Выражения для деловой переписки на английском. Как вести деловую переписку на английском языке по электронной почте
Доброго времени суток, друзья.
Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)
Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.
Cодержание:
В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression
о вашем профессионализме и о солидности компании, которую Вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.
Основные типы деловых писем
- Поздравление –
- Предложение – – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
- О приёме на работу — –уведомляет вас, что вы приняты на работу.
- Заявление – – содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
- Отказ- – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
- Жалоба – – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
- Письмо–извинение – — это ответ на письмо-жалобу.
- Письмо-запрос– –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
- Письмо-ответ на запрос – – в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
- Письмо-благодарность — – тут, кажется, всё понятно.
Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.
Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.
Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!
Крутой онлайн курс по деловому английскому от Lingualeo — пройдя его, вы сможете обрести уверенность как в переписке, так и в разговоре на деловые темы. Кстати, перед приобретением его можно попробовать бесплатно.
Общие принципы
Графическое оформление должно соответствовать следующему:
- Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
- Текст разделяется на абзацы без красных строк.
- Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
- Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.
По стилю:
- Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You"re и т.д.
- Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
- Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
- Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.
Составные части
А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:
- Заголовок
(шапка):
А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат:день/месяц/год. Запятые не используются. - Приветствие (обращение), или как начать письмо.
- Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
- Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
- Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя .
- Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
- Может содержать постскриптум , инициалы исполнителя.
Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:
John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, WisconsinLemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.Yours faithfully,
Перевод:
От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015
Уважаемые Господа,
Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.
С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам
Теперь подробнее остановимся на элементах.
Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam
-если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms
[фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank
, — если человек вам знаком
Dear sale manager
– если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)
Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:
Kind regards , — С уважением…
Yours faithfully , Искренне Ваш- если имя адресата Вам не известно
Yours sincerely , — если имя Вам известно
Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.
Стандартные выражения
Вот для примера некоторые типовые фразы:
It is very kind of you to — очень любезно с Вашей стороны
We apologize for — Мы приносим свои извинения за
Please let me know -Пожалуйста, сообщите мне
According to – В соответствии с
In case – В случае
As you requested – По Вашей просьбе
Until now – До сих пор
With reference to your – Относительно Вашего
Unfortunately – К сожалению
We enclose – Мы прилагаем
We are sorry – Мы сожалеем
Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:
Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение
We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем
И в конце перед подписью:
With best regards — С наилучшими пожеланиями
With respect – С уважением
With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество
With best wishes — С наилучшими пожеланиями
Еще не устали от теории? Тогда немного практики!
На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):
Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TРJohn Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, WisconsinThank you for sending us your resume.
We are sorry to inform you that your candidature does not suit us/
Kind regards,
Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):
Уважаемый Г-Н Стюарт
Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.
С уважением,
Роберт Браун
Генеральный Директор
Кто еще не знаком с EnglishDom , бегом туда записываться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.
Вы начнете понимать деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.
Вы же об этом мечтаете, правда?
А для моих гостей и читателей есть особое предложение - 2 урока в подарок при оплате 10 уроков . Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.
Электронные письма
Любимые всеми e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid , кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.
Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки является показателем качества работы вашей компании.
Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!
Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!
Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.
Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.
Этикет
Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.1. Четко укажите тему письма (Subject).
По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.
Нет : «Idea» .
Да : «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017» .
2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.
Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».
Да : «Dear», «Hello», «Hi».
3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.
4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.
5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.
6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:
- I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
- I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
- Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
- Please note → Пожалуйста, имейте в виду.
Аудитория
Английский язык - универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.Китай, Япония, арабские страны
При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:- Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
- Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
- Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?
- I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
- Could you please be so kind… → Будьте так добры…
Германия, Великобритания
Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:- Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
- I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
- I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.
США
Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might , тем лучше.Африка, Южная Америка
Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.Языковые принципы
Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.Сокращайте
В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма - без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.
Откажитесь от жаргонизмов
Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника
В русском языке все просто: Иванова, - женщина, Иванов - мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.
Откажитесь от шуток и личных комментариев
Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.Уберите предлоги там, где это возможно
Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».Вместо фразовых глаголов come up with - придумать, и find out - выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine .
Избегайте восклицательных знаков
Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.
Ограничьтесь пятью предложениями
По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более - это потеря времени.Используйте короткие слова, предложения и абзацы
Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.Откажитесь от страдательного залога
Нет : The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.
Используйте списки
Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes . Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.Поставьте дедлайн
Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.Структура письма
Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:- Приветствие.
- Сообщение.
- Закрытие.
- Прощание.
- Подпись.
Приветствие
Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).Сообщение
Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.Как открыть сообщение
Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.Формально | Полуформально | Нейтрально |
---|---|---|
I am writing to… Пишу, чтобы… |
Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, … |
Thank you for your mail… Спасибо за письмо… |
In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом… |
This is to… Это письмо, чтобы… |
Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно… |
We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно … |
I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас… |
In reply to your mail … В ответ на ваше письмо… |
I am writing with regard to… Пишу насчет… |
Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от … |
|
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)… |
||
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что … |
||
I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить… |
Как уточнить дедлайн
Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.
Как просить и давать детали
Даем детали:Просим детали:
Как сообщить о проблеме
1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:Flagging you about the issue on… → Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…
2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side - «с моей/нашей/твоей стороны».
3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround - выход из ситуации, обходное решение.
Как поставить коллег в копию
1. Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me , где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc . От слова Cc образуется причастие cc’ed - обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread - Добавляю (имя) в разговор.
3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? - @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?
Как принести извинения
Формально | Нейтрально |
---|---|
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
Unfortunately… К сожалению… |
I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но… |
I am afraid that… Боюсь, что… |
Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за… |
I would be glad / delighted to/happy to… Я был бы рад /Я был бы счастлив… |
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что… | I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра. |
I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства. |
Thank you for your understanding. Спасибо за понимание. |
We apologize for… Мы извиняемся за… |
|
I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что… |
Как просить и предлагать помощь
Предлагаем помощь:Формально | Нейтрально |
---|---|
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью… |
If you have any questions, please don"t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне. |
We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с… |
Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…? |
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь. |
How about I come and help you out? Может я приду и помогу? |
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной. |
|
Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь. |
|
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь… |
Переговоры
Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся:
- I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
- You have a strong point there. → Здесь вы правы.
- I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
- I don"t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.
Приглашаем:
Выражаем недовольство:
Как приложить к письму дополнительные материалы
Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:- Please find attached → К настоящему письму прилагается.
- You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении...
- I am enclosing… → Я прикладываю…
- I forward to you… → Я пересылаю вам…
- We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
- Attached you will find... → В прикрепленном файле вы найдете…
Закрытие
Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.Формально | Нейтрально |
---|---|
I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа |
Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа |
I look forward to your reply. Жду вашего ответа |
Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение. |
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь. |
Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще. |
Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь. |
Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели. |
Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь. |
Thank you for your help. Спасибо за помощь. |
Thank you in advance! Заранее благодарю. |
Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку. |
Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства! |
Как разобраться в аббревиатурах
Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:- EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
- SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
- EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
- TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
- PTO (paid time off) → отпуск.
- OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
- FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
- POC (point of contact) → контактное лицо.
- FYI (for your information) → для вашей информации.
- AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
- AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
- BTW (By The Way) →кстати.
- CU (see you) → увидимся
- F2F (face to face) → наедине.
- IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.
Прощание
Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).Подпись
Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.Шаблоны
Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.Объявление о продвижении по службе
Subject Line: Firstname Lastname - New Position
I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .
attended
and came to
after graduation.
During her/his tenure here,
has implemented protocols which have improved efficiency in the
and has frequently been recognized for outstanding achievement.
Please join me in congratulating on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.
Warm Regards,
Name
Title
Тема: Имя, фамилия - новая должность
Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название) . (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела) .
(Имя)
учился в (имя университета)
и пришел в (название компании)
после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя)
запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента)
, и часто получал признание за свои достижения.
Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).
С уважением,
Имя
Должность
Поздравление с новой должностью
Subject line: Congratulations on Your Promotion
Dear
,
Congratulations on your promotion to
. I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title
Тема: Поздравляю с новой должностью
(Имя)
, поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела)
. Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность
Прием на работу (для соискателя)
Subject line: Welcome!
Dear
,
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!
You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.
I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.
Best wishes,
Name
Title
Тема: Добро пожаловать!
(Имя)
, я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность
Прием на работу (для коллег)
Dear Staff:
is joining our team on May 1.
will work as a
in the
department.
So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited about his/her joining our team.
has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about .
’s Bachelor’s degree is from where he/she majored in .
has a passion for .
I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .
With excitement,
Name of Department Manager / Boss
Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия)
присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя)
будет работать в качестве (название должности)
в (название отдела)
.
Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя) , что вы рады видеть его/ее в своей команде.
(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области) .
(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета) .
(Имя) увлекается (название) .
Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя) .
С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.
Уход из компании
Dear colleagues,
I"d like to let you know that I am leaving my position at
on
.
I have enjoyed my tenure at, and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at
.
Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.
Please keep in touch. I can be reached at my personal email address
or my cell phone
. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It"s been a pleasure working with you.
Best Regards,
Your
Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата)
.
Я был рад работать в (название компании)
, и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании)
.
Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.
Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты)
или телефону (номер)
. Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы)
.
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.
С уважением,
Ваш (имя)
День Рождения
Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:
- May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
- I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
- Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
- I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
- Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!
Перенос или отмена встречи/звонка
Hi everyone,
Due to
, the time of the
has been changed from
at
in
to
at
in
.
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name
Всем привет!
Из-за (название проблемы)
время (название мероприятия)
меняется: с (дата) (время)
в (место встречи)
на (дата) (время)
в (место встречи)
.
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя
Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to
at
. I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title
Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время)
в (место проведения)
. Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность
Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com .
Работа с языком
Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?Используйте толковые словари
Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн:https://en.oxforddictionaries.com , http://dictionary.cambridge.org , http://www.ldoceonline.com , http://www.macmillandictionary.com . Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.
Строение словарной статьи:
- часть речи,
- транскрипция с возможностью прослушать произношение,
- определение,
- примеры использования,
- синонимы,
- часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.
Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.
Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.
Используйте словари-активаторы
Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.
Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска
Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.Проверяйте грамматику текста
Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly .Заключение
Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:- Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
- Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
- Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
- Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
- Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
- Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
- Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
- Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
- Нажмите Send!
Здравствуйте, мои дорогие.
Когда мы проанализировали его переписку, то стало понятно, что его манера общения с партнерами при помощи электронных писем была больше похожа на русскую, с привычной фамильярностью и простотой. И если его партнеры поляки и испанцы это ему спускали с рук, то с англичанами и немцами вопрос оставался нерешенным. Назревали межкультурные конфликты и возможность срыва крупных международных контрактов. Вот в тот момент он и обратился ко мне за помощью. Буквально несколько часов изучения правильных деловых писем дали свой результат: письма Вячеслава стали грамотными, а фразы, которые он использовал, были именно тем, что нужно было видеть консервативным англичанам в своем партнере.
Поэтому сегодня я расскажу, как сделать перепиcку действительно эффективной, каких правил придерживаться и какие фразы для деловой переписки на английском языке использовать. В конце дам вам рекомендации по книгам, которые можно использовать для самостоятельного овладения навыками деловой переписки
Правила написания письма.
Ведение переписки с зарубежными партнерами требует, как минимум, знания правил деловой переписки на английском языке.
- В начале любого письма в левой части листа необходимо указать свое полное имя, название компании, а также адрес и телефон.
- Ниже указываем адрес получателя, название его компании, и его контактные данные.
- Никогда не забывайте писать дату. Причем в Великобритании принят формат день/меся/год, а в Америке - месяц/день/год. Будьте внимательны с этим!
- Текст вашего письма должен быть разделен на абзацы. Более того, помните, что в английской деловой переписке нигде не ставится красная строка.
- Начинать письмо нужно с обращения и приветствия, а также с пояснения причин обращения.
- Письмо нужно закончить благодарностью и словами прощания.
Правила - это, конечно, хорошо, но давайте перейдем ближе к практике. Предлагаю начать с основных фраз для обращения.
Полезные фразы и выражения
- Ели вам не известно, к кому конкретно вы обращаетесь, тогда пишите «Dear Sirs
» или «Dear Sir or Madam
».
Если же вы уже знаете имя адресата, тогда смело можете писать «Dear Mr. ...» или «Dear Mrs... .». - В случае если вы пишите письмо человеку, с которым уже общались или состоите в каких-либо бизнес-отношениях, тогда для начала разговора вам будут полезны следующие стандартные (но тем не менее всегда актуальные) фразы. А чтобы вам было проще, я напишу их с переводом:
Thank you for your e-mail of … - Благодарю Вас за Ваше письмо…
I apologize for not getting in contact with you for a long time … - Я приношу свои извинения, что так долго не связывался с Вами…
With reference to your letter of 24th of August / your article in the «Economist» … - Относительно Вашего письма от 24 августа / Вашей статьи в «Экономист»…
Further to your letter / our meeting … - Отвечая на Ваше письмо… / В дополнение к нашей встрече…
- Как я уже говорила, каждое письмо нужно начинать с объяснения причины, почему вы вообще пишите этому человеку. И для этого можете воспользоваться такими выражениями:
I am writing to confirm / to enquire
… - Я пишу, чтобы подтвердить / узнать …
I am writing to apologize for
…
- Я пишу, чтобы извиниться за….
- В большинстве случаев деловое письмо пишется с просьбой, либо вам нужно согласиться с условиями, или передать информацию. Запишите стандартные фразы для этих случаев.
Could you, please…
. - Не могли бы Вы…
I would be grateful if you
…
- Я был бы благодарен, если бы Вы…
I would be delighted / glad / pleased to
…
- Я был бы рад…
I am writing to let you know
…
- Я пишу, чтобы сообщить о…
I am delighted to inform you…
- Я рад сообщить Вам…
We regret to tell you that
… - К сожалению, должен сообщить Вам, что …
- Если вы в приложении письма высылаете какие-то файлы, то сообщить об этом адресату можно следующим образом:
I / We enclosure…
- Я / Мы прилагаем…
In the attachment you can find…
- В приложении письма Вы можете найти….
- Заканчивать письмо необходимо словами «Yours faithfully » или «Your sincerely ». Причем первый вариант можно использовать, только если вы обращались к кому-то неизвестному, а второй сочетается с персональными обращениями.
Никогда, я прошу вас, никогда не используйте фразу « Best wishes ». Был у моей подруги один знакомый преподаватель из Англии, который обещал бить - не в прямом смысле, конечно)), - своих учеников каждый раз, когда они пишут эту фразу!
Чтобы вы поняли на практике, я хочу показать вам пример одного из писем, написанного одним из моих учеников.
MATTHEWS Co.
421 Crystal Lane
Texas, III. 85830Mrs. Elisabeth Kown
Marketing Director
EusoStepGroup Inc.
148 Baltimor Street
Newcastle WIC 37D
EnglandFurther to your letter of 24th of June we would like to confirm your order of 1500 details art. 03-03-439. The order will be delivered within 10 days since the day of the payment. In the attachment you can find an invoice and the contract to get acquainted with. The delivery will be made in terms of INCOERMS 2010.
Look forward to your reply.
Yours faithfully,
Заметьте, в этом письме соблюдены все правила, о которых я говорила раньше. Поверьте мне, официальная переписка по электронной почте не так сложна, как кажется. Вы сможете освоить ее буквально за несколько уроков. А я буду рада помочь вам на этом пути.
Если вам необходимо по максимуму окунуться в мир деловой переписки, постигнуть все ее тонкости и узнать о подводных камнях, то могу вам порекомендовать две современные книги. Они смогут помочь вам разобраться как в формальных, так и в психологических моментах ведения переписки.
Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.
Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!
Подписывайтесь на новости моего блога, и получайте все самые интересные и актуальные новости первыми.
А на сегодня я с вами прощаюсь.
До новых встреч, мои дорогие!
В современном мире электронная почта уже не так популярна для личной переписки – эту нишу заняли социальные сети и мессенджеры. Однако для делового общения она используется по-прежнему широко и отступать не собирается. Из этой статьи вы узнаете основные особенности ведения деловой переписки на английском языке, из каких элементов состоит email, а также чего стоит избегать в деловом общении.
Два вида деловой переписки на английском языке
Кому вообще нужно уметь писать деловые письма на английском? Как правило, людям, которым это необходимо по работе. Предположим, вы устроились в некую компанию, в обязанности входит переписка на английском по разным рабочим вопросам. Все деловые письма можно условно разделить на две большие категории:
- Письма в свободной форме.
- Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.
На мой взгляд, есть смысл научиться писать письма в свободной форме , а шаблонные письма проще изучить уже в процессе работы, потому что они везде разные и просто нет смысла пытаться выучить все шаблоны. Как правило, в каждом предприятии есть некое “устаканившееся” представление о том, как следует писать разные заявки-отчеты, даже поздравления, а в 90% случаев просто набор готовых бланков в формате doc или xls, в которых нужно только подставлять цифры и фамилии.
Из чего состоит электронное письмо на английском
Отправитель письма по-английски sender , получатель – recepient , технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:
- Subject – тема письма. Пишется коротко и понятно, например: Payment Confirmation – Подтверждение платежа. Если содержание письма привязано к дате, ее тоже стараются внести в тему: Farewell Party on April 21 – Прощальная вечеринка 12 апреля.
- Body – тело письма, то есть содержание, сам текст. Подробнее рассмотрим ниже.
- Attachment – вложение, приложенный файл. Старайтесь не делать вложения с тяжелыми файлами.
- CC – копия письма. Если в поле “CC” добавить адрес, этот адресат тоже получит сообщение.
- BCC – скрытая копия. Адресат, добавленный в поле “BCC”, получит сообщение, но другие получатели об этом не узнают.
Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy – машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.
Сокращения “CC” и “BCC” – привет из эпохи пишущих машинок
BCC расшифровывается, как blind carbon copy . На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально “слепая машинописная копия”.
Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?
Важный момент, который иногда упускают из виду. Иногда нужно продиктовать email устно, например, по телефону. Вот, что необходимо знать:
- Символ ‘@’ читается как at , ни в коем случае не dog !
- Точка в адресе электронной почте называется dot , а не point, full stop или period (о разнице между этими словами читайте ).
- Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash – это тире, то есть более длинный вариант hyphen).
- Символ ‘_’ читается как underscore , реже: understrike , low dash, low line .
[email protected] – support at hotmail dot com
[email protected] – help hyphen me at gmail dot com (gmail читается как “джи мейл”, а не “гмейл”)
Как видите, слова в адресах читаются просто как слова, а не по буквам как бывает с именами и фамилиями. Однако если в email входят , или непонятные наборы букв, лучше читать их по буквам:
[email protected] – a l y o n u s h k a at nomail dot net
Я думаю, что если вы читаете статью о деловой переписке, вы точно знаете 🙂
Общеизвестные доменные зоны com, net, org читают как слово, не по буквам. Менее известные, например ru, обычно по буквам.
[email protected] – example underscore address at mail dot r u
Композиция текста email на английском языке
Электронное письмо длиннее, чем “text” (так обобщенно называют СМС и сообщения в мессенджерах, сам процесс переписки – texting) и содержит традиционные , но не стоит ходить вокруг да около, выражайте мысль понятнее.
Основные элементы email:
- Приветствие – может включать обращение по имени к адресату, если оно известно.
- Вступление – если вы не знакомы с получателем письма, коротко представьтесь.
- Цель сообщения – перейдите к делу и объясните, зачем обращаетесь.
- Подробности – если необходимо, упомяните важные детали. Если подразумевается, что получатель письма должен, прочитав его, что-то сделать (выполнить указание, позвонить кому-то, ответить, переслать письмо и т. д.) напишите об этом вежливо, но недвусмысленно.
- Подпись – письмо традиционно заканчивается какой-нибудь прощальной формулой вежливости, вашим именем, фамилией, иногда указанием места работы, адреса и номера телефона, если уместно.
Разберем подробнее приветствие и подпись – они пишутся шаблонно.
Варианты приветствия в электронном письме на английском
Чаще всего пишут просто “Hello + имя”:
Более формально:
“Dear” – это не “дорогой\дорогая”, как при обращению к мужу или жене, а аналог нашего “уважаемый”. Обратите внимание, что после “hello” или “dear” не ставится запятая. Если адресат неизвестен, например вы пишете в некий “HR department”, можно обратиться просто “Hello”, “Dear Colleagues” (если это коллеги), “Dear All” (группе коллег), “Dear HR department”.
Также есть общепринятые обращения к неизвестному мужчине или женщине: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam (если не знаете sir там или madam), To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Первые два нежелательны, так как вы можете случайно обратиться, неверно указав пол, вторые два используются, но считаются немного старомодными, очень формальными. По возможности лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу\департаменту (Dear Marketing Department).
Нередко используется обращение по имени без “приветственного слова”, просто “James”. Так пишут знакомым коллегам (человеку за соседним столом) или когда это не первое письмо в переписке и нет смысла каждый раз здороваться.
Как завершить email
Письмо можно завершить, просто написав свое имя или имя и фамилию, но обычно перед этим добавляют какое-нибудь вежливое пожелание. Самое популярное:
- Best regards! (или просто “Regards!”) – С наилучшими пожеланиями!
- Kind regards! – то же самое.
- Best wishes / Warm wishes – опять то же самое.
В некоторых пособиях упоминают также “Sincerely yours” или “Faithfully yours” (искренне ваш), но лично я таких подписей почти не видел, а от иностранцев слышал, что эти формулировки звучат не то чтобы смешно, но уж очень старомодно. Собственно, как и “искренне ваш” по-русски. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто “Sincerely”.
Полезные фразы для деловой переписки на английском
Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.
- I hope you are doing well – “надеюсь, у вас все хорошо”. Простой, правда заезженный способ начать письмо. Письменный аналог дежурной фразы “How are you?”. Более официальный вариант: I hope this email finds you well.
- I just wanted to update you on… – “я просто хотел дополнить, что…” Хороший способ сообщить дополнительную информацию о том, что получателю уже известно.
- I just wanted to let you know that… – “я просто хотел сообщить вам, что…” Аналогично предыдущему: дополняем уже известную информацию. Также можно использовать как универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях.
- Please be informed / advised – “пожалуйста, примите к сведению”.
- FYI – сокр. от For Your Information , что тоже можно приблизительно перевести, как “примите к сведению”. Сокращения уместно использовать между коллегами, общаясь по рутинным рабочим вопросам. Незнакомому человеку, клиенту так лучше не писать.
- Please find (see) attached – буквально “найдите во вложении” (так, разумеется, никто по-русски не говорит). Так вы даете знать, что у письма есть вложение. Например: Please find attached the report – Доклад во вложении.
- For futher details – “более подробно”, “за более подробной информацией”. Уместно в конце письма со ссылкой на контактное лицо: For futher details please contact my assistant – За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.
- I look forward to your reply / hearing from you – “Жду (с нетерпением) вашего ответа”. Вежливый способ дать понять, что неплохо бы ответить на ваше письмо.
- Thank you for your time – “Спасибо за то, что уделили мне время”. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.
Образец делового письма на английском языке
Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.
1. Очень формально.
Dear Mr. Jefferson,
I hope this email finds you well. This is Sergey Nim from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions it has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.
Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.
Sincerely,
Sergey Nim
Roga and Kopyta Inc.
Формальности этому письму придают:
- Обращение Dear Mr. Jefferson.
- Фраза I hope this email finds you well – более формальный вариант фразы I hope you are doing well.
- Оборот would you be so kind as – не будете ли вы так любезны.
- Извинение Please accept my apologies – пожалуйста, примите мои извинения.
- Sincerely в конце письма, название компании.
2. Менее формально.
Hello Alex,
This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.
Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience.
Best regards,
Формальность снижена за счет:
- Более простого обращения, обращения по имени.
- Sorry вместо “accept my apologies”.
- Менее торжественного завершения письма: best regards .
Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.
3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.
I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. W ill you be able to attend it?
Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.
В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.
1. Излагайте в теме суть письма.
Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро “сканирует” взглядом темы – уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: “Please read it”, “Important”, “Hi”. Пишите конкретнее: “Booking Approval”, “Flight Delayed to 12:00 a.m.”, “Orientation at 9:00 on Tuesday”, “Schedule for May”.
2. Будьте вежливы.
В деловом общении вежливость – обязательна. Важно соблюдать этикет, писать “спасибо” и “пожалуйста”, иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна.
Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без “please” во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где, в отличие от устной речи, не отражается интонация.
- Send me the annual report. – Пришли мне годовой отчет (приказ).
- Please, send me the annual report. – Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).
Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.
3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.
В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.
4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!
Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.
Не пытайтесь показать, что знаете “умные” слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно – смешно.
5. Если нужно, структурируйте письмо.
К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).
6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.
Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.
7. Проверяйте письмо перед отправкой.
Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.
8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.
Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете “Dear Paul” вместо “Hi Paul”. Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку – это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.
Уральский социально-экономический институт Академии труда и социальных отношений
Кафедра иностранных языков
ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ
Учебное пособие
Челябинск
ББК 81.2 Англ.
Деловая переписка на английском языке: учебное пособие / Сост. Н.В. Маврина; Ур. соц.-эк. ин-т АТиСО. – Челябинск, 2007. – 88 с.
Учебное пособие «Деловая переписка на английском языке» предназначено для студентов 2-3 курсов экономических специальностей и 3-4 курсов специальности «Прикладная информатика (в экономике)», изучающих деловой английский язык. Пособие нацелено на обучение студентов составлению различных видов деловой корреспонденции, развитие навыков ее восприятия, актуализацию и расширение словарного запаса. Может использоваться на аудиторных занятиях, а также для самостоятельной работы студентов.
Составитель Маврина Н.В. , канд. пед. наук, доцент кафедры иностранных языков УрСЭИ
Рецензенты Данилова Г.В. , канд. филол. наук, профессор, зав. кафедрой иностранных языков УрСЭИКовтунович Л.М. , канд. пед. наук, доцент кафедры
иностранных языков Челябинского института (филиала) РГТЭУ
Утверждено ученым советом Уральского социально-экономического института Академии труда и социальных отношений
© Уральский социально-экономический институт Академии труда и социальных отношений, 2007
© Маврина Н.В., 2007
Предисловие
Активный процесс установления связей между регионами земного шара ведет к расширению деловой коммуникации, культурному и информационному обмену, усилению взаимодействия и взаимовлияния социумов в различных сферах жизни, в том числе и профессиональной. В условиях развития официальных контактов, совместных предприятий и частного бизнеса потребность в специалистах в области экономики, менеджмента, финансов,
информационных технологий, владеющих умениями устного делового общения и ведения деловой переписки на иностранном языке, постоянно растет.
Данное учебное пособие составлено на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования с учетом современных исследований в области иноязычного делового общения и межкультурной коммуникации и предназначено для развития у студентов экономических специальностей вуза умений и навыков ведения деловой переписки на английском языке. В задачи данного пособия входит актуализация и расширение словарного запаса, развитие толерантного отношения к деловым партнерам, принадлежащим к другим культурам,
стимулирование мотивационно-ценностного отношения студентов к деловой переписке.
Учебное пособие состоит из двух частей. В первую часть, состоящую из четырех уроков, включен теоретический материал о правилах ведения деловой переписки, большое количество образцов деловой корреспонденции и разнообразные упражнения, позволяющие осуществлять разные методические формы работы со студентами.
В Уроке 1 изучаются особенности официально-делового стиля речи,
отличия корреспонденции, составленной на британском и американском вариантах английского языка, а также правила составления трех видов деловой корреспонденции, с которыми студенты вероятнее всего будут иметь дело в своей профессиональной деятельности – делового письма, факса и электронного сообщения. Они рассматриваются с точки зрения структурно-
композиционных, стилистических особенностей оформления и содержательного наполнения.
Уроки 2, 3, 4 нацелены на развитие у обучаемых навыков и умений,
необходимых для ведения деловой переписки в трех наиболее профессионально значимых коммуникативно-речевых ситуациях – зарубежной командировке,
при устройстве на работу и при заключении сделки по продаже товара. В
начале каждого из этих уроков дан теоретический комментарий о правилах составления и образцы деловой корреспонденции, используемой в данной коммуникативно-речевой ситуации. Затем предлагаются различные языковые упражнения, целью которых является овладение лексикой и клишированными фразами, а также повторение некоторых грамматических правил, необходимых для ведения переписки. За ними следуют речевые упражнения, развивающие умения и навыки составления и восприятия данных видов деловой корреспонденции. Упражнения расположены в порядке возрастания их сложности. Каждый урок завершает ролевая игра, нацеленная на обобщение приобретенных студентами знаний и умений.
Кроме того, в первую часть пособия включены тексты для чтения,
которые помогут студентам лучше понять современные тенденции в области иноязычной деловой переписки.
Вторая часть учебного пособия содержит наиболее частотные клишированные фразы и сокращения, характерные для деловой и электронной переписки, необходимые для эффективного ведения деловой переписки на английском языке.
В пособие также включен тест, который позволит осуществить контроль приобретенных студентами знаний, умений и навыков, и ключи к заданиям,
которыми они смогут пользоваться в процессе самостоятельной работы.
Урок 1 ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Переписка как форма письменного делового общения делится на деловую и частно-официальную. Деловая переписка осуществляется между юридическими лицами (предприятиями, организациями, учреждениями,
фирмами) и помогает решать важнейшие вопросы их экономико-правовой деятельности. В частно-официальной переписке одним из участников обязательно является частное лицо, а другим – юридическое лицо. Деловая переписка осуществляется посредствомделовой корреспонденции –
различных видов деловых писем и сообщений (факсимильных, электронных,
телеграфных, телексных и т.д.).
1.1. Особенности официально-делового стиля
Отличительной чертой деловой переписки, в особенности деловых писем,
является официально-деловой стиль изложения ее содержания, который характеризуется следующими особенностями:
- подчеркнутая официальность и вежливость;
- адресность, т.е. наличие составителя (отправителя) письма и адресата
(получателя);
- тематическая ограниченность деловой корреспонденции, в которой, как правило, рассматриваются 1-2 вопроса;
- нейтральность тона (отсутствие эмоционально и экспрессивно окрашенных слов);
- композиционное и лексическое единообразие содержания;
- точность и ясность выражения мысли;
- лаконичность и краткость;
- широкое употребление устойчивых словосочетаний и языковых оборотов
(клишированных фраз);
- использование специальной терминологии;
- использование средств логической связи.
1.2. Деловое письмо
œ∙ œ∙ œ∙ œ | |||
58 Jalan Thamrin ∙ Jakarta | |||
Telephone 376019 | |||
Your ref: SB/sl 2 | |||
Jakarta Furnishings | |||
Our ref: PL/fh/246 | |||
Dear Mr Basuki, 5
Re: Order 2789 10
I am writing in connection with your letter of 24 February concerning the above order for some office furniture.
Unfortunately, we have not yet received the filing cabinets which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund
money. 6
We look forward to hearing from you.
Yours sincerely, 7
Manager 8
Encl.: Copy of invoice 11
Деловое письмо (business letter) на английском языке обычно содержит
следующие обязательные части: | ||
Шапка (включающая место написания письма) |
||
The Reference Line | ||
Дата отправления письма |
||
The Inside (Reader’s) Address | Внутренний адрес |
|
The Greeting / Salutation | Обращение / приветствие |
|
The Body of the Letter | ||
The Complimentary Close | Заключительная формула вежливости |
|
The Signature Block | Блок подписи |
|
К необязательным частямписьма относятся: |
||
The Attention Line | Указание на конкретного адресата |
|
The Subject Line | Указание на общее содержание письма |
|
Указание на приложения |
||
Основные правила составления деловых писем следующие:
1) Большинство писем пишутся на бланках, содержащих название и реквизиты организации, для того чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать на него ответ. Имя и должность отправителя указываются только в конце письма.
печатавшего письмо.
3) Существуют следующие варианты написания даты: британский (BE) –
1 September, 2010 / 1 st September, 2010и американский (AE) – December 1, 2010 / December 1st , 2010. Название месяца лучше писать словом, т.к. одна и та же дата, например, 01/09/2010в британском варианте воспринимается как
4) Адрес получателя располагается слева в следующем порядке: имя с
вежливым обращением (Mr./Miss/Mrs./Ms. ), должность, отдел, название
фирмы, адрес (дом, улица, город, штат/графство, индекс (postcode (BE) / ZIP code (AE), страна). Ошибки в написании адресата могут быть восприняты как неуважение.
5) Возможные варианты обращений:
К мужчине, имя которого вы знаете | |
К мужчине, имя которого вы не знаете | |
К женщине, имя которой вы знаете | Dear Ms./Miss/Mrs. Brown, |
К женщине, имя которой вы не знаете | |
В компанию, должностному лицу | |
В компанию или организацию | Dear Sirs, (BE) |
Gentlemen: (AE) |
6) Текст письма делится на абзацы, каждый из которых вводит новую тему. В
деловом письме следует рассматривать 1-2 вопроса.
7) Заключительная формула вежливости зависит от использованного в начале письма обращения и соответствует русской фразе «Искренне Ваш» .
Dear Sir(s)/ Dear Madam/ Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, |
Dear Mr. White/ Dear Ms./Miss/Mrs. Brown, | Yours sincerely, (BE) |
Yours truly (AE) |
|
Respectfully yours (AE) |
фразы “Best wishes”или “With best regards”.
8) Блок подписи включает личную подпись автора письма и ее расшифровку
(полное имя и должность, при необходимости – название отдела).
9) При написании в компанию или отдел по возможности указывается лицо,
которому адресовано письмо, например, Attn. Production Manager .
10) Указание на общее содержание письма облегчает сортировку писем. Строка либо подчеркивается, либо выделяется жирным шрифтом.
11) При наличии приложений после блока подписи пишется название приложения, количество листов и экземплярность.
12) В случае если отправляются копии письма другим адресатам, ставится сокращение “cc” и указываются их имена.
Существует несколько стилей расположения частей делового письма
(layout), наиболее распространенными являются следующие:
Полусблокированный | Сблокированный | Полностью |
|||||||||||||||||||||||||||
сблокированный |
|||||||||||||||||||||||||||||
(Modified Block) | |||||||||||||||||||||||||||||
1.3. Электронное сообщение
Электронное сообщение (e-mail) пишется в специальных программах. В
шапку входят следующие элементы: адрес отправителя (появляется автоматически); адрес получателя (должен указываться обязательно); адреса лиц, которым отправляются копии письма; указание на тему сообщения. Дата указывается программой автоматически. Далее следует текст письма и подпись.
Стиль текста менее официален по сравнению с деловым письмом, а правила оформления – менее строгие.
From: [email protected]
Subject: fulfilling your order
Thanks for your e-mail of April 26. I’m sorry, but we can’t fulfil your order by May 15. We’ll need two more weeks to finish producing the last lot.
I see you haven’t paid the invoice yet. We won’t be able to deliver until you pay. Please deal with it a.s.a.p.