрализованном управлении, и особенно при самоуправлении.
В системе понятий социального управления "Самоменеджмент» занимает одно из ведущих мест, означает организацию личной работы руководителя, управление собой. Самым важным фактором в жизни человека, так же как в деятельности руководителя, является фактор времени. Управлять временем - это значит во многом управлять собой. Вся экономия в конечном итоге сводится к экономии времени.
Каждому человеку, чтобы научиться управлять собой, нужно осознать свои возможности, иметь представления о формировании сознания, психологии, самовоспитании. Тем более это необходимо современному руководителю, менеджеру.
Современный менеджер выступает в системе организационно -управленческих отношений как управляющий, дипломат, лидер, воспитатель, инноватор и человеческое существо. Менеджер - человек, личность, обладающая своим интеллектом, чувствами, характером, темпераментом, совокупностью поведенческих черт. Все видные теоретики и практики менеджмента, в том числе Ф.Тейлор, А. файоль, А. Богданов выделяли у руководителей ум, образованность, технические знания, тактичность, энергичность, решительность, честность, умение предвидеть, организаторские способности, физическое и духовное здоровье.
Искусство управлять собой, своим временем, своей жизнедеяльностью, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться - неполный перечень задач, рассматриваемых самоменеджментом.
Самоменеджмент руководителя – или организация личной работы, представляет собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике.
Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так в личной жизни.
Ежедневно менеджер выполняет различные функции, этот процесс можно представить как круг самоменеджмента.
Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте „последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз :
1. Постановка целей- анализ и формирование личных целей. Определить личный потенциал, возможности; перечислить свои слабые стороны и подумать, как избавиться от них. Уяснить, с чем необходимо считаться в ближайшие годы. Например, состав ближайшего окружения (партнеры, родители) или возраст. Провести анализ «цель–средство», в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравнить с реальной ситуацией. Сформулировать конкретные реальные цели с указанием сроков (личные и профессиональные).
2. Планирование личного времени - разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:
Долгосрочный (3-5 лет);
Среднесрочный (1-3 года);
Текущий (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной)
Правила планирования личного времени.
а) Охватить планом лишь 60 процентов рабочего дня, оставляя 20 процентов на непредвиденные проблемы и 20 процентов - на творческую деятельность, повышение квалификации.
б) Всегда доводить до конца начатое дело.
в) Планировать такой объем задач, с которым можно справиться.
г) Обеспечить гибкость планов.
д) Фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результаты.
е) Устанавливать точные сроки и временные нормы для выполнения дел.
ж) Избегать тирании срочных дел (самое срочное дело не всегда бывает самым важным).
з) Планировать использование личного времени.
и) Согласовывать свои планы с коллегами.
3. Принятие решений по конкретных делам
4. Реализация менеджером разработанных планов , организация его трудового процесса предполагает установление приоритетов в выполнении дел. По значимости все дела делятся на 3 группы:
Следует также учитывать изменение работоспособности человека в течение дня. В связи с этим целесообразно дела категории А выполнять в часы наивысшей трудоспособности - в первой половине дня, дела категории Б – во второй половине, категории В – в самом начале и в конце рабочего дня.
5. Важным связующим звеном между другими функциями самоменеджмента являются информация и коммуникаци я – ключевые моменты процесса управления.
Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они должны проводиться, когда возникает необходимость в обмене информацией, анализе ситуации, принятии решений. Эти вопросы решать коллективно эффективнее, но затраты времени и средств выше. При организации совещания необходимо определить его цели, повестку, участников, время и место проведения. Заранее разослать приглашение с указанием повестки. Совещание следует начинать в точно назначенное время. Вначале согласовать с участниками повестку, регламент, порядок принятия решений. Во время совещания следует контролировать, как достигаются цели, анализировать проблему, выдвигать альтернативные решения, искать пути решений, информировать участников и координировать их деятельность. В конце заседания следует повторить принятые решения, подвести итоги и пояснить, что, кем, и к какому времени должно быть выполнено. Раздать всем участникам краткий протокол с наиболее важными результатами. Завершить совещание на позитивной ноте и желательно в назначенное время.
Необходимо также проводить регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие проблемы.
Важное значение имеет управление потоками посетителей, что требует, в частности, отгородиться от ненужных и незаявленных посетителей. Для этого рекомендуется: поручить секретарю согласование и соблюдение сроков посещений; использовать письменный стол секретаря как своего рода барьер; установить приемные часы; принимать посетителей стоя и определять во время приветствия необходимость посещения. Если беседа затянулась, а посетитель не желает ее завершать, целесообразно высказать обобщающий вывод и закончить беседу; посмотреть на наручные часы; встать и проводить посетителя к двери; договориться с секретарем, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле.
Телефонные разговоры. Они могут, как экономить время и деньги, так и поглощать их, что зависит от рационального использования телефона. Для защиты от ненужных звонков следует: проинформировать потенциальных абонентов, когда им желательно звонить; избегать таких фраз: «Позвоните мне как-нибудь»; пропускать все звонки через секретаря; значительно экономят время телефонные блоки. Для этого следует выбрать 1-2 временных промежутка, когда можно «отработать» телефонные разговоры все вместе или сериями, предварительно подготовившись к ним.
Немаловажное значение имеет рациональное ведение корреспонденции – это требует, чтобы к менеджеру поступала корреспонденция, имеющая для него значение, не содержащая рутины (Работа с документами). Служебные контакты и беседы, собрания и совещания.
6. Контроль и самоконтроль – последняя функция, благодаря которому определяется, выполнены ли запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Он подразделяется на контроль процесса (промежуточный) и контроль результатов (конечный). Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Менеджеру необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.
Руководитель будет эффективным, если умеет правильно организовать свою работу. Это предполагает решение проблемы оптимального использования рабочего времени. Значительный эффект дает использование метода «Альпы», он прост и требует не более 10 минут для составления – ежедневного плана.
Основные правила и сущность метода «Альпы».
1) План дня должен быть в письменном виде:
Если он в голове, то легко что-то забыть, отклонить в лавине дел;
Нарисовав план на бумаге – разгружаете память;
Зафиксированный на бумаге план, имеет эффект самомотивации действий, активность становится более целенаправленной и ориентированной на программу дня.
2) Письменная программа дня поможет «не терять» несделанные дела (переносить их на завтра). Плюс – ты видишь потребность во времени, резервы твоего времени и все «помехи» делу.
3) План дня двигает к автоматической, не требующей дополнительных усилий, рационализации труда (ты сознательно противодействуешь внутренним и внешним «помехам»; тебя не отвлекают лишние телефонные разговоры и другие внеплановые дела).
4) В конце дня задай себе вопрос: «Что сделано? Почему так мало?» Причина – не ориентировался на цели дня и лавина случайных дел захлестнула.
5) План дня должен содержать лишь то, что ты хочешь, должен, можешь сделать в этот день. И цели должны быть реальные и достижимые для тебя. На них надо сконцентрировать и мобилизовать силы.
Метод «Альпы» включает 5 стадий:
1) Составление заданий (задач дня).
2) Оценка длительности дел.
3) Резервирование времени.
4) Принятие решения по приоритетам, сокращениям и перепоручению дел.
5) Контроль и перенос не сделанного.
Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой и могут переплетаться.
Преимущества овладения искусства самоменджмента состоят в следующем: выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда; меньше спешки и стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
Цель прежде всего выступает как осознание потребности, как мысленное предвосхищение результата деятельности, как идеальная модель будущего оптимального состояния системы деятельности или отношений.
В самоменеджменте такой обобщенной целью является оптимальная модель самодеятельности субъекта управления (жизнедеятельность личности). В качестве цели выступает идея, отражающая потребности субъекта управления и условия их удовлетворения, его решение достигнуть желаемого результата своей деятельности. Следовательно, цель выступает регулятором деятельности, в самоменеджменте - самодеятельности.
Известно, что в предпринимательстве собственное дело начинается с мечты, с реализации себя, а успех зависит от глубины и преданности этой идее. Применительно к деятельности руководителя цель есть эффективный способ интеграции действий коллектива в единую систему. В полной мере такой подход правомерен и к системе самодеятельности личности.
Совокупность реализации основных проблем, относящихся к постановке цели, ее нахождению, анализу, формулированию составляет основу технологии выбора цели или технологии целеполагания.
Технология целеустановки включает в себя такое важное изначальное звено, как нахождение целей. Процедура нахождения целей, в свою очередь, по Л.Зайверту, может осуществляться с помощью четырех ступеней:
1) разработка общих представлений о жизненных устремлениях;
2) дифференциация во времени жизненных целей,
3) разработка путеводных представлений в профессиональной среде;
4) инвентаризация целей.
Деловая карьера в менеджменте.