Состав и содержание кадровой документации. Общий состав и виды кадровой документации
Кадровая документация – это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем.
Любой работодатель в процессе деятельности сталкивается с оформлением, ведением и хранением кадровой документации.
К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что КД фиксирует важнейшую сферу человеческой деятельности – труд, сопровождает человека всю жизнь, является основной для приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений и т.д. От добросовестности, внимания сотрудников кадровых служб зависит очень много. Можно сказать, что значение КД выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер. Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется органами федеральной инспекции труда.
Значение кадровой документации определяется следующими факторами:
Кадровая документация содержит социальную информацию, роль которой велика в жизни общества и каждого отдельного человека;
Кадровая документация документирует правовые отношения работника и работодателя и тем самым придает юридическую силу этим отношениям;
Кадровая документация является основанием для защиты интересов как работника, так и работодателя.
Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:
Ø прием на работу;
Ø перевод на другую работу;
Ø предоставление отпуска;
Ø увольнение.
Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.
· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.
· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.
· Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным. Поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком - организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.
Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация».
В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.
Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:
1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
1. Документация по приему на работу:
· Заявление о приеме на работу;
· Контракт о назначении на должность;
· Приказ о приеме на работу;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
· Заявление о переводе на другую работу;
· Представление о переводе на другую работу;
· Приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
· Заявление об увольнении;
· Приказ об увольнении;
· Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
· График отпусков;
· Заявление о предоставлении отпуска;
· Приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
· Представление о поощрении;
· Приказ о поощрении;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
· Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
· Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
· Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.
Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.
Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:
Ø правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;
Ø обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;
Ø предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;
Ø предотвратить возможность несанкционированного использования информации.
Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством.
Основным законодательным актом, которым руководствуется в своей работе кадровая служба, является ТК РФ.
Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:
· трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);
· прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);
· на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);
· по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);
· обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);
· прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).
ТК РФ регламентирует не только отношения работника и работодателя, но и правила документирования этих отношений. В основном состав кадровой документации определяется статьями Трудового кодекса РФ, в которых установлены случаи и порядок составления документов. Но одного ТК РФ недостаточно для правильной организации работы кадровой службы. Вопросы труда, нормы трудового права (и правила документирования этих норм) отражены также и в иных федеральных законах и нормативно-методических документах.
Важнейшим является Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе рассматриваются вопросы, посвященные персональным данным и их защите, подробно определяется порядок сбора персональных данных и работы с ними, обязательность предоставления информации государственным органам.
Специально вопросы работы с персональными данными регламентируется ФЗ от 27.07.2006 №153-ФЗ «О персональных данных».
Порядок ведения основного документа трудовой деятельности человека – трудовой книжки – определяется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Составление и оформление документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Важным элементов кадровой работы является не только создание, но и хранение документов. Порядок и сроки хранения документации определены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также в Основных правилах работы архивов организаций.
Для составления штатного расписания, должностных инструкций, других документов, в которых определяются компетенция, квалификационные характеристики, обязанности работников, необходимо пользоваться
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР);
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
Выпусками Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики
Отраслевыми квалификационными справочниками.
Основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты, регулирующие вопросы ведения кадрового делопроизводства:
1. Федеральный уровень:
1. Конституция Российской Федерации;
2. Трудовой кодекс Российской Федерации;
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
5. Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;
7. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
8. Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;
10. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
11. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации»;
12. Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
13. Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»;
14. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
15. Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»;
16. Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;
17. «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299;
18. «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-СТ;
19. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. ГОСТ 6.10.4-84», утвержденный Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 года №3549;
20. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года №28;
21. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования, утвержденный Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года №1411;
22. «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Постановлением Правительства России от 15 июня 2009 года №477;
23. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;
24. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558;
25. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;
26. «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367;
27. «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93», утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №298;
28. «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95, утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №413;
29. «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №412;
30. «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года №276-ст;
31. «Общероссийский классификатор предприятий и организаций» ОК 007-93 (далее - ОКПО);
32. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37;
33. Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;
34. Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ;
35. Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.
2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.
3. Локальные нормативно-правовые акты:
2. Правила внутреннего трудового распорядка;
3. Штатное расписание;
4. Положение (инструкция) о делопроизводстве;
5. Положение о защите персональных данных работников;
6. Положение о должностной инструкции;
7. Положение по оплате труда;
8. Положения о структурных подразделениях и другие.
Состав и содержание кадровой документации, основные документы, регламентирующие управление персоналом, как основа кадровой дисциплины
Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.
Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.
В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:
«Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».
В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется как информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.
Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления . Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.
Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Кадровое делопроизводство - это понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).
По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:
1. Документы по учету личного состава работников , к которым относятся приказы:
О приеме на работу,
О переводе на другую работу,
О предоставлении отпуска,
Об увольнении,
Личная карточка работника и другие.
Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»«.
2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда:
Правила внутреннего трудового распорядка,
Положение о структурном подразделении,
Должностные инструкции,
Структура и штатная численность,
Штатное расписание.
В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
1. Документация по приему на работу:
Заявление о приеме на работу;
Контракт о назначении на должность;
Приказ о приеме на работу;
Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
Заявление о переводе на другую работу;
Представление о переводе на другую работу;
Приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы :
Заявление об увольнении;
Приказ об увольнении;
Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков :
График отпусков;
Заявление о предоставлении отпуска;
Приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений :
Представление о поощрении;
Приказ о поощрении;
Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий :
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:
1. Организационно-правовая документация:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Штатное расписание;
Положение о структурном подразделении;
График отпусков;
Должностные инструкции.
2. Персональная документация :
Трудовая книжка;
Личное дело;
Личная карточка работника.
3. Договорная документация :
Коллективный договор (соглашение);
Трудовой договор.
4. Распорядительная документация :
Приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация :
Учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;
Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;
6. Информационно-справочная документация .
Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.
Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:
1. Федеральный уровень :
Конституция Российской Федерации;
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;
Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;
Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
- «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;
Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;
ОКУД («Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299);
Постановление Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003);
ГОСТ Р 51141-98;
ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);
Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;
Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР);
- «Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №298;
- «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37;
Постановление Минтруда Российской Федерации от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;
Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда Российской Федерации;
Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Минздравсоцразвития Российской Федерации.
2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации .
3. Локальные нормативно-правовые акты:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Коллективный договор;
Штатное расписание;
Положение о должностной инструкции;
Положение о защите персональных данных работников;
Положение по оплате труда;
Положения о структурных подразделениях и другие.
Хотелось бы отметить, что обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим ТК РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели.
Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.
Кадровые документы (учет) с нуля: виды
Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.
К кадровому учету принято относить следующее:
- Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
- Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
- Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
- Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
- Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.
Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:
- Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
- Устав ООО.
- Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
- Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
- Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
- Положения о создании филиалов, подразделений.
- Перечень аффилированных лиц.
- Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.
Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.
Виды кадровой документации
Кадровую документацию принято делить на две группы:
- Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
- Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.
Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:
- Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
- трудовой договор;
- приложения к трудовому договору;
- трудовая книжка;
- личное дело сотрудника;
- прочие документы.
- Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу - это какие приказы?»
- Внутренняя служебная переписка.
- Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу» .
- Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.
Необходимые документы для кадрового учета: группа 1
Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):
- Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек - скачать» .
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
- Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
- Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
- Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
- Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
- Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.
Необходимые документы для кадрового учета: группа 2
Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:
- Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2016 году» .
- Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2015 году (образец)» .
- Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
- График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу .
- Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье .
- Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.
Оформляем документы с нуля
Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:
- Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
- Изучить уставную документацию ООО.
- Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
- На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
- Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году ».
- Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ» .
- Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек» .
- Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу» .
Особенности кадрового учета для микропредприятия
Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.
В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:
- Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
- Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .
Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):
- Графика сменности.
- Положения об оплате труда.
- Правил внутреннего трудового распорядка.
- Положения о премировании.
При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.
Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах
Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:
- Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор - обязателен или нет?» /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ поможет разобраться в этом вопросе.
- Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
- График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
- Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
- Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
- уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
- трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
- документы об образовании;
- документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
- документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
- иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.
Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
1. Классификация документов организации
2. Виды и назначение кадровой документации
3. Состав кадровой документации
Заключение
Список использованной литературы
Приложение
Введение
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, его обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.
Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т. е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.
Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.
На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.
Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".
Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Документ - это основной объект труда в сфере управления. Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в форме документа. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентировано стандартами.
1 . Класс ификация документов организации
Документы классифицируются по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть разными:
по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по форме -индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
По происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
По средствам фиксации - письменные, графические, фото- и кинодокументы, фоно- и аудиодокументы, электронные и т. д.;
По юридической силе - подлинные и подложные;
По стадиям подготовки - черновики и подлинники (оригиналы).
Черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки.
Подлинник - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или замены его другим документом.
Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.
Выписка - фрагмент содержательной части документа, имеющий состав реквизитов основного документа и подтвержденный необходимыми подписями должностных лиц и печатью.
Дубликат - документ, выдаваемый в случае утери владельцем подлинного документа (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
В настоящее время в сфере управления кадрами имеется достаточно широкая и разнообразная база нормативно-методических документов и литературы по предлагаемой в статье тематике. Наиболее полно классификация и систематизация кадровых документов изложена в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) и в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Перечень типовых документов).
В ОКУД документы по кадрам включены в ряд унифицированных систем документации: система организационно-распорядительной документации; система первичной учетной документации; система отчетно-статистической документации; система документации по труду и др. Каждому документу присвоен свой номер.
Например:
0253201|4 |Справка по вопросам основной и кадровой
0281000|0 |Документация по приему на работу
0281071|4 |Заявление о приеме на работу
0281081|6 |Контракт о назначении на должность
0281151|8 |Приказ о приеме на работу
0281161|3 |Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
0283000|7 | Документация по увольнению с работы
0283071|1 |Заявление об увольнении
0283151|5 |Приказ об увольнении
0283161|0 |Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
0284000|0 | Документация по оформлению отпусков
0284021|8 |График отпусков
0284071|5 |Заявление о предоставлении отпуска
0284151|9 |Приказ о предоставлении отпуска и т.д.
В УСОРД кадровые документы распределены по управленческим, кадровым задачам: прием на работу; перевод на другую работу; увольнение с работы; оформление отпусков; оформление поощрений; оформление дисциплинарных взысканий.
Для практических работников служб кадров при составлении номенклатуры дел основой является Перечень типовых документов, раздел 6 "Работа с кадрами", который систематизирует кадровые документы по следующим рубрикам:
6.1. Прием, распределение, перемещение и учет кадров.
6.2. Подготовка кадров, повышение их квалификации.
6.3. Проведение аттестации и установление квалификации.
6.4. Награждение, присвоение почетных званий.
6.5. Присвоение ученых званий, присуждение ученых степеней.
Однако часть документов по кадрам находится в других разделах Перечня. Например, документы о заработной плате работников содержит раздел "Учет и отчетность"; документы по труду находятся в разделах "Организация и использование трудовых ресурсов", "Социально-культурное развитие трудовых коллективов"; документы по организации управления кадрами помещены в разделе "Организация системы управления".
2 . Виды и назначение кадровой документац ии
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):
Локальные нормативные акты,
Распорядительные документы,
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника,
Информационно-расчетные документы,
Официальная внутренняя переписка,
Журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности: по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.
Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.
Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить.
Распорядительные документы. К данному виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя.
Распоряжения делятся на две самостоятельные группы:
Приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации);
Приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
Трудовая книжка,
Трудовой договор,
Справка о трудовой деятельности,
Копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью:
Личная карточка работника,
Штатное расписание,
График отпусков,
Табель учета рабочего времени,
График сменности,
Личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована.
Внутренняя служебная переписка используется для документального оформления всех кадровых решений.
Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности.
Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
Журналы учета и контроля или регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации. Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Все ранее перечисленные внутренние документы организации делятся на три блока:
Обязательные,
Условно обязательные (зависящие от специфики организации),
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.
Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании есть далеко не в каждой компании.
3 . С остав кадровой документации
Есть кадровые документы, наличие которых обязательно для всех организаций и документы, наличие которых становится обязательным при определенных условиях.
Обязательный состав кадровой документации:
Штатное расписание;
График отпусков;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Табели учета рабочего времени;
Приказы;
Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры);
Документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска;
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
Трудовые книжки;
Личные дела работников: Трудовой договор. Договор о соблюдении коммерческой тайны (если необходимо), Договор о полной материальной ответственности (если необходимо), Личная карточка, Копии документов (всех страниц паспорта, всех страниц трудовой книжки, свидетельства пенсионного страхования, ИНН, документа об образовании, для иногородних - копия регистрации по месту жительства, для иностранцев - копии миграционной карты и разрешения на работу, копия загранпаспорта с отметками о въезде), Справка 2-НДФЛ с прошлого места работы (желательно), заявление о приеме на работу, заявление на вычеты по НДФЛ.
Дополнительные документы:
Положение о коммерческой тайне, если вы собираетесь заключать договора о соблюдении коммерческой тайны. По законодательству, чтобы требовать от работников соблюдения этой тайны, необходимо поставить их в известность, какая конкретно информация является коммерческой тайной, определить круг лиц, которые имеют доступ к этой информации и принять меры по охране этой информации;
Положение о премировании, если собираетесь выплачивать премии, т.к. необходимо установить критерии и порядок премирования;
Должностные инструкции, если эта информация не прописана в трудовых договорах;
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы (приказ об аттестации, протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист), если собираетесь проводить аттестацию работников;
График сменности - при наличии сменной работы;
Коллективный договор, если одна из сторон (работник или работодатель) изъявили желание его заключить. В нем обычно прописываются дополнительные гарантии и компенсации работникам.
Большинство кадровых документов должны храниться в течение 75 лет.
В Приложении 1 приведены кадровые документы, которые являются обязательными, с учетом специфики и иные документы, которые должны быть в каждой компании, не зависимо от того, сколько человек работает в ней. Даже если в штате числится всего один сотрудник, обязательные документы по кадровому делопроизводству должны быть.
Заключение
Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и прочее).
Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления Правительства и Госкомстата Российской Федерации.
К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.
Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приёме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника.
При приёме нового работника он, как правило, пишет заявление о приёме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подаёт в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы.
В процессе трудовой деятельности работник может быть переведён на другую должность, награждён денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в конце концов, он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, связанные с наличным составом предприятия, оформляются приказами по личному составу.
С писок использованной литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). - М.: Гросс-Медиа, 2007. - 192 с.
2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения/ сост М.П. Жакова. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2008. - 152с.
3. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2009. - 544 с.
4. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие.-2-е изд.-М.: Вузовский учебник, 2006.- 272с.
5. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2007. - 314 с.
6. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. - 2007. - №2.
7. Труханович Л.В. Личные карточки: правила ведения/ Л.В. Труханович. - М.: Дело и Сервис, 2005. - 160 с.
При ложение
Таблица Кадровые документы
Наименование документа |
Нормативный акт, обосновывающий необходимость наличия документа |
||
Первоочередные обязательные локальные акты |
|||
Штатное расписание, утвержденное приказом работодателя |
Статьи 15, 57 ТК РФ, Форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
||
Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя |
Статьи 189, 190 ТК РФ |
||
Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя |
Раздел Х ТК РФ |
||
Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных |
Пункт 8 статьи 86, статья 87 ТК РФ |
||
Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем |
Ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" |
||
Локальные нормативные акты по оплате труда |
Статья 135 ТК РФ |
||
Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров) |
Статья 136 ТК РФ |
||
Обязательные локальные акты организации, действующие определенный период времени |
|||
Табели учета использования рабочего времени |
Формы Т-12, Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
||
График отпусков на календарный год |
Статья 123 ТК РФ, форма Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
||
Журналы учета и книги учета |
|||
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы |
Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н |
||
Журнал (листы) ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя при приеме на работу |
Статья 68 ТК РФ |
||
Журнал учета мероприятий по контролю |
Пункт 9 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ |
||
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) |
|||
Приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) |
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 |
||
Приказы (распоряжения) работодателя |
|||
Приказы о приеме на работу |
Статья 68 ТК РФ, формы № Т-1, Т-1А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 |
||
Приказы о переводе на другую работу |
Статья 72 ТК РФ, формы № Т-5, |
||
Приказы о привлечении работников к сверхурочной работе |
Статья 99 ТК РФ |
||
Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования) |
Статья 193 ТК РФ |
||
Приказы о прекращении действия трудового договора |
Статья 84.1 ТК РФ, формы № Т-8, |
||
Приказы о направлении работника в командировку |
Формы № Т-9, Т-9А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 |
||
Приказы о предоставления отпуска |
Формы № Т-6, Т-6А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 |
||
Приказы о поощрении работников |
Формы № Т-11, Т-11А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 |
||
Документы, оформляемые по каждому работнику отдельно |
|||
Трудовые договоры со всеми работниками (срочные договоры, с указанием основания (причины) для заключения договора на определенный срок) |
Статьи 67, 59 ТК РФ |
||
Трудовые книжки, кроме внешних совместителей |
Статьи 65, 66 ТК РФ |
||
Личные карточки работников |
Форма № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 |
||
Документы работников, требуемые законодательством (копии): Документы удостоверяющие личность; Трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей; Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; Документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.); Документ об образовании; Справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам деятельности. |
Статья 65 ТК РФ |
||
Должностные инструкции работников, утвержденные работодателем, если трудовая функция не прописана в трудовом договоре |
Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 |
||
Договоры о полной материальной ответственности с определенными категориями работников |
Статьи 243, 244 ТК РФ |
||
Документы о выплате заработной платы |
|||
Форма расчетного листка при выплате заработной платы |
Статья 136 ТК РФ |
||
Ведомости выплаты заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями |
Формы № Т-49, Т-51, Т-53, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
||
Документы для оформления отпусков |
|||
Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска |
Статья 123 ТК РФ |
||
Личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, о разделении отпуска на части, о замене отпусков денежной компенсацией |
Статьи 124, 125, 126 ТК РФ |
||
Записка-расчет о предоставлении отпуска |
Форма Т-60, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 |
||
Документы, подтверждающие оплату отпускных (платежные ведомости, расписки работников, банковские платежные документы и т.п.) |
Статья 136 ТК РФ |
||
Отдельные документы, оформляемые при увольнении работника |
|||
Документы, подтверждающие основание увольнения (заявления об увольнении по собственному желанию, соглашения о прекращении трудовых отношений и др.) |
Статьи 77-84 ТК РФ |
||
Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений |
Статьи 71, 79, 180 ТК РФ |
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Определение сущности понятия "Кадровая документация". Современное техническое обеспечение документации. Формирование системы управления персоналом организации. Разработка системы управления по заданным элементам. Разработка регламентирующей документации.
курсовая работа , добавлен 01.03.2012
Современная кадровая служба и организация ее работы на примере ООО "Строитель". Структура, функции и сотрудники кадровой службы. Документирование кадровой деятельности. Оформление пенсии. Работа с исходящими и входящими документами. Хранение документов.
дипломная работа , добавлен 02.03.2009
История организации и организационная структура исследуемого предприятия, законодательные акты и нормативные документы управленческой документации. Разработка и оценка эффективности предложений по оптимизации работы с управленческой документацией.
курсовая работа , добавлен 17.08.2015
Изучение состава документов кадровой документации: примерная форма трудового контракта, заявление о приеме на работу, о переводе на новую должность. Приказы по личному составу и их оформление. Личная карточка рабочих и служащих, ее типовая форма.
контрольная работа , добавлен 31.03.2009
Правовое регулирование трудовых отношений в организации. Законодательство Украины о труде. Понятие дисциплинарной ответственности. Организация кадровой документации в ОАО ХЗБ. Формирование и хранение дел. Трудовые книжки работников: назначение, ведение.
дипломная работа , добавлен 26.03.2012
Этапы построения кадровой политики. Анализ проблем связанных с кадровой политикой организации. Кадровая политика в крупной организации России (на примере компании ЮКОС). Анализ кадровой политики в различных организациях страны и проблемы ее реализации.
курсовая работа , добавлен 27.05.2008
Организационная структура и система управления ООО "Модерн" и место в ней отдела кадров. Классификация и информационная характеристика кадровой документации. Разработка должностной инструкции. Организационное проектирование кадровой деятельности.
дипломная работа , добавлен 11.03.2009
Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).
курсовая работа , добавлен 06.04.2014
Виды и назначение документации. Правила правильного, полного и своевременного оформления кадровых документов. Оформление данных по личному составу организации. Основы составления личного дела. Подготовка документации по личному составу к архиву.
курсовая работа , добавлен 20.12.2015
Общая характеристика предприятия. Изучение нормативных и организационных документов, устанавливающие правила документирования в исследуемой организации. Особенности и нормативно-правовое обоснование оформления кадровой документации ООО "РемСтрой".
На любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства.
Общие сведения
Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.
Задачи делопроизводства
Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:
Для чего нужны кадровые документы?
Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях. Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании - упрощенность управления. Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений.
Виды бумаг
В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:
- Штатное расписание.
- График отпусков.
- Правила внутреннего распорядка на предприятии.
- Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
- Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
- Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.
Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.
Личный состав
Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:
- Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
- Информационно-расчетные документы.
- Официальную внутреннюю переписку.
- Книги/журналы регистрации и учета.
Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.
Распорядительные бумаги
Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем - это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом. К документам, отражающим деятельность персонала, относят:
Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.
Информационно-расчетная категория
Эти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:
- личная карточка;
- табель по учету рабочего времени;
- штатное расписание;
- личное дело.
Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения.
Внутренняя переписка
Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение. Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление. Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.
Книги контроля и учета
Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами. На предприятии используют журналы регистрации:
Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие - разрабатываются самой компанией.
Все ли бумаги необходимы?
Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:
- Зависящие от специфики деятельности фирмы.
- Рекомендованные.
- Обязательные.
Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания - из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.
Восстановление бумаг
Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.
Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.