Что такое удержания из заработной платы. Вычеты из зарплаты по инициативе работодателя
Случается, что организация должна удержать из заработной платы своего работника определенную сумму денег. Например, чтобы выплатить алименты, возместить ущерб, нанесенный сотрудником другим людям, погасить штрафы. В какой сумме можно это сделать? Как отразить такие операции в учете? На эти и другие вопросы мы ответим в статье.Организация может удержать из зарплаты своих работников определенные суммы денег. Такие удержания могут быть в пользу бюджета, самой организации или третьих лиц.Так, в пользу бюджета удерживается НДФЛ и штрафы за нарушение налогового и административного законодательства.В свою пользу предприятие может удерживать подотчетные суммы, которые не вернул работник, отпускные за неотработанные дни оплачиваемого отпуска, материальный ущерб, нанесенный организации.В пользу третьих лиц предприятие удерживает алименты, различные взносы, которые перечисляет по заявлению работника в страховые и благотворительные организации, суммы в возмещение ущерба другим людям и т. д.Все удержания можно разделить на четыре группы:– обязательные;– по инициативе организации;– по заявлению работника;– по исполнительным надписям нотариальных контор.В нашей статье мы расскажем, как отразить в учете обязательные удержания из зарплаты работников.Исполнительные документы Организация в обязательном порядке должна сделать удержания из зарплаты своих работников по исполнительным документам. К таким документам относятся: – исполнительные листы, выданные судами;– судебные приказы;– нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов;– постановления судебных приставов-исполнителей.Чаще всего удерживать деньги из зарплаты сотрудников приходится на основании исполнительного листа (алименты, суммы возмещения морального и материального вреда, который нанес работник другим людям). Исполнительный лист – это документ, выданный судом на основании принятого им решения. В нем указывается причина и размер удержаний.Отметим, что если организация удерживает деньги на основании исполнительного листа, то приказа руководителя и согласия работника не требуется.Когда исполнительный лист поступает в организацию, его необходимо зарегистрировать и не позднее следующего дня передать в бухгалтерию. В бухгалтерии любой исполнительный документ также регистрируется в специальном журнале и хранится как бланк строгой отчетности.Кроме того, организация должна сообщить о поступлении исполнительного листа человеку, в пользу которого происходит удержание, и судебного исполнителя. Для этого в произвольной форме надо составить два письма – в суд и взыскателю.Может так случиться, что работник, у которого организация удерживает часть зарплаты, увольняется. В этом случае на исполнительном листе следует указать, сколько с него уже было удержано и сколько еще нет. Эти отметки необходимо заверить печатью организации и в течение трех дней после увольнения работника передать в суд по его новому месту работы. Если оно неизвестно, то в суд по месту жительства работника. В том случае, если вы не знаете и адреса своего бывшего работника, исполнительный лист следует отправить в суд по месту нахождения организации. Затем необходимо сообщить взыскателю и судебному исполнителю о том, куда был направлен исполнительный лист. Размер удержаний Размер удержаний, как правило, не должен превышать 50 процентов заработка работника за минусом НДФЛ. Но бывают случаи, когда организация может удержать и гораздо больше – до 70 процентов. Такие случаи указаны в статье 66 Федерального закона от 21.07.97 № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Закон № 119-ФЗ).Так, организация может удержать 70 процентов заработка работника:– при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей;– при возмещении вреда, причиненного здоровью;– при возмещении вреда людям, которые понесли ущерб в результате смерти кормильца;– при возмещении ущерба, причиненного преступлением.Организация удерживает деньги из заработной платы работников, а также из сумм, приравненных к зарплате (надбавок, доплат, премий, вознаграждений), стипендий, авторских вознаграждений и т. д.При удержании денег с работника, который отработал неполный рабочий месяц из-за прогулов, сумма рассчитывается исходя из его полной зарплаты.Кроме того, за счет работника, у которого производится удержание, также должны оплачиваться расходы на перевод денег по почте. Но и в этом случае общая сумма удержаний не может превышать 50 процентов зарплаты (в некоторых случаях – 70 процентов).Нельзя удерживать деньги из следующих выплат:– возмещение вреда, причиненного здоровью, или в случае ущерба, полученного из-за смерти кормильца;– компенсация при травме, ранении, увечье, полученных при исполнении служебных обязанностей; – выплаты в связи с рождением ребенка;– компенсации за работу во вредных условиях труда;– выходные пособия, выдаваемые при увольнении, и т. д.Полный перечень таких выплат указан в статье 69 Закона № 119-ФЗ.Учет обязательных удержаний Обязательные удержания следует учитывать на субсчете «Расчеты по исполнительным документам» счета 76.При удержании денег в учете необходимо сделать проводку:ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным документам» – удержаны деньги из зарплаты работника по исполнительному документу.При выплате удержанных денег взыскателю следует сделать запись:ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным документам» КРЕДИТ 50, 51 – выданы (перечислены) удержанные деньги взыскателю.Если удержанную сумму организация переводит по почте, то в учете следует сделать проводки:ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50 – сданы на почтовое отделение удержанные деньги для пересылки взыскателю;ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным документам» КРЕДИТ 57 – списана удержанная сумма, полученная взыскателем.Списать удержанную сумму можно только после того, как от почты придет уведомление, что деньги переданы взыскателю.Если место нахождения взыскателя неизвестно, то удержанные суммы перечисляются на депозитный счет суда по месту нахождения организации.Пример 1 Работник ООО «Меркурий» Сидоров имеет ребенка, но в браке не состоит. Ежемесячно он обязан платить алименты в размере 25 процентов своих доходов. Почтовые расходы на пересылку алиментов составляют 2 процента от их суммы.Зарплата Сидорова равна 12 000 рублей. Кроме того, в июне ему выдали премию в размере 4000 рублей.В июне 2003 года стандартных вычетов работнику не полагалось, так как его совокупный доход с начала года превысил 20 000 рублей.Организация платит взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 1 процент, и ЕСН по ставке 35,6 процента.Сумма НДФЛ, удержанная с Сидорова в июне, равна:(12 000 рублей + 4000 рублей) х 13% = 2080 рублей.Сумма доходов, с которой будут удерживаться алименты, составит:12 000 рублей + 4000 рублей – 2080 рублей = 13 920 рублей.Сумма алиментов, которая будет удержана из доходов Сидорова, составит:13 920 рублей х 25% =3480 рублей.Сумма расходов на пересылку алиментов равна:3480 рублей х 2% = 69,6 рубля.Таким образом, в счет выплаты алиментов «Меркурий» удержит у Сидорова:3480 рублей + 69,6 рубля = 3549,6 рубля.В бухгалтерском учете «Меркурия» будут сделаны записи:ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 16 000 рублей (12 000 + 4000) – начислена Сидорову заработная плата и премия;ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69-1 – 160 рублей (16 000 рублей х 1%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний; ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69-1 – 640 рублей (16 000 рублей Х 4%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в фонд социального страхования;ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» – 4480 рублей (16 000 рублей х 28%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в федеральный бюджет;ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» КРЕДИТ 69-2 – 2240 рублей (16 000 рублей х 14%) – начисленны взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69-3 – 576 рублей (16 000 рублей х 3,6%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в фонды медицинского страхования;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 2080 рублей – удержан с Сидорова НДФЛ;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным листам» – 3549,6 рубля – удержаны алименты по исполнительному листу и расходы на почтовый перевод;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 10 370,4 рубля (16 000 – 2080 – 3549,6) – выданы Сидорову из кассы заработная плата и премия;ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50 – 3480 рублей – сумма алиментов сдана в кассу почтовой организации для перевода;ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным листам» КРЕДИТ 50 – 69,6 рубля – оплачены из кассы расходы на почтовый перевод алиментов; ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным листам» КРЕДИТ 57 – 3480 рублей – списана сумма алиментов после поступления уведомления об их получении взыскателем.
Все удержания из зарплаты можно объединить в 3 группы:
- Обязательные (НДФЛ, удержания по исполнительному листу);
- По инициативе работодателя;
- По инициативе работника.
Перечень оснований, по которым работодатель может производить удержания из зарплаты работников, содержит ст. 137 ТК РФ, это удержания:
- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику;
- погашения неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или по другим причинам;
- возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок;
- возврата сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания вины работника в невыполнении норм или простое;
- за неотработанные дни уже полученного отпуска при увольнении.
Перечень оснований, по которым работодатель вправе производить удержания из зарплаты работников, ограничен Трудовым, Налоговым, Уголовным, Семейным кодексами, Федеральным законом от 02.10.2007 №229-ФЗ «Об исполнительном производстве» и некоторыми федеральными законами, регламентирующими обязательные удержания.
Ст. 138 ТК РФ предусмотрено ограничение общего размера удержаний при каждой выплате зарплаты. Общий размер удержаний не может превосходить 20%, а в особо оговоренных случаях - 50% и 70% размера зарплаты работника к выплате.
Если удержание носит постоянный характер, оно определяется или фиксированной суммой, или в процентах от ежемесячного размера зарплаты работника. Разовые удержания большого размера удерживаются из зарплаты частями. Ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя при выплате зарплаты информировать работника о размерах и основаниях произведенных удержаний.
Алгоритм удержаний каких-либо сумм из зарплаты:
Во-первых, бухгалтер определяет, к какому виду относится удержание.
Во-вторых, нужно проверить наличие и оформление документов, которые являются основанием для удержания и рассчитать размеры удержаний. Если документы оформлены правильно и не нарушают права работника, можно приступать к обязательным удержаниям. Прежде всего, удерживается НДФЛ, затем наступает очередь других обязательных удержаний. После этого можно приступать к удержаниям, которые делаются по инициативе работника и работодателя.
Обязательные удержания: НДФЛ и алименты
НДФЛ.
Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ начисленная сумма НДФЛ удерживается непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Причем удержание производится за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате денежных средств налогоплательщику либо (по его поручению) третьим лицам.Важно: удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплаты.
Сумма исчисленного и удержанного НДФЛ должна быть перечислена в бюджет не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо (по его поручению) на счета третьих лиц в банках. В иных случаях налоговые агенты перечисляют налог не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода, - для доходов, выплачиваемых в денежной форме, а также дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога, - для доходов, полученных налогоплательщиком в натуральной форме либо в виде материальной выгоды.
Алименты
Удержание алиментов регламентируют Семейный кодекс РФ и Закон об исполнительном производстве.
Алименты удерживаются в отношении несовершеннолетних детей и в отношении других взрослых членов семьи, если они являются нетрудоспособными. Алименты на содержание ребенка возникают в случае, когда один из родителей не участвует в содержании ребенка. Удержание алиментов производится только на основании документов. Здесь может быть 2 случая.
1. Алименты уплачиваются по решению суда. В этом случае основанием для уплаты является исполнительный лист (или судебный приказ).
2. Родители ребенка пришли к соглашению о размере и порядке выплаты алиментов. В этом случае алименты могут удерживаться на основании соглашения, составленного в письменном виде и нотариально заверенного. Не заверенное нотариально соглашение не является для бухгалтера основанием для уплаты алиментов.
В обоих случаях в бухгалтерию должны поступить оригиналы документов.
Ст. 81 Семейного кодекса РФ установлены следующие размеры алиментов, удерживаемых на содержание несовершеннолетних детей:
- на содержание 1 ребенка – 25%, или 1/4 ежемесячного дохода работника;
- на содержание 2 детей – 33%, или 1/3 ежемесячного дохода работника;
- на содержание 3 и более детей – 50%, или 1/2 ежемесячного дохода работника.
Размер этих долей может быть изменен (уменьшен или увеличен) судом с учетом материального или семейного положения сторон, а также других обстоятельств.
Перечень видов доходов, которые участвуют в базе для расчета алиментов на несовершеннолетних детей, определяется Постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 №841. Все основные виды начислений работникам, определенные системой оплаты труда предприятия, участвуют в расчете алиментов. Особо стоит упомянуть, что алименты удерживаются с выплат по больничному листу в том случае, когда это прямо указано в исполнительных документах.
Удержание алиментов на несовершеннолетних детей начинается с месяца, указанного в исполнительном листе, и продолжается до достижения ребенком 18-летнего возраста. В последнем месяце удержания расчет алиментов лучше произвести по день наступления совершеннолетия включительно. После погашения задолженности по алиментам в течение 3 дней с момента перечисления последних алиментов исполнительный документ нужно отослать судебному приставу или получателю алиментов.
Если в бухгалтерию поступил исполнительный лист с задолженностью по уплате алиментов, задолженность погашается постепенно. Сумма удержания по такому исполнительному листу в общем случае не должна превышать 50% дохода работника. Если в бухгалтерию поступил исполнительный лист на алименты для содержания совершеннолетнего ребенка, это может быть связано с задолженностью по алиментам. После совершеннолетия ребенка к исполнению принимаются только документы о взыскании алиментов при наличии задолженности.
В случае, когда на одного работника в организацию поступает несколько исполнительных листов, общая сумма удержаний по ним может превосходить 70% (например, 25% и 50%). В этом случае расчет алиментов производится пропорционально процентам дохода, указанным в исполнительных документах, так, чтобы общая сумма удержаний составляла не более 70%.
Федеральная служба судебных приставов (ФССП) утвердила Памятку для руководителей и бухгалтеров организаций, которая поможет избежать нарушений законодательства РФ при удержании алиментов из зарплаты и иных доходов по исполнительным документам (см. Методические рекомендации по порядку исполнения требований исполнительных документов о взыскании алиментов от 19.06.2012 №01-16).
Размер удержания из зарплаты и иных видов доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.
Организация обязана ежемесячно удерживать алименты из зарплаты и (или) дохода должника и уплачивать или переводить их за счет этого же лица получателю алиментов не позднее, чем в трехдневный срок со дня выплаты зарплаты и (или) иного дохода.
В случае, если по решению суда алименты взысканы в твердой денежной сумме, судебный пристав-исполнитель, а также организация или иное лицо, производящие удержание алиментов из зарплаты (иного дохода) должника, индексируют алименты пропорционально росту величины прожиточного минимума для соответствующей социально-демографической группы населения, установленной в соответствующем субъекте РФ по месту жительства лица, получающего алименты.
Если в организацию поступило несколько исполнительных документов для удержания суммы задолженности, требования о взыскании алиментов наряду с иными требованиями являются требованиями первой очереди.
Удержание денежных средств из зарплаты должника производится на основании постановления судебного пристава-исполнителя и копии исполнительного документа.
Перевод и перечисление денежных средств взыскателю осуществляется за счет должника.
При смене должником места работы организация, выплачивающая должнику зарплату, обязана сообщить об этом судебному приставу-исполнителю и возвратить ему исполнительный документ с отметкой о произведенных взысканиях.
Удержания по инициативе работника
- Удержание по договору займа
Основанием для удержания в этом случае является договор займа, заключенный между работодателем и работником. В договоре займа фиксируются следующие основные моменты: сумма займа, срок, в течение которого работник обязуется его вернуть, проценты по договору займа по договоренности сторон и порядок возврата. Так как удержание происходит из доходов по оплате труда, необходимо оформить заявление работника на удержание по договору займа (прошу удерживать ежемесячно … руб. в счет погашения займа).
- Удержание за услуги сотовой связи
Если в организации для работников установлен лимит расходов на использование сотовой связи, то превышение лимита подлежит возмещению организации работником за счет его собственных средств. Тогда сумма превышения работником установленного лимита удерживается из заработной платы на основании письменного заявления работника.
Основанием для удержания будет также являться положение об оплате труда или другой локальный акт работодателя, в котором зафиксирован порядок компенсации услуг сотовой связи работникам.
- Удержание дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии
Удержание дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии делается на основании письменного заявления работника, в котором обязательно указывается размер ежемесячных страховых взносов или способ их расчета. Работодатель, получивший заявление об уплате страховых взносов, ежемесячно осуществляет их удержание и перечисление.
Удержания по инициативе работодателя
- Удержание для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику .
Этот долг может появиться, например, когда работнику в начале месяца был выплачен аванс по зарплате за этот месяц, а работник, не отработав его, ушел до конца месяца в отпуск за свой счет или на больничный.
Работодатель вправе удержать неотработанный аванс не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Работодатель должен получить письменное согласие работника. Такое согласие на удержание составляется в свободной форме.
- Удержание неизрасходованных и невозвращенных подотчетных сумм , в том числе выданных при направлении в служебную командировку.
Неизрасходованные подотчетные суммы работник должен вернуть на следующий рабочий день по истечении срока, на который выдавались деньги для приобретения чего-либо, или в день выхода на работу после командировки или после болезни. А если руководителем установлен срок проведения окончательных расчетов по утвержденным авансовым отчетам, то тогда - в этот срок. В случае невозвращения неизрасходованного аванса, выданного в связи с направлением работника в командировку, в сроки, установленные работодателем, с работника можно произвести удержание указанных сумм из заработной платы.
- Удержание сумм, излишне выплаченных из-за счетной ошибки.
К излишне выплаченным суммам относятся любые суммы, ошибочно выплаченные работнику в рамках трудовых отношений или в связи с ними.
Определения счетной ошибки в Трудовом кодексе нет. Суды и Роструд считают, что счетными являются только арифметические ошибки в подсчетах, то есть ошибки, допущенные в результате неверного применения правил математики. Суды, как правило, не признают счетными следующие ошибки :
- одна и та же сумма из-за технической ошибки перечислена дважды;
- при расчете не учтена ранее выплаченная сумма;
- в расчете использованы неверные исходные данные (например, не тот тариф или коэффициент, не то количество дней);
- зарплата в программе начислена в двойном размере из-за ошибки в алгоритме расчета;
- при расчете неправильно применены нормы локального нормативного акта организации.
Если работнику были излишне выплачены суммы в результате несчетной ошибки и он отказался возвращать эти суммы добровольно, взыскать их с него можно будет только в судебном порядке как неосновательное обогащение.
То, что при исчислении выплат в пользу работника была допущена счетная ошибка, нужно документально зафиксировать. Бухгалтер должен написать докладную записку на имя руководителя, либо пусть специально созданная комиссия из числа сотрудников компании составит акт об обнаружении счетной ошибки.
Если работодатель удерживает переплату в результате счетной ошибки без согласия работника, это может быть классифицировано как нарушение законодательства о труде. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за такое нарушение предусмотрена административная ответственность:
- для должностных лиц - штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
- для организаций - штраф в размере от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
- Удержание выплаты при невыполнении норм труда или простое .
Такая задолженность возникнет, если вы оплатите работнику простой или недоработку исходя из того, что они произошли по вашей вине либо по причинам, не зависящим от обеих сторон, а потом выяснится, что виноват был работник. Удержать в этом случае излишние выплаты можно только после того, как вы обратитесь в суд, и суд установит вину работника в простое или недоработке. В случае установления судом вины работника, срок удержания - в день вступления в силу решения суда.
- Удержание за неотработанные дни уже полученного отпуска при увольнении.
Такая задолженность возникает при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Работодатель может удержать долг работника из причитающихся ему «увольнительных» выплат. При увольнении по некоторым основаниям переплаченные отпускные удерживать нельзя. Например, при увольнении:
- в связи с сокращением штата или численности работников;
- отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему по медицинскому заключению, или отсутствием у работодателя соответствующей работы;
- призывом на военную службу;
- восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;
В этом случае согласия работника не требуется. Нужно лишь посчитать переплаченные отпускные, издать приказ (распоряжение) об удержании в произвольной форме, ознакомить с ним работника под роспись (ст. 22, 130, 137 ТК РФ), а затем удержать задолженность из «увольнительных» выплат. Работодатель может вычесть максимум только - 20% от причитающихся работнику сумм, если это единственное удержание (ст.137 ТК РФ).
При удержании излишних выплат необходимо соблюдать следующие условия:
- Истек срок, установленный для возврата излишних выплат;
- Получено согласие работника на удержание;
- Своевременно издан приказ об удержании;
- Сумма удержаний при каждой выплате не превышает 20%;
- Соблюдена очередность удержаний.
При несоблюдении вышеперечисленных условий работник может через суд признать удержание незаконным. И тогда удержанные с него суммы будут взысканы с работодателя обратно - в пользу работника.
В настоящий момент работодатели довольно часто практикуют удержания из заработной платы работника по различным основаниям. Рассмотрим данный вопрос подробнее.
Удержание из заработной платы могут производиться в случаях указанных в ст. 137 ТК РФ (или иных федеральных законах).
Удержание можно разделить на категории:
- обязательные;
- осуществляемые по инициативе работодателя;
- осуществляемые по согласованию между работником и работодателем.
Размер удержаний ограничен. Согласно общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами - 50% ее суммы.
Удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением могут составлять до 70% заработной платы.
Примечания: Удержания из заработной платы по исполнительным документам исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.
Удержание с доходов указанных вст.101 ФЗ от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве” запрещено.
Обязательные удержания
К обязательным удержаниям относятся:
1. Налог на доходы физических лиц . Согласно положениям ст. 226 НК РФ на организации возлагается обязанность производить удержания с доходов налогоплательщика и уплачивать сумму НДФЛ. При исчислении НДФЛ следует учитывать доходы, освобождаемые от налогообложения, предусмотренные ст. 217 НК РФ. Кроме того, налогооблагаемый доход сотрудника уменьшается на сумму стандартных налоговых вычетов, предусмотренных ст. 218 НК РФ.
Налоговые ставки установлены ст. 224 НК РФ.
При невозможности удержать из заработной платы сотрудника исчисленную сумму налога учреждения, работодатель обязан не позднее 1 месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.
2. Удержания по исполнительным документам . Удерживаются работодателем с заработной платы (или иные периодические платежи), с момента получения исполнительных документов. Перечисления удержанных денежных должно осуществляться в срок не позднее 3 дней с момента выплаты заработной платы. Перевод и перечисление денежных средств производятся за счет должника.
Примечание: Исполнительный документ о взыскании периодических платежей, не превышающих в сумме двадцати пяти тысяч рублей, может быть направлен в организацию или иному лицу, выплачивающим должнику заработную плату, пенсию, стипендию и иные периодические платежи, непосредственно взыскателем.
Удержания из заработной платы по инициативе работодателя
Статьей 137 ТК РФ определен перечень случаев, в которых работодатель может осуществлять удержание с заработной платы работника.
Удержание допускается только с согласия работника, в противном случае данным вопрос может быть решен только в судебном процессе. Решение о удержание работодатель вправе принять не позднее месяца со дня обнаружения факта излишней выплаты (ст. 137 ТК РФ).
1. Возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы.
Т.к. трудовым законодательством не предусмотрена возможность оплаты сотруднику еще не отработанного им времени, работник обязан вернуть излишне выплаченные суммы в случае:
- увольнение;
- счетной ошибки;
- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 );
- если зарплата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями (установленные судом).
2. Погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в иных случаях.
В установленных законодательством случаях, работодатель может выдать денежный аванс на командировочные расходы или на расходы, связанные с переводом на работу в другую местность (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). В свою очередь работник обязан представить работодателю отчет о расходах, приложив подтверждающие документы не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу.
Если работник не вернул в установленный срок неизрасходованную сумму аванса, работодатель имеет право удержать его из зарплаты работника ().
3. Возврат сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (комиссией по трудовым спорам, судом) вины работника в невыполнении норм труда (155 ТК РФ) либо простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ).
Примечание: Сбой компьютерной программы не является счетной ошибкой.
В указанных случаях работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника. При это необходимо соблюдение 2-х условий:
- удержание должно быть произведено не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат;
- работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
При несоблюдение любого из условий - взыскание денежных средств возможно только в судебном порядке.
Примечание: Излишне выплаченная заработная плата вследствие неправильного применения трудового законодательства или иных актов, содержащих нормы трудового права, не может быть уменьшена на этот излишек (ч. 4 ст. 137 ТК РФ).
4. При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. В данном варианте имеются определённые нюансы зависящие от основания увольнения. Удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:
- сокращение численности или штата работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81);
- ликвидация организации (п. 1 ч. 1 );
- восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 );
- отказ от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
- смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- признание полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (п. 5 ч. 1 ст. 83);
- призыв на военную службу или направление на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- смерть, признание умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83);
- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военных действий, катастроф, стихийных бедствий, крупных аварий, эпидемий и др.), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83).
5. Взыскание с виновного работника суммы причиненного работодателю материального ущерба.
В соответствие положениями ст. 241 и 242 ТК РФ работник может быть привлечен к материальной ответственности. Случаи, в которой работник может быть привлечен к материальной ответственности установлены в ст. 243 ТК РФ. Сумма ущерба взыскиваемая работника не может превышать средний месячный заработок (). Взыскание большей суммы возможно только по решению судебной инстанции.
Примечание: По вопросам взыскание причинённого работником ущерба работодатель может обратиться в суд в течение 1 года (ст. 392 ТК РФ).
Действующим законодательством предусмотрен порядок удержаний, производимых из зарплаты работника в установленном порядке. Кроме обязательных взысканий, работодатель может удерживать суммы из ежемесячного вознаграждения работника по собственной инициативе. Сегодня мы обсудим размер удержаний из заработной платы: существует ли предельная граница суммы удержаний и на каком уровне она установлена, какой размер предусмотрен для каждого из видов удержаний, как рассчитать сумму и удержать ее из зарплаты сотрудника.
Удержания из заплаты: понятие и виды
Под удержанием понимают финансовые обязательства различных видов и назначений, которые работник погашает за счет ежемесячной заработной платой.
Существующая практика предусматривает несколько видов удержаний из зарплаты работника. Вот основные из них:
Группа 1. Обязательные удержания.
К данной категории относят суммы, взыскиваемые из заработной платы работника в обязательном порядке. Порядок, суммы, сроки таких удержаний установлены на законодательном уровне и не могут быть изменены сотрудником или работодателем. Наиболее распространенный пример обязательных удержаний – сумма НДФЛ, которая уменьшает доход работника и погашает налоговый обязательства сотрудника перед бюджетом.
Группа 2. Удержания по инициативе работодателя.
В определенных случаях работодатель может инициировать прочие виды удержаний, в случае, если они не установлены законодательством. Взыскания данной категории, как правило, касаются взаимоотношений между работником и предприятием в рамках трудового договора. В данном случае речь идет об удержаниях излишне выплаченных сумм в рамках фонда оплаты труда, погашении ущерба, нанесенного работником, погашении недостачи и прочих случаях, предусмотренных трудовым соглашением.
Группа 3. Удержание по инициативе работника.
В случае обоюдной договоренности работодатель вправе производить удержания, инициированные сотрудником. К данной группе взысканий могут относиться:
- суммы алиментов, уплачиваемые работником добровольно на основании соглашения;
- кредитные средства и проценты по ним;
- прочие виды взысканий в случае, если работник заявляет о необходимости удерживать средства с зарплаты.
Ниже мы более подробно поговорим о размере удержаний каждой из вышеперечисленных категорий.
Размер обязательных удержаний из заработной платы
Согласно действующему законодательству предусмотрены две категории обязательных взысканий, производимых с зарплаты работника:
- удержания в пользу налоговых органов;
- взыскания согласно решению суда.
Ниже мы рассмотрим каждую из категорий подробно.
НДФЛ
Как отмечалось ранее, наиболее распространенный вид обязательных удержаний – НДФЛ (или подоходный налог), взыскиваемый из заработной платы сотрудника на постоянной основе.
Законом установлен долевой размер данного вида удержаний – 13% от общей суммы дохода, полученного работником по итогам отчетного месяца.
Возникает вопрос: как следует рассчитывать данный вид взысканий? Что в данном случае выступает базой для расчета – заработная плата (оклад, ставка) или общая начисленная сумма с учетом премий, бонусов, надбавок. Согласно нормам НК, расчет обязательного удержания НДФЛ следует производить исходя из общей суммы дохода, с учетом премий, бонусов, надбавок. Важно учесть следующее: если премия выплачена в текущем месяце за предыдущий, то удержания следует производить именно в текущем месяце, то есть в периоде выплаты.
Если в штате компании числятся лица, имеющие статус нерезидента, то при расчете удержания с дохода таких лиц следует применять ставку 30%. Данная ставка распространяется именно на нерезидентов. Если иностранный подданный или сотрудник без гражданства, работающий в компании, имеет документально Подтверждение резидентности, то сумма удержаний для такого лица рассчитывается в общем порядке – 13%.
Размер удержаний из заработной платы по исполнительному листу
Еще один распространенный вид обязательных удержаний – взыскания, производимые на основании исполнительных листов. Механизм удержаний в данном случае следующий:
Шаг 1. Судебный орган принимает решение о взыскании сумм с заработной платы сотрудника. Порядок, сроки и суммы взыскания устанавливаются судом и описываются в исполнительном листе.
Шаг 2. Копия исполнительного листа направляется по месту службы ответчика (в бухгалтерию, отдел кадров).
Шаг 3. Поступивший в бухгалтерию исполнительный лист является основанием для осуществления удержаний в установленном порядке. Так как документ носит распорядительный характер, согласования работника и руководителя компании в данном случае не требуется. На основании документа бухгалтер фирмы ежемесячно (или в ином порядке, описанном в исполнительном листе) производит удержания с заработной платы сотрудника.
Наиболее распространенный пример подобного вида взысканий – удержание алиментов в пользу ответчика. Размер производимых удержаний в данном случае определяется следующим образом:
- если сотрудник выплачивает средства на содержание одного ребенка, то сумма удержаний будет составлять ¼ часть от ежемесячного дохода работника;
- при выплате средств на двоих детей следует удерживать 1/3 часть дохода;
- если суд обязал работника выплачивать алименты на троих и более детей, то работодатель может удержать не более половины от месячного дохода.
В любом случае, при расчете сумм удержаний следует руководствоваться положениями и порядком, установленными исполнительным листом. Кроме алиментов, суд может обязать работника выплачивать задолженность по коммунальным услугам. Механизм удержаний следующий: коммунальные службы полают на работника исковое заявление в связи с образовавшейся задолженностью.
Суд устанавливает суммы удержаний и период погашения долга, данная информация фиксируется в исполнительном листе. На основании документа бухгалтерия по месту службы работника производит удержания в установленном порядке.
Действующее законодательство не ограничивает список удержаний, производимых на основании исполнительного листа. Это может быть взыскание, связанное с нанесением материального ущерба другому лицу, возмещение понесенных расходов, прочее. Основной критерий, согласно которому работодатель обязан производить удержание, – наличие исполнительного листа.
Суммы взысканий по инициативе работодателя
В рамках трудовых отношений между сотрудником и работодателем могут возникнуть ситуации, при которых компании необходимо произвести прочие удержания с заработной платы работника, не являющиеся обязательными. Опишем несколько возможных ситуаций:
- Работнику выдан аванс на командировку в сумме 1.203 руб. Сотрудник фактически потратил 1.105 руб., сумма к удержанию составляет 98 руб. (1.203 руб. – 1.105 руб.).
- На предприятии выявлена недостача ТМЦ на сумму 2.507 руб. Виновным признан завскладом, с его зарплаты надлежит удержать сумму недостачи.
- Сотруднику выдана сумма отпускных в счет предстоящих дней отдыха. Работник уволился до начала отпуска. Работодателю следует удержать сумму отпускных за неиспользованный период отпуска.
- В результате счетной ошибки, допущенной сотрудников бухгалтерии, работнику выдана зарплата больше установленной суммы. Размер переплаты подлежит удержанию.
- Работнику выдан аванс в счет заработной платы. В текущем месяце сотрудник длительное время находился на больничном (больничный лист оплачен). Сумма аванса, излишне выплаченная в связи с болезнью работника, подлежит удержанию.
Помимо вышеописанных случаев, возможны иные ситуации, при которых работодателю необходимо произвести удержания из зарплаты работника. Для всех перечисленных и прочих случаев предусмотрен следующий алгоритм взысканий:
Шаг 1. Работодатель (в лице начальника отдела, иного руководителя, представителя бухгалтерии) в устном режиме описывает ситуацию и уведомляет работника о необходимости взысканий.
Шаг 2. Работник составляет заявление о взыскании и подает его руководителю. Документ оформляется в свободной форме, в нем кратно и точно описывается ситуация, а также указывается сумма удержания. Данные документ также может оформить работодатель и подать его работнику в виде уведомления. В любом случае, для признания факта удержания обоснованным необходимо обоюдное согласование документа, именно наличие согласующих подписей как работника, так и работодателя.
Шаг 3. Заявление, поступившее в бухгалтерию, а также оформленная бухгалтерская справка-расчет, является основанием для произведения удержаний в установленном порядке.
Как правило, удержания вышеописанной категории являются непостоянными и носят единоразовый характер.
Удержания по инициативе работника
В индивидуальном порядке работодатель может удовлетворить желание работника удерживать из его зарплаты иные суммы, не установленные законодательством или коллективным договором. В данном случае речь идет о:
- взыскании и перечислении сумм профсоюзных взносов;
- погашении ипотеки, прочих кредитов и займов, процентов по ним;
- удержании и оплате взносов в благотворительные фонды, участником которых является работник;
- оплате в рамках договоров, заключенных работников с телекоммуникационными компаниями;
- удержании и оплате взносов на добровольное страхование работника (медицинское, страхование от несчастных случаев, прочее).
Ограничения по общему размеру удержаний. Пример
Производя взыскания с зарплаты работника, важно помнить об ограничения их размера. Согласно нормам ТК (ст. 138 ) работодатель не может удержать более половины от суммы ежемесячного заработка сотрудника. Данное правило действует в отношении отдельных видов взысканий, а также касается ситуаций, когда с зарплаты работника производят взысканий нескольких видов (алименты, профсоюзные взносы, переплата по зарплате и т.п.). При этом если общая сумма по нескольким видам удержания превышает 50%, то сначала следует взыскивать обязательные платежи, после чего удерживать иные, установленные по договоренности между фирмой и работником.
Пример.
Оклад кладовщика АО «Смена» Комарова – 12.300 руб.
По исполнительному листу Комаров обязан ежемесячно выплачивать 1/3 (33%) часть зарплаты на алименты. Также с дохода Комарова удерживается 13% НДФЛ.
В марте 2017 установлено, что по вине Комарова на складе произведены хищения на общую сумму 7.504 руб. Возмещение ущерба в полном объеме возложено на Комарова.
При расчете удержаний в первую очередь необходимо учитывать обязательные суммы.
Согласно действующему Трудовому кодексу (ТК РФ), каждому наемному работнику, независимо от того, носит предприятие государственный или частный характер, предписывается оплата трудовой деятельности (параграф 136). При оформлении на работу, размер заработной платы (ЗП) отображается в одной из основных статей соглашения (параграф 56).
Однако в трудовом законодательстве и действующих федеральных законах предусмотрены случаи сокращения размера ЗП за счёт специальных выплат и компенсаций. Расчёт сумм удержаний из заработной платы и их виды описаны в 137 и 138 параграфе TK.
Законодательные основания
137 параграф ТК гласит о том, что все взыскания, производимые с суммы оплаты труда работника, делятся на обязательные и необязательные. В свою очередь, необязательные удержания могут быть произведены по инициативе работодателя или сотрудника.
Скачать образец бланка об удержании по инициативе работодателя
В то же время обязательные осуществляются исключительно нанимателем и состоят из ограниченного перечня отчислений.
- Налоги. Выплаты, предусмотренные Налоговым Кодексом (НК РФ), распространяются на всех граждан Российской Федерации.
- Взносы в ПФР. Социальное страхование, которое является гарантом получения государственной помощи при достижении пенсионного возраста.
- Медицинское страхование (ФСС). Страхование жизни персонала.
- Предписания исполнительного производства. К таковым относятся:
- начисление алиментов по содержанию несовершеннолетних;
- выплаты в виде компенсации нанесенного вреда;
- содержание заключённых.
Расчет оплаты труда
При рассмотрении составных частей оплаты трудовой деятельности, можно выделить три группы начислений.
Основной оклад
Речь идёт о существующей ставке либо сумме, обозначенной в трудовом, коллективном, гражданском договоре.
Специальные доплаты
Надбавки к ЗП могут быть основаны на характере работы, а также обусловлены уровнем квалификации и прочими условиями, предусмотренными ТК.
Премии
Выплаты подобных надбавок предписывает трудовое законодательство РФ либо приказ руководителя предприятия.
Соответственно учету каждой из частей, издержки осуществляются из общей суммы.
Обратите внимание! Взыскания, которые предусмотренные судебным органом в связи с содержанием несовершеннолетнего ребёнка, производятся вне зависимости от характера дохода.
Опираясь на Федеральный Закон (ФЗ), описывающий действия исполнительного производства, существует ряд доходов, которые исключаются из суммы, из которой осуществляются выплаты:
- компенсации, связанные с потерей кормильца и членов семьи;
- выплаты, ориентированные на поправку здоровья;
- государственная помощь.
Расчет обязательных издержек
Важно! При осуществлении расчета удержаний из заработной платы работников стоит учитывать тот факт, что первым делом производится исчисление согласно налоговому кодексу. Сумма выплат исполнительного производства и необязательного характера изымается из оставшегося дохода.
НДФЛ
В случае рассмотрения издержек, которые перечисляются в государственный бюджет с ЗП работника, Правительство РФ и параграф 226 НК РФ предусматривает специальный подоходный налог (НДФЛ). Расчёт удержания НДФЛ из заработной платы производится с учетом существующей ставки налога. На 2018 год ставка данного показателя составляет тринадцать процентов.
Рассмотрим расчет удержаний из заработной платы НДФЛ при наличии ставки в 40000 рублей, надбавки за вредный труд 10000 рублей и премии в 1250 рублей.
Изначально производим подсчет дохода сотрудника, так как исчисления НДФЛ производятся исходя из общей суммы ежемесячного дохода:
40000 + 10000 + 1250 = 51250 рублей.
То есть, сумма месячного дохода работника составила 51250 рублей.
Высчитываем размер удержания НДФЛ:
51250 х 13% = 6662 рубля и 50 копеек.
ПФР
Ежемесячные изъятия из зарплаты сотрудника в ПФР осуществляются согласно ФЗ 212.
На 2018 год размер страховых взносов в Пенсионный Фонд Российской Федерации составляет двадцать два процента.
Для примера расчета оставшегося дохода после осуществления отчислений по социальному страхованию будем использовать заданные условия дохода за месяц — 51250 рублей.
Рассчитаем взносы в пенсионный фонд:
51250 х 22% = 11275 рублей.
ФОМС и ФСС
Согласно ФЗ 125 перед оформлением на работу нового сотрудника должно быть произведено обязательное медицинское и социальное страхование.
Установленный размер ФОМС на 2018 год составляет показатель в 5,1%.
Произведем определение суммы взноса:
51250 х 5,1% = 2613 рублей и 75 копеек.
Тариф на социальное страхование от временной нетрудоспособности (ФСС) составляет 2,9%.
51250 х 2,9% = 1486 рублей и 25 копеек.
Таким образом, после направления средств согласно НК РФ, работник получит на руки сумму:
51250 – (6662,5 + 11275 + 2613,75 + 1486,25) = 29212 руб. 50 коп.
Обратите внимание! Изначальный доход рабочего составлял 51250 рублей, после обязательных вычетов сумма дохода составляет 29212 рублей и 50 копеек, что является допустимым в рамках параграфа 138 ТК (до 50% с зп).
Исполнительное производство
Опираясь на параграф 80, 81 и 109 Семейного Кодекса, а также на ФЗ 229, в качестве удержания с заработной платы могут быть предусмотрены алименты на содержание несовершеннолетнего. В зависимости от количества детей сумма взноса исчисляется в процентном соотношении дохода:
- один ребёнок – одна четвертая;
- двое детей – тридцать три процента;
- трое и более – половина дохода.
Важно! Соответственно 138 параграфу TK, максимальный размер вычетов из ЗП при наличии алиментов на содержание несовершеннолетнего, не может составлять семьдесят процентов от дохода сотрудника.
Произведем расчёт суммы удержания из заработной платы с учетом обязательств по содержанию одного ребенка:
44587,5 х 25% = 11146 рублей и 88 копеек.
При этом конечная сумма ЗП к выплате составляет:
44587,5 – 11146,88 = 33440 рублей и 62 копеек.
При возникновении ситуации, когда были осуществлены основные удержания и дальнейшие снятие средств соответственно исполнительному производству превышает уровень в 70% общей заработной платы работника, за ним числится должность как за плательщиком, который просрочил платеж на оставшуюся сумму.
О расчете суммы удержаний из заработной платы рассказывает Леонов Александр Владимирович, член Экспертного совета по налоговому законодательству при Комитете Государственной Думы РФ по бюджету и налогам