Систематизация и структурирование информации. Принципы исследования систем управления Виды целей организации
Цели организации - это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться трудовой коллектив.
Организация имеет всегда хотя бы одну общую цель, к достижению которой стремятся все члены трудового коллектива. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели для организации были реальными и выполнимыми.
На практике в процессе планирования руководство организацией разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Однако этот процесс не имеет односторонней направленности, так как в выработке тактических целей принимают участие все члены трудового коллектива.
Процедура совместного определения цели является главным мотивом и координирующей силой организации, так как в результате этого каждый член организации знает, к чему он должен стремиться.
Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации.
Задача организации - это предписанная работа или ее часть (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.
С технологической точки зрения задачи в организации предписываются не работнику, а должности.
В соответствии со структурой организации каждой должности предписан ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.
Технология - это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.
Задачи и технология тесно взаимосвязаны. Выполнение задачи предполагает использование конкретной технологии.
Люди (трудовые ресурсы предприятия). Это пятый и наиболее значимый элемент внутренней среды организации. Цели организации достигаются через труд людей. Это значит, что в менеджменте все внутренние элементы никогда не рассматриваются изолированно друг от друга. Изменения одного из названных элементов будут в определенной мере влиять на все остальное.
Рассмотренные характеристики и понятия относятся к формальной организации. Вместе с тем в практике управления определенную роль играют и неформальные организации.
Цель деятельности организации
Всякая предпринимательская деятельность имеет своей целью получение прибыли или, точнее, максимизацию прибыли. Поэтому поведение предприятия (фирмы) можно описать с помощью производственной функции, которая определяет нацеленность фирмы на максимизацию прибыли.Существуют два подхода к внутрифирменной эффективности:
1) деятельность фирмы описывается ее производственной функцией, так что при всех возможных комбинациях факторов производства (главным образом труда и капитала) обеспечивается максимальный выпуск продукции;
2) фирма выбирает комбинацию факторов с наименьшими издержками для каждого возможного объема выпуска продукции. Это дает возможность вывести кривые средних и предельных издержек.
Однако представление о том, что в современных условиях единственной целью деятельности фирмы является получение максимальной прибыли, было бы ошибочным.
Многообразием возможных положений отдельных фирм на рынке определяется различная нацеленность их функционирования. Это может быть желание выжить при определенном конкретном условии, предполагающем получение минимума прибыли; увеличение доли участия на рынке или захват нового рынка; повышение качества продукции и т.п.
Существуют подходы, при которых используется тезис максимизации тех или иных параметров (бихевиористские модели).
Предполагается, что фирма стремится функционировать на каком-то удовлетворительном уровне эффективности, поскольку не располагает возможностями максимизации. При описании целевой нормы эффективности предусматривается механизм, обеспечивающий достижение желаемого уровня. В этом случае осуществляется поиск решения проблем в трех формах: локальной, исследовательской и стратегической.
Локальный поиск - реакция на невыполнение тех или иных целевых установок для внутрифирменных подразделений; исследовательский поиск ведется, когда обнаруживаются новые возможности в сфере взаимодействия фирмы с «окружающей средой»; стратегический связан с прилагаемыми фирмой усилиями наилучшим образом подготовиться к использованию новых стратегических возможностей.
Конкретно сформулированная цель деятельности фирмы может включать разнообразные аспекты (хотя основным останется получение прибыли).
Примером могут служить цели международной корпорации ЗМ, а также общие тенденции развития производства в Японии. ЗМ является организацией работников и акционеров, которые соединили свои ресурсы для достижения общих целей создания товаров и услуг, для получения гарантированного дохода на вложенный капитал, для создания адекватных социальных и экономических условий жизнедеятельности общества.
В Японии многие всемирно известные фирмы придерживаются концепции, отражающей еще более широкие цели деятельности, содержащие стремление «.. .к производству продукции наивысшего качества при наименьших ценах посредством наиболее полного использования производственного потенциала в соответствии с общими интересами экономики и в целях повышения благосостояния всего общества».
Создание фирмы тесно связано с предпринимательской деятельностью, которая предполагает готовность владельца капитала или менеджера взять на себя персональный риск, с которым эта деятельность сопряжена.
Желательного максимального уменьшения риска можно добиться следующими приемами:
Диверсификацией (производство различных видов продукции и распределение капиталовложений по разнообразным видам деятельности);
- страхованием собственности;
- максимизацией информации о выбранной сфере деятельности, финансовой и экономической привлекательности предполагаемых объектов капиталовложений;
- использованием новейших технологий, товаров и услуг, обладающих научно-технической новизной;
- правильным выбором организационной формы бизнеса, которая обеспечит эффективность использования факторов производства в конкретном виде деятельности.
Система целей организации
Цели можно классифицировать по различным признакам. По уровню значимости выделяются миссия, генеральная цель, общеорганизационные и специфические цели. Рассмотрим их подробнее.Миссия отражает главное предназначение организации, смысл ее существования, принципиальные отличия от других, имидж, философию, ценности, культуру, взгляды высшего руководства на долгосрочное развитие фирмы, позиции в отношении разных социальных групп (потребителей, партнеров, персонала и др.), морально-психологический климат (объединяет и сплачивает членов организации). Она может формулироваться также и для ключевых подразделений.
Миссия формирует направление движения организации с учетом внутренних и внешних условий, обеспечивает гармонию взаимодействия организации с внешней средой, отражает то, как организация собирается выполнять свои обязательства, социальную ответственность перед обществом и своими работниками.
Она является основой постановки конкретных целей и задач, выбора стратегий в области производства товаров и услуг, завоевания рынков, внедрения новых технологий, обеспечения конкурентоспособности, прибыльности, экономического роста, распределения ресурсов, достижения устойчивости, увязки действий подразделений с развитием компании в целом.
Миссия формируется и оттачивается годами и редко меняется. На ее формулировку влияют исторические традиции фирмы, ее отличительные особенности, потенциал, конкурентные преимущества, внешняя ситуация, мнения заинтересованных лиц, взгляды высшего руководства. При изменении ситуации, круга потребителей и др. миссия должна корректироваться.
В целом миссия пытается ответить на вопросы:
– Что мы делаем и чем отличаемся от тех, кто делает то же самое?
– Кто наш потребитель и что он ожидает от нас? Какую пользу получает?
– Что обеспечивает наш бизнес?
Таким образом, миссия – это конкретное указание о том, что и в какие сроки делать. Она формулирует лишь направление движения организации с учетом ее внешних и внутренних условий (таблица ниже).
С учетом миссии формулируются стратегические и тактические цели организации, а также общие и специфические.
Примеры миссий организаций:
Отражают важнейшие направления деятельности организации, связанные с реализацией миссии и достижением главной цели (таблица ниже).
Они могут быть интегральными (направлены на решение общих задач, например, достижение устойчивости, обеспечение необходимого уровня рентабельности, прибыли, продаж, выхода на внешние рынки и т.п.) и функциональными (связаны с отдельными конкретными сторонами работы организации – финансами, маркетингом, кадровой работой и являются заданиями для соответствующих служб).
Примеры стратегических целей компаний:
Название организации |
Стратегические цели |
Предлагать наилучшие технологии для персональных компьютеров и передавать их как можно большему числу людей |
|
Ford Motor Company |
Удовлетворять своих клиентов, производя качественные легковые автомобили и грузовики, разрабатывая новые продукты, сокращая время вывода новых моделей на рынок, улучшая производительность всех своих заводов и совершенствуя процессы производства, налаживая контакты со служащими своей фирмы, а также с профсоюзами, дилерами и поставщиками |
General Electrik |
Стать самой конкурентоспособной компанией в мире и занимать первые и вторые места во всех сферах бизнеса, где работает компания |
Особенности иерархического построения целей состоят в том, что:
– цели более высокого уровня всегда имеют более широкий характер и долгосрочный интервал;
– цели более низкого уровня выступают средствами достижения целей более высокого уровня. Обычно они охватывают средне- и краткосрочный периоды и обязательно выражаются в количественных показателях, что позволяет им служить основой планов.
Как правило, организации ставят и реализуют не одну, а несколько целей, которые важны для их функционирования и развития. Наряду со стратегическими целями им приходится решать разнообразные текущие и оперативные цели. Возможная классификация целей по различным признакам представлена в таблице.
Классификация целей:
Критерии классификации |
Группы целей |
Период установления |
Стратегические, тактические, оперативные |
Экономические, организационные, технические, социальные |
|
Функциональная структура |
Маркетинговые, инновационные, производственные, кадровые, финансовые |
Внутренние, внешние |
|
Приоритетность |
Необходимые, желательные, возможные |
Измеримость |
Количественные, качественные |
Общие, частные |
Доведение цели до каждого уровня управления и их комплексная оценка требуют построения дерева целей, которое представляет собой структурное отображение распределения целей по уровням управления рассматриваемой организации и их взаимосвязи.
С помощью "дерева целей" описываются их состав, взаимосвязь, упорядоченная иерархия, для чего выполняется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам:
– общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;
– при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из условия, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;
– при формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения;
– подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимы друг из друга;
– фундамент "дерева целей" должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.
Постоянные изменения во внешней и внутренней средах приводят к тому, что цели приходится корректировать или пересматривать.
Известны три способа корректировки целей:
1) по мере накопления изменений;
2) ситуационно (в зависимости от конкретной ситуации);
3) систематически на основе тенденций, не дожидаясь серьезных изменений.
В результате в организации складывается определенная система целей, в рамках которой последние упорядочены и сбалансированы, что является условием ее эффективного развития.
Конкретные результаты, которые необходимо получить в процессе достижения целей, называют задачами, выполняемыми заранее установленным способом в оговоренные сроки. Они, таким образом, обладают количественными, пространственными и временными характеристиками. Задачи более конкретны и обладают не только качественными, но и количественными, а также временными характеристиками. Так, если цель организации сформулирована как увеличение доли продукции предприятия на рынке, то задача должна звучать более конкретно: достичь до конца будущего года доли продукции предприятия на рынке в размере 25%.
Задачи, как и цели, должны быть доведены до каждого уровня управления. Чем более четко и конкретно поставлены задачи перед исполнителями, тем больше вероятность, что эти задачи будут успешно решены.
Цели управления организацией
Управление предприятием является одной из форм производственных отношений и выражает конкретную социально-экономическую обстановку в обществе. Поэтому процессы управления рассматриваются в конкретных исторических условиях.В Гражданском Кодексе РФ дается определение предприятия как социально-экономического и имущественного комплекса, выполняющего определенную технологию.
Предприятие – это сложная динамическая система, которая независимо от формы собственности, масштаба отличается друг от друга формами связи и сложностью связи.
Каждое предприятие состоит из:
Управляющей системы – субъект;
- Управляемой системы – объект.
В целом они составляют «систему предприятия».
Каждое предприятие имеет 3 уровня управления. К субъекту относятся 1й и 2й уровни:
1й – руководящий состав,
2й – виды деятельности (маркетинг, финансы, технология, и т.д.).
К объекту относятся:
3й – цехи, участки, рабочие места.
Процесс управления представляет собой упорядоченный вид деятельности и состоит из:
1. Получения информации из внешней и внутренней среды – это любые виды деятельности, связанные со сбором, регистрацией, накоплением, агрегацией и т.д.
2. Анализ информации – это любые действия, связанные с определением пространственных фактических текущих данных с заданными параметрами (прогнозные, плановые, нормативные). Анализ информации производится с целью выявления необходимого значимого управляющего воздействия.
3. Формирование управляющего воздействия – это любые необходимые действия, связанные с определением пространственных и временных характеристик воздействия на управляемый объект с целью достижения заданного состояния.
4. Осуществление управляющих воздействий, т.е. любые необходимые действия, связанные с непосредственным привидением управляемого объекта в заданное состояние.
Процессы управления многомерны, они протекают на предприятии в целом от управления в большом промежутке времени до малого, от управления коллективом до управления человеком. Таким образом, управление предприятием реализуется как система целенаправленных воздействий в виде заданий по изготовлению продукции и оказанию услуг, определением норм расходов ресурсов, установлением правил взаимоотношений между работниками, потребителями, поставщиками.
Управленческая деятельность предприятия начинается с постановки генеральной цели – найти своего покупателя и на этом основании формулирование внутренней общей цели – эффективность деятельности предприятия. И в заключении разрабатывается система подцелей по видам деятельности и по объектам управления.
Цель управления представляет собой категорию управления, включающую в себя стратегию и тактику управления. Каждая принятая цель реализует следующую динамику: «Цель – действие – результат – новая цель».
Цель управления может быть различной. Она отражает формирование организации, ее упорядочение и стабилизацию, регулирование деятельности, поддержание порядка и организованности, перестройку и разрушение.
Выделяется 2 группы целей:
1. Сохранение и стабилизация, позволяющие поддерживать уровни потребляемых ресурсов. Проводит к результативному росту.
2. Развитие предприятия. Направлены на создание дополнительных ресурсов и достижение нового состояния, более эффективного.
В зависимости от уровня управления формируются функциональные цели аппарата управления:
1. Руководство. Управленческая цель состоит в завоевании рынка и создании конкурентоспособной продукции. Критерием оценки этой цели является выполнение стратегии.
2. По видам деятельности. Целью маркетинга является объем продаж, а критерием оценки – расширение доли рынка. Целью финансов является формирование издержек и отдача инвестиций, критерием оценки – снижение затрат и рост прибыли.
3. Персонал. Целью является организационное построение управления и подбор и расстановка квалифицированных кадров. Критерием оценки служит производительное использование трудовых ресурсов.
Производство. Цель – эффективность применяемых технологий. Критерий оценки – производительное использование материальных и трудовых ресурсов.
Цели образовательной организации
Основные цели Образовательного учреждения: воспитание, обучение и развитие детей в соответствии с их индивидуальными особенностями.Основными задачами Образовательного учреждения являются:
Охрана жизни и укрепление физического и психического здоровья детей;
обеспечение познавательно-речевого, социально-личностного, художественно-эстетического и физического развития детей;
воспитание с учетом возрастных категорий детей гражданственности, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье;
обеспечение необходимой коррекции недостатков в физическом и (или) психическом развитии детей;
взаимодействие с семьями детей для обеспечения полноценного развития детей;
оказание консультативной и методической помощи родителям (законным представителям) по вопросам воспитания, обучения и развития детей;
взаимодействие с семьей для обеспечения полноценного развития ребенка.
Образовательное учреждение осуществляет обучение, воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечивает самоопределения личности, создает условия для ее самореализации, обеспечивает охрану жизни и укрепление здоровья, создает благоприятные условия для разностороннего развития личности, в том числе возможность удовлетворения потребности воспитанника в самообразовании и получении дополнительного образования, обеспечивает присмотр, уход и оздоровление.
Основным предметом деятельности Образовательного учреждения является реализация основных, дополнительных общеобразовательных программ дошкольного образования и программ дополнительного образования детей различной направленности.
Образовательное учреждение обязано соблюдать принципы государственной политики в области образования в части раздельности светского и религиозного образования.
Основной уставной деятельностью Образовательного учреждения является реализация общеобразовательных программ дошкольного образования различной направленности. Содержание образовательного процесса в Образовательном учреждении определяется программой дошкольного образования.
Образовательное учреждение в соответствии с направленностью реализует:
Основные общеобразовательные программы дошкольного образования;
дополнительные общеобразовательные программы дошкольного образования.
Образовательное учреждение самостоятельно в выборе программ из комплекта вариативных программ, рекомендованных государственными органами управления образованием, внесении изменений в них с учетом состояния здоровья и уровня развития воспитанников, а также разработке собственных (авторских) программ в соответствии с требованиями государственного стандарта дошкольного образования.
Образовательный процесс в Образовательном учреждении регламентируется перспективными и календарными планами, разрабатываемыми Образовательным учреждением с учетом гигиенических требований к максимальной нагрузке на детей дошкольного возраста в организованных формах обучения.
Образовательные программы осваиваются в Образовательном учреждении очно, через следующие формы организации деятельности ребенка:
Занятие (специально организованная форма обучения);
- нерегламентированные виды деятельности (совместная деятельность работника).
Образовательное учреждение несет ответственность в установленном законодательством РФ порядке за:
Выполнение функций, определенных Уставом;
реализацию в полном объеме основной общеобразовательной программы дошкольного образования;
качество реализуемых образовательных программ;
соответствие применяемых форм, методов и средств организации образовательного процесса возрастным, психофизиологическим особенностям, склонностям, способностям, интересам и потребностям воспитанников;
жизнь и здоровье воспитанников и работников Образовательного учреждения во время образовательного процесса;
нарушение прав и свобод воспитанников и работников в Образовательном учреждении;
Качество целей организации
Многоплановость целей объясняется тем, что любая компания, любая экономическая система являются многоцелевыми. И сложность заключается в определении приоритетов целей.Цели компании должны обладать рядом характеристик, которые иногда называют критериями качества поставленных целей:
1. Цели должны быть конкретными и измеримыми. Выражая цели в четких измеримых формах, руководство создает базу для принятия решений и оценки (контроля) хода работ.
2. Конкретный горизонт планирования представляет другую характеристику эффективных целей. Следует не только определить, что компания хочет осуществить, но также когда должны быть достигнуты результаты. Выделяют долгосрочные (горизонт планирования более пяти лет), среднесрочные (плановый период от одного года до пяти лет), краткосрочные цели (обычно в пределах года). Долгосрочные цели имеют обычно весьма широкие рамки, но чем уже горизонт планирования, тем конкретнее должна быть выражена цель.
3. Цель должна быть достижимой. Установление целей, переоценивающих возможности компании, может привести к катастрофическим последствиям. Кроме того, установление недостижимых целей блокирует стремление работников к успеху и снижает мотивацию труда.
4. Цели должны быть гибкими и иметь пространство для их корректировки в связи с непредвиденными изменениями внешней среды и внутренних возможностей компании. Это обеспечивает реализуемость целей.
5. Множественные цели компании должны быть сопоставимыми и взаимно поддерживающими, т. е. действия и решения, направленные на достижение одной цели, не должны противоречить достижению другой. Пренебрежение этим фактором ведет к возникновению конфликтов между подразделениями.
Виды целей организации
Цели будут значимой частью процесса стратегического управления только в том случае, если высшее руководство правильно их сформулирует, а затем эффективно их институционализирует, информирует о них и стимулирует их осуществление во всей организации.1. Общие цели отражают концепции развития фирмы и разрабатываются на длительную перспективу. Они определяют основные направления программы развития фирмы, что требует точного формулирования целей и их увязки с ресурсами. Общие цели имеют типичный смысл фактически для любого предприятия.
Например:
Обеспечение оптимальной рентабельности при имеющемся наборе видов деятельности, определяемом следующими показателями: объем продаж, уровень и норма прибыли (размеры прибыли, норма прибыли на вложенный капитал или активы, отношение прибыли к , к объему продаж); темпы ежегодного прироста объема продаж и прибыли; доля на рынке, структура капитала, сумма выплаченной заработной платы, уровень качества продукции;
обеспечение устойчивости положения фирмы как цели глобальной политики по направлениям: техническая политика (расходы на исследование и разработку новых продуктов); потенциал конкурентоспособности (снижение издержек производства, усиление рыночной конкурентоспособности выпускаемых изделий, проектирование новых рынков, организация заграничной деятельности); инвестиционная политика (размеры капиталовложений и их направления, в том числе в дочерние предприятия); кадровая политика (обеспечение трудовыми ресурсами, их оплата и обучение, подготовка управляющих, технического персонала и квалифицированной рабочей силы, подготовка местных управляющих на высшие руководящие посты); решение социальных вопросов;
разработка новых направлений развития, новых видов деятельности фирмы, что предполагает: разработку структурной политики, включая диверсификацию продукции, вертикальную интеграцию, приобретения и слияния, развитие информационных систем; разработку новых видов продуктов и секторов хозяйственной деятельности.
2. Специфические цели - цели, разрабатываемые в рамках общих целей по основным видам деятельности в каждом производственном отделении фирмы и могут выражаться в количественных и качественных показателях.
Среди специфических целей центральное место занимают следующие:
Определение рентабельности по каждому отдельному подразделению, выступающему центром прибыли. Показателями рентабельности могут служить: уровень прибыли; норма прибыли; ежегодный прирост прибыли; прирост дивидендов на акцию. В зависимости от степени централизации управления цели рентабельности для каждого подразделения, выступающего центром прибыли, могут устанавливаться либо на уровне высшего звена управления, либо на уровне управляющего производственным отделением. В первом случае они определяются централизованно, но показатели по каждому подразделению дифференцируются в зависимости от конкретных условий, складывающихся для каждого из них. В высокодецентрализованных компаниях центры прибыли могут сами устанавливать уровень рентабельности по каждому продукту и подразделению. Разрабатываемые ими показатели согласовываются с высшим звеном управления и увязываются с глобальными целями фирмы;
маркетинговые цели - достижение определенного уровня продаж в абсолютном выражении или установленной доли продаж на одном или нескольких рынках или их сегментах; внедрение новых продуктов, определяемых числом или отношением ко всей выпускаемой продукции; мероприятия по улучшению системы распределения и содействия сбыту; расширение объема предоставляемых технических услуг и услуг по реализации продукции;
цели в области научных исследований и разработок - развитие новых продуктов; приспособление традиционных продуктов к требованиям конкретных рынков; повышение качество выпускаемых продуктов; совершенствование технического уровня производства;
цели по производству - установление нормативных показателей, которые обеспечивают более эффективное использование материальных ресурсов данными подразделениями; разработку различных программ по снижению издержек производства и контролю за качеством продукции, по производству новой и усовершенствованию выпускаемой продукции;
цели в области финансов - определение структуры и источников финансирования, в частности, доли собственных средств в предполагаемых капиталовложениях на плановый период; разработку конкретных форм и методов перераспределения прибылей, минимизации налогообложения.
Функции целей организации
Значимость целей для организации состоит в том, что они являются исходной точкой планирования деятельности предприятия, лежат в основе построения организационной структуры, служат базой для системы мотивирования, являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом.Функции целей:
Отражают философию предприятия, концепцию его деятельности и развития, а значит, и характер, и особенности общей и управленческой структуры;
- уменьшают неопределенность текущей деятельности предприятия и его членов;
- составляют основу критериев для выделения проблем, принятия решений, контроля и оценки результатов деятельности;
- сплачивают вокруг себя членов коллектива;
- служат оправданием необходимости и законности существования данного предприятия в глазах общественности.
Успешная реализация функций возможна при условии, когда цели отвечают требованиям, предъявленным к ним.
Цели должны быть:
Конкретными (не только качественными, но и количественными);
- реальными (формулироваться людьми уравновешенными, имеющими знания и опыт);
- гибкими (способными к трансформации и корректировке);
- признаваемыми людьми;
- проверяемыми (для оценки степени достижения);
- совместимыми друг с другом (во времени и пространстве).
Стратегия предполагает разработку обоснованных мер и планов достижения намеченных целей, в которых должны быть учтены научно-технический потенциал предприятия и его производственно-сбытовые возможности.
Цели работников организации
Обладая определенной властью, в силу своих должностных полномочий администрация организации несет конкретные обязанности в отношении персонала.Администрация обязана:
1) правильно организовать труд подчиненных, чтобы каждый работник трудился по своей специальности и квалификации, имел закрепленное за ним рабочее место, своевременно был ознакомлен с установленным заданием и обеспечен работой;
2) обеспечить исправное состояние оборудования, инструмента, оргтехники, а также нормативные запасы сырья, материалов и других ресурсов, необходимых для бесперебойной и ритмичной работы;
3) неуклонно соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда;
4) улучшать условия труда, обеспечивать надлежащее техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы, соответствующие правилам по охране труда;
5) в случаях, предусмотренных законодательством, своевременно предоставлять льготы и компенсации в связи с вредными условиями труда (сокращенный рабочий день, дополнительные отпуска, лечебно-профилактическое питание), обеспечивать работников в соответствии с действующими нормами и положениями специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты;
6) своевременно доводить до производственных подразделений, бригад и звеньев плановые задания, обеспечивать их выполнение с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
7) создавать условия для роста производительности труда путем внедрения новейших достижений науки, техники и научной организации труда;
8) осуществлять мероприятия по повышению эффективности производства, качества работы и выпускаемой продукции;
9) постоянно совершенствовать организацию оплаты труда, повышать качество нормирования труда;
10) обеспечивать материальную заинтересованность работников в результатах их личного труда и в общих итогах работы организации;
11) выдавать заработную плату в установленные сроки.
Круг обязанностей, которые выполняет каждый работник по своей специальности, квалификации или должности, определяется Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, квалификационным справочником должностей служащих, трудовым договором, должностными инструкциями и положениями, утвержденными в установленном порядке.
Основные обязанности работников организации:
1) работать добросовестно, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно исполнять распоряжения руководства организации, использовать рабочее время для производительного труда;
2) повышать производительность труда, своевременно и тщательно выполнять работы по нарядам и заданиям, нормы выработки и нормированные производственные задания, творчески относиться к порученной работе;
3) улучшать качество работы и выпускаемой продукции, соблюдать технологическую дисциплину;
4) соблюдать требования по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране;
5) эффективно использовать оборудование, оргтехнику, бережно относиться к инструментам, измерительным приборам, спецодежде, выдаваемым в пользование работникам, экономно и рационально расходовать сырье, материалы, энергию, топливо и другие материальные ресурсы;
6) содержать свое рабочее место, оборудование, приспособления, оргтехнику в чистоте и исправном состоянии, соблюдать порядок в цехе и на территории организации;
7) соблюдать установленный порядок хранения материальных ценностей и документов.
Цель организации рабочих мест
Рабочее место - первичное и основное звено производства, рациональная его организация имеет важнейшее значение во всем комплексе вопросов научной организации труда. Именно на рабочем месте происходит соединение элементов производственного процесса - средств труда, предметов труда и самого труда. На рабочем месте достигается главная цель труда - качественное, экономичное и своевременное изготовление продукции или выполнение установленного объема работы.В зависимости от типа производства, особенностей технологического процесса, характера трудовых функций, форм организации труда и других факторов определяется классификация рабочих мест. Так, по уровню механизации рабочие места делятся на автоматизированные, механизированные и рабочие места, где выполняются ручные работы. Механизированные рабочие места в свою очередь подразделяются на частично механизированные (работа у станка, механизма и т.д.) и механизированные, а автоматизированные - на полуавтоматизированные и роботизированные.
По признаку разделения труда рабочие места могут быть индивидуальными и коллективными (бригадными), по специализации - универсальными, специализированными и специальными, по количеству обслуживаемого оборудования - одностаночными и многостаночными, по степени подвижности - стационарными и передвижными. Рабочие места могут находиться в помещении, на открытом воздухе, на высоте, под землей. Работа на них может выполняться сидя, стоя или с чередованием той и другой позы.
Организация рабочего места - это система мероприятий по его оснащению средствами и предметами труда и размещению их в определенном порядке.
Организация обслуживания рабочего места означает его обеспечение средствами, предметами труда и услугами, необходимыми для осуществления трудового процесса. Основная цель организации рабочего места - достижение высококачественного и экономически эффективного выполнения производственного задания в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения передовых методов труда с наименьшими физическими усилиями, создания безопасных и благоприятных условий ведения работ. В зависимости от специфики производства на организацию рабочих мест влияют и другие факторы: соотношение элементов умственной и физической работы, степень ее ответственности. При проектировании рабочих мест должны быть также учтены освещенность, температура, влажность, давление, шум, вибрация, пылевыделение и другие санитарно-гигиенические требования к организации рабочих мест.
Необходимыми требованиями являются:
Характеристика рабочего места;
- общие требования к организации рабочего места;
- оснащение рабочего места;
- пространственная организация рабочего места и порядок размещения организационной оснастки, инструментов, материалов;
- описание организации труда на рабочем месте и рекомендуемые передовые приемы и методы труда;
- организация обслуживания рабочего места, способы и средства связи со службами обслуживания и управления;
- условия труда на рабочем месте;
- требования безопасности и охраны труда;
- нормирование труда, применяемые формы и системы оплаты труда;
- документация на рабочем месте;
- экономическая эффективность от внедрения типового проекта.
Оснащение и планировка рабочих мест - основа их организации. Элементами оснащения рабочих мест являются основное и вспомогательное оборудование, технологическая и организационная оснастка.
Вспомогательное оборудование состоит из подъемных устройств, различных транспортеров, контрольных приборов, испытательных стендов и других подсобных средств.
Технологическая оснастка включает инструментарий и техническую документацию.
К организационной оснастке относятся:
Устройства для размещения и хранения на рабочих местах технологической оснастки, заготовок, сырья, материалов, готовых изделий, отходов;
- производственная мебель;
- средства сигнализации и связи, местного освещения;
- предметы ухода за оборудованием и рабочим местом (щетки, масленки, крючки, т.п.);
- оградительные и предохранительные устройства;
- детали производственного интерьера.
Расположение средств и предметов труда определяет трудовые движения, их количественные и качественные характеристики, площадь рабочего места. Совершенствование планировки рабочего места должно быть направлено на устранение лишних и нерациональных трудовых движений, максимальное сокращение перемещения рабочего и материальных элементов трудового процесса, а, следовательно, на повышение эффективности труда и снижение утомляемости рабочего.
Методологическая основа научно обоснованной планировки рабочего места - ее соответствие эргономическим требованиям. Это достигается за счет рационального формирования рабочих зон и правильного размещения материальных элементов производства в соответствии с антропометрическими и психофизиологическими данными человека на основе обеспечения рабочему необходимого оперативного пространства, позволяющего свободно осуществлять трудовые функции. Рациональная планировка рабочего места должна предусматривать четкий порядок и постоянство в размещении инструментов и приспособлений, документации, деталей как в процессе работы, так и при их хранении и обеспечивать удобную рабочую позу, выполнение трудовых процессов с максимальной экономией движений рабочего, а также полную безопасность труда. Важным требованием является правильное использование отведенной для рабочего места производственной площади. На рабочем месте фиксируются оперативное и вспомогательное рабочие пространства. В оперативном пространстве размещается все необходимое оборудование, во вспомогательном - реже используемые средства и предметы труда. Оперативное пространство может подразделяться на рабочие зоны различной значимости. Рабочая зона - это участок трехмерного пространства, ограниченный пределами досягаемости рук в горизонтальном и вертикальном направлениях.
Большое значение имеет выбор рабочей позы, вызывающей минимальное утомление работника: "сидя", "стоя" или "сидя - стоя". Выбор осуществляется с учетом физических усилий, необходимых для выполнения работы, ее темпа и характера. Одновременно устанавливается соответствие расстановки оборудования и оснастки нормам требований безопасности и условиям труда.
Важные исходные предпосылки проектирования рациональной планировки рабочего места - его специализация в соответствии с установленной технологией и формами разделения труда; разработанные методы и приемы труда; требования безопасности и охраны труда.
При планировке рабочих мест необходимо соблюдать рациональную ширину транспортных проходов и проездов, а также правильно определять виды подъемно-транспортных средств. Основные продольные и поперечные проезды должны быть сквозными, без тупиков.
Цель организации труда
Цель организации труда состоит из двух взаимоувязанных частей:Повысить доходность предприятия или коэффициент полезного действия рабочей системы, то есть производить большее количество продукции надлежащего качества при низких расходах;
Гуманизировать труд путем снижения высокой нагрузки на работников и повышения безопасности труда.
В условиях рыночной экономики на всех уровнях управления можно выделить экономические и социально-психологические задания относительно улучшения организации труда.
Экономические задания предусматривают достижение максимальной экономии живого труда, повышение производительности, снижения расходов на производство продукции и предоставление услуг надлежащего качества.
Социально-психологические задания заключаются в создании благоприятных условий труда и повышении культурно-технического уровня работников для обеспечения высокой их работоспособности и удовольствия от работы до основных практических заданий организации труды принадлежат:
1) разработки и улучшения процессов, методов и условий труда;
2) проектирование и рационализация рабочих мест, машин, инструментов, вспомогательных средств, процессов обработки предметов труда с учетом характера трудовых процессов.
Объектами организации труда являются рабочие системы (рабочие места) или системы труда разной величины, иерархического уровня сложности.
На уровне рабочих мест предметом организации являются трудовые движения, действия, приемы (комплексы) и условия их эффективного осуществления. На уровне нескольких взаимосвязанных «организованных» рабочих мест (например, участки) предметом организации выступают процессы труда, которые связывают эту группу в единственный технологический (производственный) процесс. На уровне подразделений или предприятия в целом предметом являются производственные процессы (производства), где основной составляющей являются трудовые процессы. Организация труда непосредственно связана с рационализацией, также анализом себестоимости и стоимости процессов и изделий.
Организация труда предусматривает комплекс мероприятий, который охватывает:
Организацию трудовых процессов, рабочих мест и средств производства с ориентацией на критерии: количественный результат, качество, расходы, нагрузка на работающих, безопасность;
- организацию процесса труда в пределах нескольких рабочих мест с ориентацией на критерии: время прохождения материала, использование средств труда;
- проектирование изделия по критериям: функция, продуктивность, форма.
Структура целей организации
Под структурой организации понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого. Структура организации характеризуется наличием связей между ее элементами: горизонтальные связи носят характер согласования. Вертикальные связи - связи подчинения - возникают при наличии нескольких уровней управления. Они могут носить линейный и функциональный характер.Линейные связи означают подчинение линейным руководителям, функциональные - имеют место при подчинении по определенной группе проблем функциональному руководителю.
При разработке структуры организации необходимо:
Определить задачи организации (в соответствии с миссией и целями);
- увязать эти задачи с системой функций, полномочий и ответственности;
- организационно оформить связи по горизонтали управления, что обеспечит координацию деятельности подразделений;
- адаптировать содержание потоков информации и каналов их движения к моделям информационного обеспечения соответствующих подразделений;
- приспособить содержание потоков информации и каналов их движения к потребностям, связанным с принятием решений.
Миссия организации - это наиболее общая цель деятельности организации, предназначение, смысл существования и организации относительно внешней среды. В миссии организации заключена роль, которую она собирается играть на сцене своего бизнеса в решении социально-экономических задач общества, региона, что позволяет отличит ее от других подобных организации. Миссия это внешний образ организации, ее имидж, подчеркивающий экономическую и социальную ответственность организации перед партнерами, потребителями, обществом в целом.
Обычно обращают внимание на три основных элемента в разработке миссии:
1. Основной продукт (услуга), производимой фирмой.
2. Главный рынок для реализации товара (услуг).
3. Технологическая система производства.
Цели организации определяются после получения формулировки миссии, то есть миссия, с одной стороны, дает возможность установить, какие цели необходимо поставить, чтобы деятельность предприятия соответствовала его миссии, а с другой, "отсекает" часть возможных целей.
Важность определения целей связана с тем, что они:
Являются фундаментом для процесса управления в целом: планирования, организации, мотивации, контроля;
- определяют способы повышения эффективности работы организации.
Содержание цели включает объективное и субъективное. С одной стороны, цели отражают требования объективных законов жизни человека и общества (закон экономии времени, закон стоимости и т.п.). С другой стороны, цели являются продуктом сознания и формулируются людьми, отражая их интересы. Цель - это исходный пункт, определяющий отношения между субъектом и объектом управления. Взаимодействие субъекта и объекта управления в структуре организации характеризуется диалектикой цели, средства и результата. Цель выступает как идеальное описание результата деятельности, а сама деятельность - как процесс достижения цели. Средства достижения цели - это существующие в природе и обществе предметы или действия (для организации - ее структура и процессы), включенные в систему целенаправленной деятельности и обеспечивающие получение определенного результата.
Социальные цели организации
По стилю делового поведения персонала организации делятся на: менеджерскую, предпринимательскую, бюрократическую.Менеджерская организация предполагает такую постановку дела, когда власть и знания, полномочия и компетентность соединены, когда ответственность за решения или за уклонение от их принятия четко определена, когда персонал организации возглавляется профессионально подготовленными менеджерами, когда допускаются действия «командой» под руководством лидера.
Лидером называется лицо, наиболее влиятельное среди других индивидов группы или пользующееся наибольшим авторитетом в организации. Персонально лидер может быть выявлен с помощью метода социометрии по наибольшему количеству отданных ему положительных предпочтений опрошенных лиц, работающих с ним вместе.
Предпринимательская организация постоянно нацелена на овладение новыми рыночными сегментами и на повышение своей доли на рынке. Для достижения этого она стремится к освоению новинок техники и технологии, обновлению производства, в ней господствует поощрение инициативы и творчества - «предпринимательский дух». Это инновационный тип организации.
Бюрократическая организация являет собой консервативный тип. В ней деловая бумага обретает самоценность и «перевешивает» то дело, ради которого она оформляется, а персонал в борьбе за укрепление своих позиций нередко намеренно затрудняет коммуникацию. Одна из труднейших проблем науки об управлении заключается в предотвращении превращения крупных компаний в бю-рократические учреждения.
В зависимости от поставленных в системе целей социальные организации могут иметь: образовательную, экономическую, политическую, медицинскую, технологическую и другую направленность.
Социальные системы реализуются в виде организаций, компаний, фирм и т.д. Продукция таких организаций выступает в виде товаров, услуг, информации или знаний. В теории организации выделяют социально-политические, социально-образовательные, социально-экономические и другие виды организаций. Каждый из этих видов имеет приоритет собственных целей.
Для социально-экономических организаций главной целью является получение максимальной прибыли в интересах учредителей.
Для социально-культурных организаций основной целью является достижение эстетических целей, а получение максимальной прибыли является вторичной целью.
Для социально-образовательных организаций главной целью является удовлетворение потребностей клиентов в информации и знаниях, а получение прибыли также является вторичной целью.
Социально-экономическая организация характеризуется наличием социальных и экономических связей между работниками. К социальным связям относятся: меж-личностные, бытовые отношения; отношения по уровням управления; отношения к человеку общественных организаций. К экономическим связям относятся: материальное стимулирование и ответственность; прожиточный уровень, льготы и привилегии. Соотношение этих связей играет решающую роль при создании или диагностике организации.
Уровни целей организации
Цель – это желаемое состояние, которого стремится достичь организация. Цели имеют большое значение, потому что организации создаются с определенными намерениями, которые формализуются в виде целей. План представляет собой описание путей достижения целей и конкретизирует распределение ресурсов, графики работ, задания и прочие действия.Термин планирование вмещает в себя обе идеи: планирование подразумевает задание целей организации и определение средств для их достижения.
Процесс планирования начинается с изложения миссии, определяющей главное назначение организации, особенно для внешних аудиторий.
Миссия является базой для стратегического уровня целей и планов (уровень компании), который, в свою очередь, формирует тактический уровень (уровень подразделений) и далее оперативный уровень (уровень отделов). Миссия – это обоснование деятельности организации, т.е. описание ее ценностей, устремлений и причин появления на свет. Четко определенная миссия становится основой для всех последующих целей и планов.
Общие заявления, описывающие, где организации хотят оказаться в будущем, называются стратегическими целями. Они в большей мере имеют отношение к организации в целом. Чем к ее отдельным подразделениям. Стратегические цели часто называют официальными целями, потому что они сообщают о том, чего намерена добиться организация.
Стратегический план намечает этапы действий, которые собирается осуществить компания для достижения своих стратегических целей. Он представляет собой документ, определяющий, какие действия нужно предпринять и каким образом распределить имеющиеся денежные средства, человеческие и производственные ресурсы, чтобы добиться осуществления стратегических целей компании. Стратегическое планирование обычно носит долгосрочный характер и может намечать действия организации на несколько лет вперед. Назначение стратегического плана в том, чтобы реализовать стратегические цели организации на практике в течение заданного периода времени.
Топ-менеджеры обычно отвечают за разработку стратегических целей и планов, отражающих основные идеи относительно эффективности и производительности организации. За разработку тактических целей и планов отвечают менеджеры среднего уровня: руководители подразделений и функциональных единиц.
Руководитель подразделения составляет тактические планы, сконцентрированные на тех основных действиях, которые должно выполнять подразделение для реализации своей части стратегического плана, разработанного топ-менеджментом. Оперативными планами определяются конкретные процедуры или процессы, необходимые на самых нижних уровнях организации, т.е. отделов и работников.
Управление по целям – это метод планирования, предусматривающий определение менеджерами и сотрудниками целей для каждого отдела, проекта и работника, используемых для последующего мониторинга результатов работы организации.
Эффективный процесс управления по целям состоит из следующих этапов:
1. Постановка целей. Этот этап является самым трудным. Постановка целей требует вовлечения сотрудников всех уровней и умения не ограничиваться только рассмотрением повседневных операций для получения ответа на вопрос «Чего мы пытаемся достичь». Цель должна быть конкретной и реальной, устанавливать сроки достижения результата, а также распределять ответственность.
2. Разработка планов действий. План действий определяет конкретные шаги, необходимые для достижения заявленных целей. Такие планы составляются как для отделов, так и для работников.
3. Контроль продвижения к целям. Периодический анализ достигнутого прогресса необходим для контроля соблюдения плана. В том случае, если в результате контроля выясняется, что цель не может быть достигнута в результате выполнения текущего плана, план может быть скорректирован.
4. Оценка общих результатов работы. Заключительный этап управления по целям предусматривает тщательную оценку соответствия результатов работы сотрудников и отделов их годовым целям.
Формирование целей организации
Технология формирования целей организации осуществляется в следующем порядке:1. Формирование качественных целей.
2. Оценка (ранжирование) качественных целей.
3. Построение дерева целей.
4. Построение количественных целей.
5. Оценка степени прогресса в достижении целей.
Рассмотрим подробнее эти этапы:
Этап 1. Формирование качественных целей. Формирование качественных целей осуществляется в две стадии. Вначале формируются качественные цели, вытекающие из положения данной организации в общей иерархии и законодательных актов, регламентирующих ее деятельность, а затем выбираются граничные качественные характеристики цели. Формулировка цели должна быть предельно четкой и допустима только в повелительном наклонении.
Пример:
Цель 1. Провести исследование рынка.
Цель 2. Изготовить изделие «А».
Цель 3. Обеспечить изделию «А» устойчивое конкурентное преимущество.
Этап 2. Оценка (ранжирование) качественных целей функционирования организации. Ранжирование осуществляется для обоснования выбора целей функционирования, положенных в основу дальнейшего проектирования организации. Поскольку все реальные организации многоуровневые, ранжирование целей должно осуществляться на всех выбранных уровнях управления.
Множество целей вытекает из глобальных целей функционирования, которые в свою очередь регламентируются решениями вышестоящих организаций, постановлениями, положением организации.
Ранжирование целей функционирования имеет принципиальное значение для решения проблем проектирования организационных систем по следующим причинам:
Все реальные организации по своей природе многоцелевые;
периоды действия целей функционирования различны, следовательно, при проектировании организации необходимо исходить из целей, период действия которых сопоставим с периодом проектирования организации, в противном случае процесс проектирования становится непрерывным;
число целей функционирования должно быть по возможности ограниченным.
Проблема ранжирования целей функционирования в силу важности ее для организационного проектирования должна быть решена достаточно корректно и требует применения наиболее объективных методов.
В настоящее время не существует аналитических или расчетных методов, позволяющих решать эту задачу однозначно. Решение такого класса задач возможно только на основе использования экспертных методов, теория которых разработана весьма подробно. Ранжирование с помощью экспертных методов требует применения специальной методики и может быть осуществлено в несколько этапов.
На первом, подготовительном, этапе формируются экспертные группы на выбранных уровнях управления и подготавливается вся документация, необходимая для проведения ранжирования.
На втором, организационном, этапе обрабатываются результаты оценки целей функционирования. На этом этапе должны быть выполнены все необходимые расчеты для сопоставления целей функционирования, определения компетенции экспертов и степени согласованности.
На третьем, заключительном, этапе проводится обработка результатов экспертизы, в результате чего формируется набор целей функционирования на данном уровне управления.
Если ранжирование оценки исследователем не принимается в силу ряда причин, вытекающих из объективных условий или теории экспертных оценок, оно должно быть повторено до получения приемлемого результата. При ранжировании целей следует обратить особое внимание на формирование групп экспертов для каждого выбранного уровня управления. Важное значение также имеет определение числа экспертов в группе для обеспечения достоверности при минимальных или ограниченных затратах на экспертизу.
В теории экспертных оценок для описания экспертов применяются следующие характеристики: компетентность, креативность, отношение к экспертизе, конформизм, аналитичность, широта и конструктивность мышления, самокритичность, коллективизм.
Компетентность эксперта - это уровень его квалификации в определенной области знаний. Компетентность может быть определена на основе опыта эксперта в данной области, его квалификации как специалиста, степени его знакомства с научными достижениями в исследуемой области и т.д.
Креативность эксперта - это его способность решать творческие задачи.
Отношение к экспертизе - важная характеристика эксперта, предопределяющая его активное или пассивное участие в экспертизе.
Самокритичность эксперта - это, прежде всего самооценка своей компетентности.
Аналитичность, широта и конструктивность мышления, свойство коллективизма - также важные характеристики эксперта.
Даже приведенные краткие определения характеристик экспертов показывают, что количественные оценки этих характеристик значительно затруднены, а в ряде случаев совсем невозможны.
Наиболее важной из указанных характеристик является компетентность экспертов, поскольку именно она в значительной степени определяет достоверность экспертных оценок. Поэтому проблеме определения компетентности экспертов следует уделять особое внимание. В частности, оценивать компетентность экспертов можно по ученой степени и занимаемой должности, при этом минимальную компетентность (1 балл) имеет ведущий инженер (специалист без степени), а максимальную - академик, член-корреспондент, занимающий должность директора или его заместителя (12 баллов).
Имеются предложения при оценке компетентности эксперта учитывать количество публикаций, количество ссылок на публикации, однако и в этом случае количественная оценка эксперта весьма затруднительна и трудоемка.
Этап 3. Построение дерева целей. Доведение целей до каждого уровня управления и их комплексная оценка требуют построения дерева целей. Дерево целей представляет собой структурное отображение распределения целей по уровням управления рассматриваемой организации и их взаимосвязи.
Такое дерево целей строится для каждого уровня управления, а затем производится «сшивание» дерева целей каждого уровня в общее дерево целей организации.
Этап 4. Построение количественных целей. Этот наиболее важный этап для управления, прежде всего потому, что количественные цели определяют выбор методов управления организацией, которые в свою очередь допускают применение математических методов, а, следовательно, и компьютерной техники. Количественная цель функционирования ориентирует организацию на достижение определенных показателей и является конкретизацией качественной цели.
Этап 5. Оценка степени прогресса в достижении целей. Как указывалось выше, организация считается добившейся успеха, если она реализовала поставленную цель. Следовательно, на этом этапе в каждый момент времени необходимо фиксировать состояние объекта управления, причем как критическое, и каждый раз принимать корректирующее управленческое решение. Здесь необходим регулярный анализ внешней и внутренней среды организации, в частности, совокупности таких факторов, как социальное поведение коллектива, и др. Степень влияния этих факторов на достижение целей организации, а также на выбор критериев их достижения очень велика и требует внимательного наблюдения за всеми сторонами деятельности объекта управления.
Таким образом, главная задача, которая должна быть решена на основе формирования целей организации, заключается в создании такой организационной структуры управления, при которой затраты на основную деятельность, в том числе на изготовление новой продукции, внедрение новых процессов, давали бы максимум эффективности при тех ресурсах, которыми она располагает. Отсюда вытекают и направления в стратегии развития фирмы и ее тактические задачи.
Анализ целей организации
Организационные системы представляют собой системы, обеспечивающие функционирование коллектива людей для достижения определенных целей. В самом определении организационной системы заложен целенаправленный характер её функционирования.Развитие методологии анализа целей направлено на исследование ряда взаимосвязанных проблем. Так, ведется изучение закономерностей целеобразования в организационных системах, его свойств, характеристик и т.д. Разрабатываются методы и процедуры (как правило, с элементами эвристики) описания и анализа целей. Ряд методов направлен на выявление и обработку субъективной экспертной информации о целях организационных систем. В последние годы методы формирования и анализа целей были расширены за счет привлечения возможностей и средств машинной имитации.
В процессе анализа целей организационных систем был предложен целый ряд принципов и условий их классификации. Так, можно разделять их на общие и частные, внутренние и внешние, количественные и качественные и т.д.
Цели различаются по уровням иерархии. Цели низлежащего уровня выступают в качестве средств достижения целей следующего, более высокого уровня. Следовательно, при формировании комплекса целей организационной системы может осуществляться их декомпозиция.
В организационных системах существуют состязательность и взаимодополняемость целей.
Важен временной аспект целей, при этом используется «траекторная» и «точечная» их формулировка. При описании стратегических долгосрочных целей высшего уровня используется «траекторная» формулировка, поскольку эти цели задают лишь спектр возможных траекторий, продвижение по которым понимается как реализация данной цели. Они задаются в качественном виде, определяющем общее направление развития. Их конкретизация по времени и количественным характеристикам может осуществляться с помощью «точечной» формулировки на основе использования целевых нормативов.
Формирование целей организационной системы должно основываться на использовании всей накопленной объективной и субъективной информации. Объективная информация об организации существует в виде директивных документов, определяющих её цели и критерии (в содержательном или даже количественном виде, в виде целевых нормативов, планов, управляющих параметров, норм и т.д.) и задающих способы, которые обеспечивают реализацию этих целей. Субъективная информация определяется индивидуальным и коллективным знанием, опытом и интуицией руководства организации, приобретенным в результате наблюдения и участия в процессе функционирования системы. Она проявляется в виде различных систем предпочтения отдельных людей, служб и организаций. Эти предпочтения часто систематизированы не полностью, разрозненно. Установит их априори часто не представляется возможным. Кроме того, предпочтения неизбежно изменяются во времени и в процессе получения информации и демонстрирует определенную устойчивость лишь в среднем.
Формирование целей организации – своеобразный итерационный адаптивный механизм. В результате повторения процесса их формирования, наблюдения за результатами функционирования системы снимается целый ряд неопределенностей устанавливается более ясное, согласованное понимание.
Необходимость адаптивной подстройки процесса формирования целей и критериев системы управления обусловлено ещё и тем, что в процессе функционирования организации могут меняться внешние условия, в существенной мере оказывающие влияние на их формирование.
Современная методология выделения, описания и анализа целей основывается на использовании методов декомпозиции (расчленения), включающих элементы эвристики, использующих дедуктивные и индуктивные способы человеческого мышления и реализуемых с участие экспертов.
Методика системного анализа, процесс формирования целей укрупнено представляется тремя этапами:
Анализ исходной информации. Анализу подлежат, нормативные документы, различные государственные программы, дынные о территории, схемы развития и размещения производительных сил, мировой и отечественный опыт и т.д.;
- Написание сценария. Сценарий представляется как инструмент упорядоченности нашего представления о будущем. Систематизация черт этого будущего в едином документе. Систематизация черт этого будущего в едином документе.
Сценарий как модель содержит два важных аспекта:
А) описание существующих позитивных и негативных тенденций, т.е. разрабатывается модель современного состояния;
б) разрабатывается модель будущего состояния. Это анализ тенденций будущего в зависимости от ситуаций которые могут возникнуть и оказать влияние на развитие системы. Общесистемные цели задаются в качественном виде и определяются какими видами деятельности будет заниматься организация.
Рассматриваются два варианта представления о будущем:
1. Опорное представление, на основе экстраполяции и факторного анализа;
2. Целевое представление. То есть, то чего хочет добиться компания в будущем. При этом целевое отношение рассматривается в трех аспектах: писсемистическом, реалистическом и оптимистическом.
Задача сценария состоит в анализе всевозможных ситуаций, выборе наиболее вероятного состояния и путей его достижения.
Декомпозиция целей. Основываясь на главных свойствах целей, развертываемости и подчиненности, конечная цель раскладывается на составляющие подцели, таким образом, чтобы конъюнкция этих подцелей определялась в конечную цель. Инструментом с помощью которого осуществляется систематизация целей является модель – «дерево целей».
Цели государственных организаций
Основной наиболее общей целью создания и деятельности всех государственных учреждений, как видно из анализа уставов конкретных федеральных государственных учреждений, является обеспечение реализации в пределах предоставленной им компетенции государственной политики в соответствующей сфере функционирования государства и общества из числа названных выше.Целью же реализации государственной политики является, в конечном счете, удовлетворение и защита государственных и общественных некоммерческих интересов.
Федеральная государственная политика в соответствующей сфере жизни государства и общества определяется Правительством РФ и федеральными министерствами, а ее реализация осуществляется иными федеральными органами исполнительной власти, в частности федеральными службами и федеральными агентствами, а также подведомственными федеральным органам исполнительной власти государственными учреждениями.
Необходимость создания государственных учреждений в некоторых сферах жизни государства и общества обусловливается тем, что органы исполнительной власти, функционирующие в этих сферах, не способны в полной мере, до конца реализовать государственную политику в этих сферах.
Они, в частности, не имеют возможности непосредственно управлять финансовыми ресурсами и имуществом и оказывать определенные государственные услуги в соответствующих сферах, организовывать работу конкретных объектов экономической, социально-культурной, военной и правоохранительной инфраструктуры.
Например, федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие государственное регулирование в таких областях, как образование, культура, здравоохранение, не способны оказывать гражданам соответствующие бесплатные и платные государственные услуги в этих областях, не имеют возможности непосредственно взаимодействовать с населением.
Такие услуги могут быть оказаны только соответствующими государственными образовательными учреждениями, учреждениями культуры и здравоохранения.
Цели анализа организации
Финансовый анализ организации - это расчет, интерпретация и оценка комплекса финансовых показателей, характеризующих различные стороны деятельности организации. Финансовый анализ включает анализ физических показателей производства и исследование непосредственно денежных потоков организации, которые базируются на её стоимости. Тем не менее, лишь сочетание этих двух составляющих способно дать реальную оценку состояния организации. Недооценка роли финансового анализа, ошибки в планах и управленческих действиях в современных условиях приносят значительные потери. Такие потери можно своевременно заметить и предотвратить, регулярно анализируя деятельность организации. Обеспечение эффективного функционирования и развития организации требует экономически грамотного управления его деятельностью, которое во многом определяется умением ее анализировать.Основной целью финансового анализа является получение небольшого числа ключевых (наиболее информативных) параметров, дающих объективную и точную картину финансового состояния организации, его прибылей и убытков, изменений в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами, при этом аналитика и управляющего (менеджера) может интересовать как текущее финансовое состояние организации, так и его проекция на ближайшую или более отдаленную перспективу, т.е. ожидаемые параметры финансового состояния.
Цели анализа достигаются в результате решения определенного взаимосвязанного набора аналитических задач. Аналитическая задача представляет собой конкретизацию целей анализа с учетом организационных, информационных, технических и методических возможностей проведения анализа. Основным фактором, в конечном счете, является объем и качество исходной информации. При этом надо иметь в виду, что периодическая бухгалтерская или финансовая отчетность организации – это лишь "сырая информация", подготовленная в ходе выполнения на организации учетных процедур.
Как правило, задачи, направленные на корректировку финансовой политики организации, ставятся руководством (менеджерами, собственниками). В этом случае можно сказать, что результаты финансового анализа предназначены для внутренних пользователей; они должны помочь определить наиболее эффективные пути улучшения (стабилизации) финансового положения организации.
Результатом проведения анализа для внутреннего пользователя является комплекс управленческих решений - сочетание различных мер, направленных на оптимизацию состояния организации, который пересматривается под влиянием изменений макро- и микроэкономической среды.
Экономической наукой разработаны методики, позволяющие с помощью системы относительных показателей, вычисляемых на основе данных финансовой отчетности, быстро и достаточно точно составить представление о финансовом положении организации. Изучая динамику изменения этих показателей, можно определить тенденции развития собственной организации или ее партнера и принимать выверенные управленческие решения.
Содержание и формы бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, других отчетов и приложений изучаются последовательно от одного отчетного периода к другому. В бухгалтерской отчетности данные приводятся минимум за два года - отчетный и предшествующий отчетному. При несопоставимости с данными за отчетный период они подлежат корректировке, исходя из правил, установленных нормативными актами. Данные, подвергшиеся корректировке, обязательно отражаются в пояснительной записке вместе с указанием причин, вызвавших эту корректировку. Составные части финансовых отчетов взаимосвязаны, так как они отражают различные аспекты одних и тех же фактов хозяйственной жизни. Хотя каждый отчет представляет информацию, которая отличается от других отчетов, ни один из них не служит только одной цели и не дает всю информацию, необходимую для решения конкретных задач управления.
Основными пользователями такой информации являются:
Инвесторы, вкладывающие в организацию свой капитал с определенной долей риска в целях получения дохода на него;
- кредиторы, временно предоставляющие организации заем в обмен на некоторый заранее установленный доход, и заинтересованные в информации, позволяющие им определить, будут ли своевременно осуществлены выплаты по кредиту;
- менеджеры организации, поскольку финансовая информация позволяет сделать наиболее достоверную оценку эффективности управления;
- работники организации, заинтересованные в получении информации о способности организации своевременно выплачивать зарплату, производить пенсионные и прочие выплаты;
- поставщики, заинтересованные в информации, позволяющей им определить, будут ли своевременно выплачены полагающиеся им суммы;
- потребители (клиенты организации), заинтересованные в стабильности поставок, как следствие финансовой состоятельности организации;
- общественные и государственные организации, поскольку от успешного функционирования организации зависит благосостояние экономической инфраструктуры региона.
Принимая экономические решения, инвесторы, кредиторы и другие заинтересованные пользователи анализируют широкий спектр экономической информации об организации как финансового, так и нефинансового характера. В этом огромном массиве информации, который создается организацией, ключевое значение имеет публичная бухгалтерская (финансовая) отчетность, ядром которой является бухгалтерский баланс.
Бухгалтерская (финансовая) отчетность - это совокупность форм отчетности, составленных на основе данных финансового учета с целью предоставления внешним и внутренним пользователям обобщенной информации о финансовом положении организации в форме, удобной и понятной для принятия этими пользователями определенных деловых решений.
Бухгалтерская отчетность организации (кроме бюджетных, страховых организаций и банков) включает:
Бухгалтерский баланс (ф. 1);
- отчет о прибылях и убытках (ф. 2);
- отчет об изменениях капитала (ф. З);
- отчет о движении денежных средств (ф.4);
- приложения к бухгалтерскому балансу (ф.5);
- пояснительную записку;
- аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральным законом подлежит обязательному аудиту.
Оценка финансовой деятельности предприятия осуществляется на основе бухгалтерской отчетности.
Дедуктивный метод (изучение от общего к частному) является основным при чтении (анализе) финансовых отчетов. Он должен применяться многократно. В ходе такого анализа как бы воспроизводится историческая и логическая последовательность хозяйственных факторов и событий, направленность и сила влияния их на результаты деятельности.
Практика финансового анализа выработала следующие шесть основных правил чтения (методику анализа) финансовых отчетов:
Правило 1. Горизонтальный анализ - сравнение каждой позиции отчетности с предыдущим периодом;
Правило 2. Вертикальный анализ - определение структуры итоговых финансовых показателей с выявлением влияния каждой позиции отчетности на результат в целом;
Правило 3. Трендовый анализ - сравнение каждой позиции отчетности с рядом предшествующих периодов и определение тренда, т.е. основной тенденции динамики показателя, очищенной от случайных влияний и индивидуальных особенностей отдельных периодов. С помощью тренда формируют возможные значения показателей в будущем, и, следовательно, ведется перспективный прогнозный анализ;
Правило 4. Анализ относительных показателей - расчет отношений между отдельными позициями отчета или позициями разных форм отчетности, определение взаимосвязей показателей;
Правило 5. Сравнительный анализ - анализ, который включает как межхозяйственный анализ показателей данной фирмы с показателями конкурентов, со среднеотраслевыми и средними хозяйственными данными, так и внутрихозяйственный анализ сводных показателей отчетности по отдельным показателям фирмы, дочерних фирм, подразделений и пр.;
Правило 6. Факторный анализ - анализ влияния отдельных факторов на результативный показатель с помощью детерминированных или стохастических приемов исследования. Причем факторный анализ может быть как прямым, когда результативный показатель дробят на составные части, так и обратным (синтез), когда его отдельные элементы соединяют в общий результативный показатель.
Финансовый анализ является частью общего, полного анализа хозяйственной деятельности, который состоит из двух тесно взаимосвязанных разделов:
Финансового анализа;
управленческого (производственного) анализа.
Финансовый анализ подразделяется на внешний и внутренний.
Особенностями внешнего финансового анализа являются:
Множественность субъектов анализа, пользователей информации о деятельности предприятия;
разнообразие целей и интересов субъектов анализа;
наличие типовых методик анализа, стандартов учета и отчетности;
ориентация анализа только на публичную, внешнюю отчетность предприятия;
ограниченность задач анализа как следствие предыдущего фактора;
максимальная открытость результатов анализа для пользователей информации о деятельности предприятия.
Финансовый анализ, основывающийся на данных только бухгалтерской отчетности, приобретает характер внешнего анализа, проводимого за пределами предприятия его заинтересованными контрагентами, собственниками или государственными органами. Этот анализ не позволяет раскрыть всех секретов успеха фирмы.
Основное содержание внешнего финансового анализа, осуществляемого партнерами предприятия, по данным публичной финансовой отчетности, составляют:
Анализ абсолютных показателей прибыли;
анализ относительных показателей рентабельности;
анализ финансового состояния, рыночной устойчивости, ликвидности баланса, платежеспособности предприятия;
анализ эффективности использования заемного капитала;
экономическая диагностика финансового состояния предприятия и рейтинговая оценка эмитентов.
Существует многообразная экономическая информация о деятельности предприятий и множество способов анализа этой деятельности. Финансовый анализ по данным финансовой отчетности называют классическим способом анализа.
Внутренний (внутрихозяйственный) финансовый анализ использует в качестве источника информации данные бухгалтерского учета, данные о технической подготовке производства, нормативную и плановую информацию и др.
Основное содержание внутрихозяйственного финансового анализа может быть дополнено и другими аспектами, имеющими значение для оптимизации управления:
Анализ эффективности авансирования капитала,
анализ взаимосвязи издержек, оборота и прибыли.
В системе управленческого (производственного) анализа появляется возможность проведения комплексного экономического анализа и оценки эффективности хозяйственной деятельности за счет привлечения данных управленческого производственного учета.
Особенностями управленческого анализа являются:
Ориентация результатов анализа на свое руководство;
использование всех источников информации для анализа;
отсутствие регламентации анализа со стороны;
комплектность анализа, изучение всех сторон деятельности предприятия;
интеграция учета, анализа, планирования и принятия решения;
максимальная закрытость результатов анализа в целях сохранения коммерческой тайны.
Основной целью анализа финансовых результатов является выявление факторов, вызывающих уменьшение финансовых результатов, то есть снижение прибыли и рентабельности.
Анализ финансовых результатов предполагает решение следующих задач:
Анализ состава и динамики прибыли;
- анализ финансовых результатов от обычных видов деятельности;
- анализ уровня среднереализационных цен;
- анализ финансовых результатов от прочих видов деятельности;
- анализ распределения и использования прибыли;
- анализ рентабельности деятельности организации.
Внутренняя цель организации
Внутренняя цель организации заключает в себе потенциал, который дает ей возможность функционировать, а, следовательно, существовать, выживать и развиваться в определенном промежутке времени. Но эта среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.Внутренняя среда организации представляет собой сочетание следующих составляющих:
– цели и задачи организации;
– структура организации (например, «снабжение – производство – финансы – отдел кадров – сбыт продукции»);
– внутриорганизационные процессы (управленческая структура);
– технология (производственные технологические процессы, уровень автоматизации);
– кадры (разделение труда);
– организационная культура (коммуникации).
Кроме того, менеджмент осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации. Рассмотрим составляющие внутренней среды организации более подробно.
Цели и задачи организации зависят от разных обстоятельств. Это могут быть: реализация товаров и получение прибыли; производство товаров и повышение производительности труда; подготовка специалистов разных специальностей и повышение научного уровня образования и т.п. От целей организации зависит ее структура.
Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между ними и объединение подразделений в единое целое. Это внутренняя переменная показывает взаимодействие уровней управления и функциональных областей организации. В зависимости от конкретных условий и обстановки, материальных, финансовых и кадровых возможностей руководство организации перестаивает ее для более эффективного достижения целей и решения конкретных задач.
В общегосударственном масштабе сформировалась организационная структура, разделяющая единый хозяйственный комплекс на отдельные крупные функциональные части: отрасли промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и т.д. Внутри отраслей также имеет место разделение. Например, в промышленности – добывающая и обрабатывающая, в свою очередь каждая из этих крупных организаций разделяется на еще более мелкие структуры (машиностроение, химическая промышленность, растениеводство, животноводство, пищевая промышленность и т.д.) вплоть до отдельных предприятий.
На любом отдельно взятом предприятии также имеется своя функциональная структура, состоящая, как правило, из конкретных отделов и производств, например, цех, отдел НИОКР, отдел сбыта, отдел по безопасности труда и охране природы и т.п. Эта структура представляет собой системную взаимосвязь между функциональными подразделениями и уровнями управления, призванную обеспечить достижение целей организации наиболее эффективными способами. Функциональными подразделениями являются разнообразные виды работ, выполняемых организацией.
Исходным в построении структуры является проектирование работы. В организации может быть принята система автономных работ, могут быть взяты за основу конвейерная, модульная или бригадная формы работы. Проектирование работы зависит также от таких факторов, как квалификация исполнителей работы; наличие обратной связи с конечными результатами; необходимость дополнительного обучения работников и т.п.
Следующим шагом в формировании структуры организации является выделение структурных подразделений, иерархически увязанных и находящихся в постоянном производственном взаимодействии. Определяются организационные размеры структурных подразделений, их права и обязанности, система взаимодействия и информационного обмена. Перед подразделениями ставятся определенные задачи, и они наделяются необходимыми ресурсами.
Внутриорганизационные процессы, формируемые и направляемые менеджментом, включают в себя четыре основных процесса:
– управление;
– координацию;
– принятие решений;
– коммуникации.
Во внутриорганизационной жизни управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения ею своих целей. Уровни управления связаны с разделением труда в организации. К возникновению уровней организации привела необходимость координации работы, распределяемой между работниками.
Для координации менеджмент может сформировать в организации два типа процедур:
– непосредственное руководство действиями в виде приказов, распоряжений и предложений;
– координация действий посредством создания системы норм и правил, касающихся деятельности организации.
Процедуры и нормы принятия решений по-разному формируются в различных организациях. Они могут осуществляться «снизу вверх» только на верхнем уровне или же может быть применена система «делегирования права принятия решения на нижние уровни организации».
Существующие в организации нормы и формы коммуникации могут оказывать большое влияние на климат внутри этой организации. Коммуникации могут осуществляться в письменной, устной или смешанной формах. Важной характеристикой коммуникаций является наличие ограничений на них. Все аспекты коммуникационных процессов находятся под влиянием управления и составляют предмет заботы руководства организации в том случае, если оно стремится к созданию наилучшей атмосферы внутри организации.
Технология. Под технологией сегодня подразумевают многое: прежде всего, это конкретный процесс изготовления продукции. Это также и совокупность способов, методов и приемов преобразования исходного материала в полезную вещь, услугу, информацию. Это и метод решения задач предприятия, способ ведения предпринимательской деятельности. Технология является предметом самого пристального внимания со стороны менеджмента. Управление должно решать вопросы технологий и осуществления их наиболее эффективного использования.
На любом предприятии всегда существуют проблемы с внедрением новейшей техники и технологий. Техника, особенно в настоящее время, быстро морально устаревает. Научно-технический прогресс постоянно предлагает какое-то новое оборудование, новые технологии для улучшения и ускорения производственных процессов, а применять эти технические новшества зачастую опасно – нужно быть точно уверенным в том, что в данных условиях максимальный эффект будет достигнут при применении именно этой техники и технологии, а не какой-либо другой. Причем, любое нововведение должно в обязательном порядке обосновываться экономически, то есть рассчитываются ожидаемая прибыль, срок окупаемости и т.д. В самом начале внедрения инновации может получиться и отрицательный результат.
Кадры являются основой любой организации. Организация живет и функционирует только потому, что в ней есть люди. Люди создают продукт организации, формируют ее культуру и внутренний климат, осуществляют коммуникации и управление, то есть от них зависит то, чем является организация. Поэтому люди являются для менеджмента «предметом номер один». Менеджмент формирует кадры, устанавливает систему взаимоотношений между ними, способствует их обучению и продвижению по работе. Люди, работающие в организации, сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение и т.д. Все эти отличия могут оказать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельно взятого работника, так и на действия остальных членов организации, на результат работы в целом. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий.
Разделение труда по специализированным линиям применяется во всех крупных организациях.
Различают два вида специализированного разделения труда:
– горизонтальное – между взаимосвязанными функциональными подразделениями, не подчиненными друг другу, но принимающими участие в изготовлении конечного продукта на различных стадиях и производственных этапах;
– вертикальное – управленческая иерархия, т.е. формальная подчиненность сотрудников сверху вниз, от руководителя к исполнителю.
Организационная культура, являясь всеобъемлющей составляющей организации, оказывает сильное влияние как на ее внутреннюю жизнь, так и на ее положение во внешней среде. Организационная культура складывается из устойчивых норм, представлений, принципов и верований относительно того, как данная организация должна и может реагировать на внешние воздействия, как следует вести себя в организации, каков смысл функционирования организации и т.п. (часто выражается лозунгами). Носители организационной культуры – люди, но вырабатывается она и формируется в значительной мере менеджментом и, в частности, высшим руководством.
Состояние организации не является чем-то постоянным, изменения ее внутреннего содержания происходят под влиянием времени и в результате управленческих действий людей. В каждый определенный момент времени внутренний фактор организации есть нечто «данное», что можно изменить достижением поставленных целей.
В бывшем СССР структуры организаций создавались на многие годы, подолгу не менялись, поскольку организации функционировали в стабильной внешней среде, регулируемой Госпланом и исключающей конкуренцию. Пересмотр структур аппаратов управления хоть и имел место в советские времена, инициировался сверху под руководством министров и преследовал определенные цели, например, удешевление аппарата управления, получение экономии за счет искусственного создания производственных объединений.
Разработка целей организации
Основными компонентами стратегического планирования выступают цели, указания для принятия решений и основные этапы процесса планирования. Первым и, вероятно, главным плановым решением является выбор целей для организации - ее миссии и конкретных мер, обеспечивающих ее выполнение.Современное общество - организованное общество. Идея организации появилась у людей из понимания факта, что человек в одиночку не способен удовлетворить все свои потребности и желания. Само появление организаций связывается с наличием у людей общих целей, что превращает управление организацией в целенаправленную деятельность. Если нет целей в организации, то и нет управления ею.
Люди определяют цель с чем-то, увязанным во времени и измеряемом в смысле состояния. Отсюда, цель представляет собой описание будущего состояния объекта управления, в нашем случае, - организации.
Цель - один из элементов поведения и сознательной деятельности человека, характеризуемый предвосхищением в мышлении результата деятельности и пути его реализации с помощью определенных средств. Цель выступает как способ интеграции различных действий человека, а для организации - действий различных людей, в некоторую упорядоченность или систему. Цель - исходный пункт, определяющий отношения между субъектом и объектом управления.
Цель выступает как идеальное описание результата деятельности, а сама деятельность - как процесс достижения цели. Переход от цели к результату не является непосредственным. Не сформулированные человеком цели как таковые приводят к конкретному результату, а процесс их достижения с помощью определенных материальных средств.
Средства достижения цели - это существующие в природе и обществе предметы или действия (для организации - ее структура и процессы), включенные в систему целенаправленной деятельности и обеспечивающие получение определенного результата. Взаимоотношения цели и средства носят характер двусторонней предопределенности. Аристотель говорил, что «не цель бывает предметом решения, а средства к цели...».
В управленческой практике очень важно отделять цель от средства. Обычно в организации то, что является целью объекта управления (нижестоящего подразделения), для субъекта - средство достижения его цели.
Миссией обычно называют очень большую цель, вызывающую у членов организации состояние устремленности к чему-то. Формулирование миссии - есть ни что иное, как ответ на вопрос: почему организация (или человек) делает то, что она (или он) делает? Однако это нечто большее, чем определение роли организации. Миссия - есть удовлетворение членов общества, их потребностей в том или ином товаре или услуге. Если нет потребителя или потребители более не нуждаются в продукте или услуге компании, она вскоре перестает существовать. Компания, теряющая видение миссии, рискует потерять своих потребителей. Миссия информирует членов организации, что ожидает общество от организации и что организация ожидает от своих членов.
На основе миссии формулируются долгосрочные (более 1 года) цели организации или качественные результаты, которые не будут достигнуты и за пределами планового периода, но к которым организация собирается приблизиться в рамках этого периода. Эти цели указывают на то, что организация хочет получить и чего достичь в будущем.
В рассматриваемом контексте стратегия - это способ или средство достижения долгосрочных целей. Стратегия отвечает на вопрос о том, какие у организации есть альтернативные варианты использования имеющихся ресурсов и возможностей для достижения поставленных целей.
Краткосрочные цели (обычно в пределах 1 года), задания или задачи, представляют собой результаты, которые предполагается получить в пределах планового периода. Они являются этапами, из которых складываются долгосрочные цели и формулируют задачи, которые конкретно надо решить в плановый период?
Заключительным в данной цепочке является термин «политика». Политика также как и стратегия, относится к категории средств достижения краткосрочных целей или поставленных задач. Политика включает правила и процедуры, устанавливаемые в организации для поддержания усилий ее членов по достижению плановых целей. Политика создает каркас для принятия решений в рутинных ситуациях, определяет каким образом должны выполняться задачи.
Цели индивида - это единственные цели, которые существуют в объективном мире, так как они строятся на его неудовлетворенных потребностях. Все остальные цели являются организационной или общественной трансформацией целей индивида. Такое преобразование целей индивида в цели организации и цели общества возможно потому, что по цепочке «индивид - организация - общество» протекает процесс приспособления индивидуальных целей в качестве мотивирующей силы.
В рамках организации происходит обмен личной независимости на достижение цели. Участие в деятельности организации с тем, чтобы использовать ее цели в собственных интересах, является важным мотивом. Люди отличаются тем, что способны оценивать свои позиции относительно других позиций и другие цели (группы, организации) как свои собственные.
Придя в организацию и ассоциировав себя с чем-то большим и восприняв в себя это большее, люди начинают вести себя так, чтобы их действия могли быть лучше поняты, как если бы они были мотивированны их вкладом в решение более крупных и масштабных проблем, конечно, с сохранением их минимального индивидуального интереса. Здесь важно то, что люди прикладывают свои усилия для достижения других целей, которые прямо с ними не связаны, т.е. ими начинает двигать не только эгоистический интерес.
И то, что, что люди ассоциируют себя с другими целями и работают в направлении достижения более широких целей по сравнению с целями своего узкого интереса, это в природе человеческого поведения.
Выбор между индивидуальной и организационной целью играет очень важную роль при анализе управления организацией. Организация становится ареной, где люди пытаются удовлетворить свои потребности в успехе, в средствах существования. С этой точки зрения эффективность - не то, как успешно достигнуты цели организации, а то, как члены организации достигли свои личные цели внутри организации.
Цели организации - это цели, общие для всех ее членов. Цели успешных организаций обычно согласуются с целями, которые имеют значение для общества. Максимизация прибыли - главная цель деловой организации, достижение которой означает, что организация получает максимум от рынка, а это, в свою очередь, позволяет компании больше платить своим работникам, требуя от них взамен соответствующей отдачи.
Цели выполняют ряд практических и полезных функций, помогая управлению организаций и пониманию того, зачем существует организация и почему люди в ней поступают так, а не иначе. Цели оправдывают существование организации, законность организации как для работающих в ней людей, так и для общества. Через цели люди определяют - подходит им данная организация или нет. Цели не только привлекают людей в организацию, но и ограничивают деятельность членов организации, регулируют их поведение. Такая цель рабочей группы, как повышение качества, требует соблюдения технологической дисциплины, определенного отношения к работе. Цели определяют природу организации для ее членов и, тем самым, заставляют их брать на себя соответствующие обязательства. Так, работа в угольной шахте подвергает человека определенному риску. Цели являются главным мотиватором, направляют поведение людей, удовлетворяя их потребности. Так, выход предприятия на лидирующие позиции в отрасли удовлетворяет и материальные (максимальная прибыль), и моральные (гордость за организацию) потребности работников. Цели уменьшают неопределенность, разъясняя людям, что организация преследует в своей деятельности. Имея цель обойти конкурентов, члены организации получают четкое представление о том, за какие действия они будут вознаграждены. Цели помогают организации приспосабливаться к окружающей действительности. По целям можно ориентироваться в движении, сравнивать себя с другими, определять соответствие требованиям. Цели являются стандартом для оценки работы членов организации. Выполнение плана на высоком качественном уровне обычно связывается с получением вознаграждения. Цели обеспечивают основу для конструирования организации. Цель укрепить позицию компании на рынке ведет организацию к созданию нового подразделения (например, НИОКР, маркетинг и т.п.).
Различают три типа организационных целей: официальные, оперативные, операционные. Официальные цели определяют общее назначение организации.
Они абстрактны, идеалистичны и описываются в качественных терминах, оправдывая существование организации перед обществом. Однако по этим целям трудно определить, чем на самом деле занимается организация. Оперативные цели исходят из действительной политики и указывают, что организация на самом деле пытается делать. Они имеют внутреннюю направленность, важны для членов организации. Операционные цели еще более специфичны и более измеряемы, чем оперативные. Они направляют поведение и по ним дают оценку работе; они разрабатываются до деталей и выражаются в количественных терминах.
Знание различий между этими тремя типами целей дает ценную информацию для понимания логики управления организацией.
Цели становятся инструментом управления, когда они определены и сформулированы, известны работникам и приняты ими к исполнению. Формулирование целей - процесс весьма сложный, к нему предъявляются определенные требования.
Важная характеристика цели - ее достижимость и реалистичность. Недостижимые, нереалистичные цели не мотивируют исполнителей, могут отбить желание что-либо делать для их достижения. Слабой мотивацией обладают и легко достижимые цели.
Цели должны быть понятны для исполнителя и недвусмысленно сформулированы. Те, от кого ожидается их выполнение, должны четко знать, чего от них ждут. Понятная цель обеспечивает видение и того, что обеспечивает ее выполнение.
С одной стороны, цель должна быть описана максимально в качественных терминах (лучше, совершеннее, эффективнее, гибче и т.п.), а с другой - иметь требуемое количественное оформление. Цель должна быть измерима. Чтобы управлять, нужно уметь измерять. Неизмеримость цели не позволяет исполнителю определить степень прогресса на пути к ее достижению.
Кроме того, цель должна иметь сроки исполнения, цель без срока будет все время возвращать исполнителя к начальной точке действий. При этом она должна мотивировать действия исполнителя в правильном направлении и вести к удовлетворению главного требования потребителя.
Цель должна быть формулируема и формализуема. Это усиливает ее воздействие и повышает обязательства по отношению к ней. Только устная постановка цели не оставляет следов и легко забывается.
Цели индивидов, групп и организации в целом должны быть совместимы. Это помогает избежать конфликтов между людьми и подразделениями. Неприемлемость цели ведет к ее невыполнению, волоките, возмущению.
Эффективные цели должны быть возможными для проверки и корректировки. Этого требуют постоянно меняющиеся внешние факторы и обстоятельства. Знание того, что цель является предметом изменения в свете новых реальностей, помогает людям преодолевать нежелание установить их и посвятить себя их выполнению.
Эффективность цели во многом определяется наличием системы обратной связи. Своевременное и полное информирование людей о ходе ее выполнения помогает держать цель в виду, в поле зрения.
Цели необходимо связывать с системой вознаграждения. Они должны быть ценимы. Знание того, что цель будет стоить для работника, помогает поддерживать ее эффективность.
Процесс установления индивидуальных целей в организации начинается с диалога между работником и его непосредственным начальником, в котором они совместно планируют цели работника и определяют степень продвижения на пути их достижения. Этот процесс включает следующие шаги.
Работник составляет описание работ, подлежащих выполнению, с указанием доли рабочего времени, расходуемого на то или иное действие или операцию. Первый вариант документа рассматривается работником вместе с его руководителем с целью достижения общего понимания. Затем работник определяет проект целей, основанных на согласованном описании работ. Желательно, чтобы цели отражали, чего он собирается достигнуть по каждой работе в рамках полугодового периода.
Подготовленные работником цели опять рассматриваются с его непосредственным начальником и они вместе разрабатывают план их осуществления.
По истечении шести месяцев оба смотрят, что конкретно достигнуто и определяют цели на последующие шесть месяцев.
При установлении целей в группе, ее участники должны знать суть проблемы, элементы процесса, трудности в его реализации и необходимость принятия на себя определенных обязательств. При этом, группа должна быть вовлечена в процесс обучения данной процедуре. Каждый член группы должен пройти вышеописанные шаги, имея предварительную беседу с руководителем до составления окончательного варианта своих индивидуальных целей.
Затем группа, собравшись вместе, должна обсудить, как ее участники, включая руководителя, делали это упражнение, какие трудности им встречались при составлении описания работ, что было положено ими в основу и как можно улучшить работу по составлению этого описания. Данная методика эффективна, когда обсуждение в группе строится не вокруг вопроса «что делать?» (это прерогатива руководителя), а «как делать свою работу лучше?».
И когда ответ на указанный вопрос ясен, группа повторяет описанные процедуры, но уже в отношении установления целей. Только после этого участники группы, если они тоже имеют подчиненных, инициируют аналогичный процесс на нижних этажах организационной иерархии и проходят со своими подчиненными все циклы. Этот процесс есть часть метода «управления по целям».
Процесс установления организационных целей начинается с того, что руководство организации устанавливает цели по основным показателям ее работы. На нижних уровнях иерархии цели устанавливаются независимо, но с учетом того, что уже было предложено сверху. Затем цели нижних уровней передаются наверх, где выявляются различия между целями организации и целями ее частей. Анализ их несовместимости возвращается вниз и подразделения ищут пути устранения различий. Затем уточненные данные поступают наверх и на их основе формулируются окончательные цели организации.
Процесс установления организационных целей может быть существенно обогащен если:
Данный процесс будет результатом сотрудничества, когда каждое подразделение может определенным образом влиять на формулирование целей организации;
информация свободно циркулирует по организации и подразделения могут участвовать в формулировании цели организации (система открытой коммуникации - открытость сверху);
каждый член организации становится собственником процесса своей работы, что вырабатывает в нем чувство хозяина при разработке целей организации и предоставлении всей полноты информации руководству для принятия решения (система открытой коммуникации - открытость снизу);
принимаемые напряженные планы выполняются. При этом не должно быть ситуации, когда от работников требуется выполнить чьи-то напряженные планы без наличия возможности влиять на формулирование целей.
Общие цели организации часто являются результатом постоянного процесса переговоров между ее частями (подразделениями) для достижения договоренности. Договаривающиеся в организации стороны имеют свои интересы и поиск компромисса позволяет им найти общую основу и устранить разногласия.
Согласование целей по горизонтали - это достижение договоренности по организационным целям между подразделениями функциональной, технологической или производственной цепочки.
Задача руководителя предприятия при этом состоит в интеграции подцелей этих подразделений в общую цель, что может быть достигнуто тремя путями:
Авторитарно установить место и роль каждого из указанных подразделений в общей цели, полагаясь на такую черту данного процесса, как желание каждого из подразделений не нарушать стабильность своей работы в противовес проведению в ней существенных изменений;
использовать эффективные механизмы горизонтальных связей (сквозные проекты, целевые группы, комитеты, советы и т.п.), где представители различных подразделений будут организационно связаны одной целью;
методом «переключения внимания» направить ресурсы и внимание руководства на те участки работы, которые сегодня являются наиболее важными для организации в рамках всей производственной цепочки.
Согласование целей по вертикали включает достижение договоренности по целям организации между тремя уровнями: ее руководителем или собственником, институтами общества (центральная и местная власть, профессиональные общества и т.п.) и работниками, нередко представленными их союзами.
Цели общества достаточно широки и разнообразны. Общество представлено группами с разными социальными интересами, оказывающими давление на организацию. Борьба между центральной и местной, законодательной и исполнительной властями за право влиять на цели предприятия идет постоянно.
Цели владельцев или руководителей предприятий, несмотря на их различное отношение к собственности, чаще всего имеют финансовую природу, так как позволяют использовать такой универсальный показатель, как прибыль для определения своего положения в обществе.
Цели членов организации отличаются от интересов выше рассмотренных групп. Например, работника экологически вредного предприятия охрана окружающей среды (цель общества) интересует меньше, чем желание сохранить свое рабочее место. Не привлекает его рост прибыли (цель руководства), достигнутый за счет сокращения фонда оплаты труда.
В отношении общества разрешение указанных противоречий осуществляется организацией и ее руководством путем лоббирования властных структур и спонсорской деятельности в обществе, а в отношении работников - путем заключения коллективного договора при посредничестве профсоюзов или, при отсутствии последних, путем выдачи гарантий по условиям оплаты труда.
Для начала приведём определения понятия «организационная структура управления» , которые чаще всего встречаются в сети и учебниках по менеджменту.
Организационная структура управления (ОСУ либо структура управления организацией) - представляет собой определенный комплекс специализированных функциональных подразделений компании, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. Чаще всего ОСУ представляется в виде иерархической диаграммы, показывающей состав, подчиненность и связи структурных единиц фирмы.
Организационная структура (eng.: organizational structure) — коплекс способов, при помощи которых трудовой процесс сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач (Минцберг Г., «Структура в кулаке»). Таким образом ОСУ определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Зачастую ОСУ представляется в виде органиграммы (eng.: organigram) — графической схемы, компонентами которой являются иерархически систематизированные организационные единицы (подразделения, должностные позиции, работники). (Wiki)
Организационная структура — это документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура предприятия устанавливается исходя из объёма и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности, сложившихся на предприятии информационных и документационных потоков, и с учётом его организационных и материальных возможностей. (Wiki)
Организационная форма (структура) управления — это комплексный механизм управленческих связей между управляющей и управляемой подсистемами системы управления, характеризующая состав и информационные взаимосвязи, как отдельных исполнителей, так и самостоятельных подразделений, находящихся в последовательной соподчиненности и наделенных конкретными правами. Необходимо сказать, что для достижения стратегических целей структуру управления выбирают в зависимости от того, какое направление деятельности организации является наиболее значимым.
Организационная структура системы управления персоналом — совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Подразделения, являющиеся носителями функций управления персоналом, в широком смысле могут рассматриваться как служба управления персоналом. (Евдокимов В.В.)
Организация - группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.
Организационная структура - взаимодействие подразделений организации, связанных общей целью и реализующих общую стратегию посредством распределенных между ними функций.
Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками предприятия, ответственными за деятельность структурных подразделений. (Пересветов Ю.В)
Каждая организация представляет собой сложную технико-экономическую и социальную систему, отражающую ее индивидуальность и специфику. Описать ЭТУ систему возможно, если определить характер взаимодействия на каждом из ее трех уровней: "Организация — внешняя среда", "подразделение — подразделение",
"индивид — организация". Важное место в изучении взаимодействия сторон занимает структура организации, посредством которой это взаимодействие осуществляется.
В теории и на практике, взаимодействие на уровне "организация — внешняя среда" может осуществляться с помощью механистического или органического подходов и соответственно организация может получить одну из этих характеристик. Взаимодействие на уровне "подразделение — подразделение" реализуется с помощью комбинаций различных типов департаментизации и выступает в рамках организационных структур — линейно-функциональных, дивизиональной, матричной. На 3-м уровне "индивид — организация" взаимодействие в зависимости от того, какая сторона играет лидирующую роль, может придать организации "индивидуалистский" или "корпоративный" характер. (Кижнер Л.А.)
Позиция Дорофеева В.Д., Шмелевой А.Н. в отношении сущности организационной структуры.
Организационные процессы начинаются с момента создания организации предприятия. Необходимо сказать, что для того чтобы эффективно управлять организацией, нужно знать, что представляет собой организация как самостоятельная структура , какие признаки лежат в ее основе, какие процессы протекают в ее жизни и на каких законах основана ее деятельность.
Под организацией понимается организационно-правовая форма, сделанная и объединенная группой лиц, взаимодействующих друг с другом на базе принятой системы и структуры, методов и функций управления, во имя достижения корпоративных целей и решения социальных потребностей общества, путем поиска и реализации организацией новых экономических возможностей.
Выделяют четыре базовые формы организационного развития: структуризацию, композицию, регламентацию, ориентацию. Поскольку все они тесно взаимосвязаны, то чаше всего осуществляются параллельно, с учетом главных характеристик будущего состояния организации.
В процессе структуризации
, исходя из организационных целей, определяются такие параметры, как состав подразделений, их внутренняя структура, задачи, стоящие перед ними и входящими в них рабочими местами и должностями.
Композиция состоит в разработке общей структурной схемы организации, учитывающей технологические, информационные и иные взаимосвязи между подразделениями и рабочими местами. В ее рамках формулируются общие требования к механизму функционирования и характеру взаимодействия отдельных элементов организации (кто кому подчиняется; кто кого контролирует; кто с кем согласовывает свою деятельность и пр.), принципам подбора и продвижения кадров, оплаты труда, материального и морального стимулирования.
Под регламентацией понимается разработка правил и процедур, которыми должны руководствоваться члены организации в своей повседневной деятельности (например, должностных инструкций), определение основных функций работников, круга их должностных обязанностей, нормативов выполнения тех или иных операций. Важным объектом регламентации является информация, ее содержание, периодичность поступления или предоставления. Основными регламентирующими документами в организациях являются: устав, положения о самой организации, ее подразделениях, высших должностных лицах, штатное расписание, графики работы подразделений, руководства, приема посетителей, должностные инструкции и инструкции, регламентирующие отдельные стороны и виды деятельности.
Ориентация как форма организационного развития состоит в создании условий для упорядочения положения и движения субъектов и материальных объектов в рамках организации.
Совокупность форм, с помощью которых в практической деятельности реализуется процесс управления, является основной характеристикой системы управления. К таким формам относятся субъекты управленческой деятельности, связи между ними, цели, методы, функции, технические приемы управления и др.
Система управления имеет свою структуру.
Структура, которая в наибольшей степени отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам является эталонной для компании.
А.Чандлер, исследуя изменения организационных структур нескольких американских фирм, сформулировал следующий монументальный принцип: «Стратегия определяет структуру». А т.к. стратегии со временем меняются, структура также должна видоизменяться.
Любая структура построена на разделении труда в соответствии с важнейшими направлениями деятельности по реализации стратегии. Чем глубже разделение труда и большее разнообразие видов деятельности, тем сложнее общая и соответственно управленческая структура. В теории и практике управления существует так называемый диапазон контроля, т.е. предельное число объектов, которым можно эффективно управлять. Средняя величина контроля составляет 7—10, на высших уровнях — 4—5, на низших — 20—30. Минимальный диапазон складывается из того, что руководитель имеет возможность поддержания необходимых контактов, без излишнего вмешательства вдела сотрудников и ограничения свободы их поведения, максимальный — ограничивается возможностью оказаться перегруженным и потерять из виду стратегические задачи.
Сложность управленческой структуры и число уровней управления зависят от количества подразделений. Так, для координации двух объектов нужен вышестоящий управляющий орган, и структура управления формируется как двухуровневая. Если координируемых объектов более 10, что превышает средний диапазон контроля, их нужно сформировать в две группы, в каждой из которых будет самостоятельный орган управления и помимо этого еще один для общего руководства, имеющий более высокий ранг. Таким образом, структура управления становится трехуровневой.
Сегодня в крупных западных фирмах число уровней управления доходит до 15, что граничит с управленческим кризисом. Единственным выходом из этого положения является создание плоских структур, образование которых невозможно без разрушения самой системы управления, расширения прав и ответственности ее элементов, развития между ними не столько административных, сколько экономических отношений.
Органы управления относятся к конкретным подразделениям или группам, т.е. горизонтальным структурам, и в данном смысле они должны совпадать с обшей структурой организации. При этом управленческие структуры, в отличие от общей структуры организации, имеют вертикальную надстройку и образуют своеобразную пирамиду. Каждый «этаж» этой пирамиды реализует присущие ему функции управления, и если они совпадают, то образуется своего рода сквозная функциональная линия подчинения субъектов управленческой деятельности.
На конкретную структуру управления оказывают влияние многие факторы.
Факторы, влияющие на ОСУ
:
. масштаб организации;
. структура самой организации;
. технология (степень автоматизации);
. экономика (способность к затратам на управление);
. человеческий фактор (уровень образования, социальная структура персонала и взаимоотношения между людьми
и др.);
. естественный фактор (географический, природно-климатический);
. характер деятельности предприятия или подразделения. Эффективным структурам свойственны взаимосвязанность и
взаимовлияние, динамичность и гибкость, стабильность и способность сохранять равновесие при возмущающих действиях.
Структура управления организацией , или организационная структура управления (ОСУ), — одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий.
В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором принимают участие менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Весьма уместным будет сравнить структуру с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Этот аспект обуславливает всё то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций.
Под организационной структурой управления
понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.
ОСУ определяется так же, как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.
Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия.
Элементами ОСУ
могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности.
Есть два направления специализации элементов ОСУ:
а) в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;
б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.
Отношения между элементами структуры управления функционируют
благодаря связям
, которые подразделяются на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные по сути являются согласованием и являются одноуровневыми. Вертикальные — это отношения подчинения. Потребность в них возникает при иерархичности построения системы управления, т.е. при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.
При двухуровневой структуре создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в ОСУ формируется так называемый средний слой, который в свою очередь может состоять из нескольких уровней.
В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи. Линейные определяют отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между так называемыми линейными руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента.
Соответственно, используется такое понятие, как полномочия
: линейного персонала, штабного персонала и функциональные.
Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения. Если тому или иному работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.
К ОСУ предъявляется множество требований
, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Они учитываются в принципах формирования ОСУ, разработке которых было посвящено немало работ отечественных авторов в дореформенный период. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом.
1. Организационная структура управления прежде всего отражает цели и задачи организации, а следовательно, должна быть подчиненной производству и его потребностям.
2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.
3. Формирование структуры управления следует связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью — с другой, нужно поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.
5. Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других хозяйствующих субъектах, не гарантируют желаемого результата.
Реализация этих принципов означает нужность учета при формировании (или перестройке) структуры управления множества различных факторов воздействия на ОСУ.
Позиция Д.А. Розенкова и Р.Г. Леонтьева в отношении организационной структуры управления
Переходя от абстрактной категории «структура» к понятию организационной структуры управления (ОСУ) важно понимать, что объектом структуризации может быть предприятие, фирма или компания в целом (структура предприятия), производство (структура производства), аппарат управления (структура управления) и каждая подсистема системы производства и системы управления, если ее (систему) рассматривать как элемент соответствующей системы в отдельности (структура технологических средств, структура управленческого персонала, структура методов управления, структура информационного обеспечения, структура основных фондов, структура основного и вспомогательного рабочего персонала, структура оборотных средств и т. д.). Структура предприятия представляет собой, прежде всего, синтез структуры производства и структуры управления.
Система, между элементами которой установлен ряд связей, обеспечивающих направленное на достижение определенных целей взаимодействие этих элементов, является организованной. Структура управления, отражающая состав и соподчиненность различных элементов, звеньев, ступеней и связей управления, функционирующих для достижения определенных целей, называется организационной. ОСУ любой системы связана с достижением ее глобальной цели.
Глобальная цель функционирования любого предприятия определяется назначением его основного производственного процесса. По этой причине способ формирования структуры производства базируется на выявлении стадий, этапов и объектов в процессе пространственно-временного преобразования потока ресурсов в конечную продукцию предприятия. При всём этом ОСУ рассматривается как необходимая форма реализации функций управления, обеспечивающих такое преобразование. Функции управления и ОСУ - две неразрывно взаимосвязанные и взаимообусловленные составляющие единого целого - системы управления и соответственно выступают как содержание и форма процесса управления. Взаимообусловленность функций управления и ОСУ предполагает первичность функций управления и вторичность ОСУ. Однако эти первичность и вторичность относительны, а не абсолютны.
Формирование ОСУ и ее развитие являются основой всей организации, вне рамок которых исключается возможность эффективной реализации функций управления. Это обусловливает нужность анализа функционального аспекта понятия ОСУ. Определение данного понятия в таком плане должно удовлетворять единственному требованию: отразить связь функций управления с ОСУ. Отсюда ОСУ с заданными функциями управления есть ее устройство (строение), соответствующее по составу своих элементов назначению системы управления. Процесс формирования ОСУ представляет собой, прежде всего, организационное закрепление тех или иных функций за тени или иными звеньями управления.
Смысл взаимосвязи «функции управления - ОСУ», состоит в том, что на практике и в понятийном контексте функции управления и ОСУ органически связаны, существуют лишь в органическом единстве, составляющем суть организации системы управления.
Следовательно в основе процесса формирования ОСУ лежит выделение функций управления, необходимых для организации и поддержания нормальной деятельности предприятия. Прочие элементы системы управления - методы, персонал, информация, техника и т. д. - являются средством, необходимым для реализации той или иной функции управления.
Функции управления определяют задачи органов управления. Взаимосвязь последних предполагает формирование ОСУ, отражающей линейно-функциональные связи на базе координационно-субординационных отношений. Каждое звено ОСУ расположено как бы на стыке двух различных по характеру форм взаимодействия: координационной и субординационной. ОСУ является комплексной структурой, характеризующей организационные отношения системы управления. Определяющим условием выделения всех элементов организационной структуры управления служит функциональная специфика. Функции управления определяют базис формирования ОСУ, поэтому их совершенствование предвосхищает совершенствование ОСУ. Изменение функций, как количественное, так и качественное, порождает возникновение новых свойств элементов (звеньев, ступеней, связей) и редуцирование старых.
Следовательно, организационная структура управления — это одна из категорий науки управления (менеджмента), отражающая организационную сторону отношений управления и составляющая единство звеньев и ступеней управления в их взаимосвязи и соподчиненности.
Структура - это совокупность взаимосвязанных звеньев, образующих систему. В общем случае она характеризует наиболее существенные и устойчивые свойства системы, отношения между ее элементами. По этой причине под структурой понимается также совокупность упорядоченных связей между системообразующими элементами, обеспечивающими устойчивость системы.
По вариантам возможных связей между звеньями (элементами) системы различают следующие разновидности структуры (рис. 1):
Рис 1. Разновидности стру
ктур управленияА) линейная, в которой звенья последовательно связаны друг с другом;
б) кольцевая, в которой звенья связаны друг с другом также последовательно, но выход последнего звена является одновременно входом первого;
в) «колесо» - структура, в которой, в отличие от кольцевой, в центре (на месте «оси») имеется звено, связанное со всеми остальными;
г) звездная, где, в отличие от структуры «колесо», отсутствуют периферийные связи («обод»), а звенья связаны между собой лишь через центральное звено;
д) многосвязная, где, в отличие от кольцевой структуры, каждое звено связано со всеми остальными;
е) сотовая, где каждое звено связано либо с четырьмя другими, либо с тремя другими и имеет один внешний выход (вход), либо с двумя другими и имеет два внешних выхода (входа);
ж) иерархическая, основанная на иерархии звеньев управления, т. е. уровнях управления;
и) смешанная, при которой в различных подсистемах системы управления могут использоваться указанные здесь разновидности структуры.
Названные виды структуры имеют разную сравнительную эффективность в процессе управления. Более простым и четко поставленным задачам, а также рутинным заданиям, допускающим возможность ошибки, лучше соответствуют звездная и иерархическая структуры, по причине того, что они обеспечивают быстрые решения. Многосвязная структура лучше в смысле безотказности и правильности решения сложных задач при неполной информации, хотя здесь процесс решения занимает больше времени и осуществление связей обходится дороже. Линейная структура дает неплохие результаты при решении простых задач с малым объемом исходных данных. Кольцевая же предпочтительнее там, где требуется творческий подход к решению, она способствует наибольшей удовлетворенности работников своей деятельностью. Наименьшее влияние на результат решения оказывает квалификация работников в многосвязной и сотовой структурах, а наибольшее - в звездной и иерархической.
Основные элементы ОСУ - это звено управления, уровень (ступень) управления, связь между звеньями или уровнями (ступенями) управления.
Звено управления - обособленная ячейка (орган или работник), наделенная определенными функциями управления. Звено управления выступает как основной структурообразующий элемент системы управления, как ее подсистема. Учитывая зависимость от масштаба системы управления в качестве ее звеньев могут являться дочерние предприятия (фирмы, компании), филиалы предприятий, структурные подразделения (самостоятельные производства, службы и отделы, цеха, участки, корпуса и г. п.), органы управления и отдельные управляющие (менеджеры), а также отдельные работники (специалисты и вспомога-тельный персонал). Звенья управляющей части (подсистемы) системы управления называются управляющими или субъектами управления, а звенья управляемой подсистемы - управляемыми или объектами управления. Необходимым и достаточным условием выделения элемента системы управления в качестве управляющего звена является закрепление за ним хотя бы одной функции управления.
Уровень управления
- граница между соподчиненными подсистемами системы управления. В иерархически построенной ОСУ имеются, как минимум, два уровня управления. А общее их число определяется сложностью взаимосвязей объектов управления нижнего уровня, образующих в совокупности управляемую часть системы управления. Эта система разделяется на управляющую и управляемую части условно, с позиции некоторого уровня управления. При всём этом субъекты управления нижележащего уровня i выступают по отношению к субъекту управления вышестоящего уровня i+1 объектами управления. Создание возможно меньшего числа уровней управления обеспечивает повышение надежности коммуникаций и оперативности системы управления. Однако осуществляемой без достаточных оснований сокращение числа уровней управления влечет за собой неоправданное расширение диапазона контроля, что ведет к перегрузке управляющих звеньев, ухудшение качества разработки и реализации решений.
Масштаб ОСУ
- степень детализации представления или графического изображения ОСУ. Масштаб иерархической ОСУ определяется глубиной вертикальной декомпозиции образующих ее подсистем. При всём этом возможная степень детализации характеризуется различием звеньев управления. Соответственно различают макроструктуру системы управления, звеньями которой являются комплексные органы управления; месоструктуру, которую составляют структурные подразделения органов управления; микроструктуру, звеньями которой являются отдельные работники.
К примеру, звеньями системы управления транснациональной корпорации в масштабе макроструктуры будут материнская компания, дочерние компании, филиалы компании. А в масштабе месоструктуры - линейные и функциональные структурные подразделения (управления, комитеты, департаменты, службы, отделы, цеха, участки, бюро, сектора и т. д.).
Уровень управления
при рассмотрении ОСУ в масштабе микроструктуры, т. е. при персонифицированном управлении, именуется ступенью управления. Ступень управления характеризуется единством звеньев управления на данном уровне иерархии управления. Ступени и уровни управления отражают последовательность подчинения одних звеньев другим звеньям.
Связь управления
отражает форму взаимодействия элементов (звенья, уровни, ступени) системы управления, являясь в то же время одним из элементов структуры такой системы. Посредством связей управления формируются отношения, определенные для данной ОСУ (отношения управления, отношения подчиненности, экономические отношения, социальные отношения и т. д.).
Связи бывают прямые и обратные. Они отличаются друг от друга по на-правлению движения информации. Если контур управления представлен управляющей и управляемой частями, то прямая связь характеризует воздействие субъекта управления на объект, а обратная - воздействие объекта на субъект управления.
Связи управления подразделяются на вертикальные и горизонтальные. Вертикальные связи отражают взаимоотношения руководящих и подчиненных звеньев, горизонтальные — взаимоотношения равноправных звеньев, находящихся на одном уровне (ступени) управления.
Существенным параметром связей является норма управляемости, определяемая численностью подчиненных определенному звену управления нижестоящих звеньев. Необходимо сказать, что для характеристики горизонтальных связей используется показатель общего числа звеньев, с которыми устанавливаются контакты в процессе управления.
Во избежание терминологической путаницы важно различать понятия «структура производства», «производственная структура», «структура аппарата управления» и «ОСУ».
- Структура производства - это определённое соотношение между количествами продукции разных видов и назначения, выпускаемой данной производственной системой. Данное соотношение измеряется с помощью натуральных и стоимостных показателей. Здесь это понятие не рассматривается как подсистема (элемент) системы управления.
- Производственная структура
- состав управляемых звеньев производст-венной системы (материнской компании, дочерних предприятий, филиалов, отдельных производств, корпусов, цехов, участков и др.), обладающих технологическими, экономическими и кооперационными взаимосвязями. Производственная структура отражает состав структурных образований как объектов управления.
На уровне предприятий, в зависимости от вида объекта управления, производственная структура может быть цеховой, бесцеховой и корпусной. - Цеховая производственная структура предусматривает специализированные но предметному или технологическому признаку объекты управления - цеха.
- Бесцеховая производственная структура не предусматривает в своей совокупности организации цехов и характерна для небольших предприятий.
- Корпусная производственная структура отличается формированием отдельных производств как структурных подразделений, специализированных по предметному признаку. Подобная структура имеет место на крупных предприятиях. Внутри корпусов структура бывает как цеховой, так и бесцеховой. Корпусная производственная структура увеличивает иерархичность ОСУ предприятия, но даёт возможность соблюдать рациональную норму управляемости для управляющих звеньев.
- Структура аппарата управления определяется как совокупность органов управления, их структурных линейных и функциональных подразделений и работников, взаимосвязанных в процессе принятия и реализации управленческих решений.
- ОСУ — это совокупность производственной структуры (управляемой подсистемы) и структуры аппарата управления (управляющей подсистемы).
Под формальной структурой управления понимается ОСУ, установленная соответствующими законами и другими нормативными актами, а также инструкциями, приказами и распоряжениями органов управления. Она формируется на базе правового статуса, закрепленного в уставах, положениях и инструкциях.
Неформальная структура формируется на базе взаимоотношений сотрудников предприятия, единства и противоречивости их взглядов, интересов и т. д.
Совершенствование ОСУ связано с улучшением как формальной, так и неформальной сторон. В первом случае предполагается проектирование и закрепление с помощью правовых актов такой ОСУ, которая бы соответствовала объективным целям, задачам и функциям управления. Во втором — улучшается подбор, расстановка, подготовка и повышение квалификации персонала, совершенствуются методы и стиль руководства и т. д.
Первые организационные структуры появились еще до нашей эры в армии. С момента образования организационную модель имела церковь. И сам управленческий термин «иерархия» пришел к нам из церкви. (К примеру, в православной церковной иерархии существует три уровня: епископство, священство, диаконство.)
Организационная структура - форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации.
Построение организационной структуры базируется на функциях менеджмента и определяется принципом первичности функции и вторичности органа управления, имея характер пирамиды, т.е. содержит несколько уровней управления (рис. 2).
Рис 2. Уровни управления
Пирамидальная структура функционирует как единое целое на скалярной основе (предполагается, что объем полномочий и ответственности, делегированный каждому должностному лицу в линейной цепи подчиненных, уменьшается пропорционально его удалению от президента, т.е. скалярно).
Чем выше уровень управления, занимаемый руководителем, тем меньше его работники заняты решением конкретных технических задач и тем больший удельный вес в структуре рабочего дня работников занимает решение вопросов по оценке перспектив развития производства, выработке тактики и стратегии управления.
Иерархичность организационной структуры обеспечивает ей устойчивость, способствуя ликвидации возможных конфликтных ситуаций в аппарате управления.
Структура управления характеризуется наличием связей между ее элементами:
. горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми;
. вертикальные связи - это связи подчинения, которые возникают при наличии нескольких уровней управления, вертикальные связи бывают линейными и функциональными.
Структуры управления должны отражать цели и задачи организации, функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления с учетом ограничений внутренней и внешней среды.
Слепое копирование где-то успешных структуры управления обречено на провал, если условия работы различны.
Построение структуры в организационном менеджменте осуществляется с учетом требований.
Требования к построению ОСУ:
- экономичность;
- адекватность;
- адаптивность;
- гибкость;
- динамизм;
- пропорциональность;
- специализация;
- оперативность;
- оптимальность;
- надежность.
Принципы организационного менеджмента:
- сочетание централизованного руководства с широкой самостоятельностью и инициативой коллектива;
- управляемость;
- системный подход;
- соответствие субъекта и объекта менеджмента;
- адаптация;
- правовая регламентация;
- профессиональная регламентация.
Упорядочение целей является важным элементом в процессе разработки стратегии. Вопросы, связанные с установлением взаимосвязи межу различными целями, определением их относительной важности, нахождением путей достижения поставленной цели, приобретают особое значение при принятии стратегических решений, особенно в условиях ограниченного времени и ограниченных ресурсов.
Возможность детализировать цели и пути их достижения, выявить существующие между ними взаимосвязи, обеспечить определенную логику решения проблемы обеспечивает применение метода структуризации.
В основу построения структуры любой экономической проблемы может быть положена взаимосвязанная последовательность следующих понятий, объединенных в логические пары или паросочетания (рис. 7.2): цели; задачи, подлежащие решению на заданном интервале времени, для достижения формулируемых целей; методы решения задач, направленные на достижение поставленных целей; ресурсы, необходимые для решения задач и осуществления методов; затраты, связанные с достижением целей и всеми предыдущими мероприятиями, включая все общепринятые статьи реальных расходов.
Внутри данной последовательности в зависимости от характера задачи могут быть включены другие понятия, например, между методами и ресурсами могут быть включены программы, реализующие эти методы. Кроме того, последовательность в ряде практически важных случаев может заканчиваться понятием эффективности, соотнесенной целям.
Этапы структуризации целей Совокупность перечисленных и при необходимости дополненных понятий представляет собой в основном средства достижения поставленных целей. Поэтому без потери общности и для удобства рас-
смотрения обозначим данное структурное представление будущей системы через ее основные элементы: цели - средства (рис. 7.3). Намеченные контуры системы «Цели - Средства» позволяют перейти к следующему шагу и сделать предположение о том, что в рассматриваемой последовательности допустим попарный анализ понятий: цели - задачи; задачи - методы;
| Цель 1 | Цель 2 | | Цель] | | Цельп-1 | Цель п |
Задача 1 | а, | а,2 | ... | а„ | ... | 1» | а,„ |
Задача 2 | аг, | аи | ... | а | ... | а2lt;п-1) | а* |
; | ; | | : | ; | | : | |
А | а, | а* | | а. | | аlt;(п-1| | а„ |
| | . | | | . | . | . |
" | | | * | * | | | |
| Эр,» | а,.,-. | ... | а„ | | an4n-1J | а™ |
| | | | | | | |
А,., | | ^(nv)2 | ... | | | | аlt;т*1(п |
А={а,}
Рис 7 3 Схематическое изображение связи между отдельными элементами системы «Цели - Средства»
Цель
| А’ | А2 | А3 | А* | А5 | А6 |
А, | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | 1 |
А, | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
А, | 0 | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
А„ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
А, | 1 | />1 | 1 | 1 | 1 | 0 |
А, | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 |
А, | 0 | 1 | 0 | 0 | 1 | 1 |
| 0 | 0 | 1 | 1 | 0 | 1 |
Рис. 7.4. Матричное представление паросочетания «Цели - Задачи»
В принятой терминологии (рис. 7 3, 7.4) столбцы могут отождествлять цели, задачи, обеспечивающие достижение этих целей, и т.д. Второе из этих подмножеств представляется в виде строк Л-матрицы: Л, Л2,..., Ар...,Ап, каждая из которых может отождествлять собой также отдельные элементы, находящиеся в отношении соподчинения с элементами множества 3.1. В принятой терминологии строки могут отождествлять задачи, обеспечивающие достижение этих целей, и т.д. Указанные подмножества имеют ассоциативные связи, формально отображаемые элементами ^-матрицы: ау, / = 1, 2,...; j = 1, 2,..., принимающими определенные значения, например 1 или 0, в зависимости от того, служит ли i-я задача достижению j-й цели или нет. Множество целей (задач), в свою очередь, разбивается на два подмножества, элементы одного из них имеют заданные приоритеты, элементы другого - нет. Другими словами, для отдельных столбцов /1-матрицы вводится система приоритетов, которая задается специально введенной так называемой определяющей (т + 1)-й строкой Лт + , каждый элемент которой принимает значение 1 или 0 в зависимости от того, имеет ли данныйу"-й столбец приоритет или нет.
По определению задается, что в определяющей строке имеется по крайней мере один элемент am+l ¦, не равный 0.
Столбцы, имеющие единицу в определяющей строке, называются приоритетными или единичными столбцами. Элементы, которые отождествляют эти столбцы, называются приоритетными.
Столбцы, не отмеченные как приоритетные, называются нулевыми Пункты 3-5 могут варьировать для любой из выбранных пар системы ЦС, включая элементы последовательности, отстоящие друг от друга более чем на один шаг, например «цели-ресурсы»", и образующие своего рода замкнутый контур, например «цели-затраты». Нетрудно видеть, что в последнем случае может образовываться целесообразная обратная связь.
Построение инцидентных матриц для всех необходимых паросоче- таний (рис. 7.3, 7 4) предполагает составление достаточно полных перечней, целей, задач, методов и т.д., определенную систематизацию этих перечней с уютом конкретных условий, большую работу по выявлению связей и отношений между рассматриваемыми элементами. Значительное место на данном этапе принадлежит исследованию цели. От четкости формулирования целей и степени проработки их иерархии во многом зависит успех не только предварительного анализа, но и результаты всего системного исследования. Поэтому на данном этапе целесообразно начать работу с построения так называемого дерева целей.
Дерево целей
Деревом целей называется древообразная ветвящаяся структура разбиения целей по понижающимся уровням (рис. 7.5).
Дерево целей строится поэтапно, сверху вниз, путем последовательного перехода от более высокого уровня к более низкому, смежному уровню. Первый уровень - уровень системы. Второй уровень - уровень подсистем, выделенных по одному и тому же признаку, и т.д.
В основе дерева целей лежит согласование целей между собой.
Конкретизация целей сверху вниз должна расти: чем выше уровень, тем качественнее формулируется цель.
В любой системе согласно обшей теории управления существует иерархия целей и критериев эффективности ее функционирования. Не составляет исключения в этом смысле и образуемая система понятий, те. система «Цели - Средства»,
Содержательное описание и матричное представление системы «Цели - Средства» должно включать приоритеты отдельных элементов или критериев, в соответствии с которыми в ходе исследования может быть произведено выделение приоритетных элементов, а также достаточно полную информацию об используемых в процессе функционирования ресурсах, затратах и т.д.
Важно, чтобы описание системы содержало связи между паросоче- таниями элементов, как это показано на рис. 7.3, 7.4
В целом содержательное описание исследуемой системы должно строиться на основе взаимосвязанной совокупности показателей, которые устанавливают зависимости между элементами самого верхнего и самого нижнего уровней (например, цели и затраты).
В зависимости от природы системы «Цели - Средства» последовательность паросочетаний «цели, задачи и т.д.» может быть заменена на аналогичные последовательности других понятий. Эти понятия и связь между ними определяются постановкой задачи конкретного исследования.
В процессе составления матриц для отдельных паросочетаний необходимо однозначно определить последовательность логического анализа, в которой эти матрицы должны рассматриваться. Связи между отдельными элементами матриц паросочетаний носят ассоциативный характер. Отношения порядка между двумя элементами матрицы направлено от строки к столбцу, т.е. в общем случае противоположно самой последовательности исследуемых паросочетаний.
Назначение такого рода должно быть произведено в обязательном порядке для паросочетания, стоящего первым в рассматриваемой последовательности. Например, в последовательности: «цели - задачи, задачи - методы, методы - ресурсы» необходимо обязательное назначение приоритетов отдельным целям. Во всех остальных паросочета-
ниях приоритеты отдельных элементов могут быть получены автоматически, путем многократного применения приведенных правил поочередно к каждому паросочетанию в отдельности.
Наряду с автоматическим определением приоритетов для каждого из паросочетаний, кроме первого, могутбыть назначеныдополнитель- ные приоритетные элементы.
Метод структуризации дает возможность даже при проведении чисто качественного анализа получить новые идеи, раскрыть новые возможности решения исследуемой проблемы на разных уровнях управления.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Тема: Систематизация и структурирование информации
Подготовил: Щербина С.Ю.
Ст.гр. ФК-139
Преподаватель: Паламарчук С. В.
Ассоциации как основа работы человеческого мозга
Вы когда-нибудь задумывались о том, на каких принципах основана работа тех сверхмощных компьютеров, которые каждый из нас носит внутри своего черепа? Готов держать пари - первая мысль, пришедшая в голову большинству читателей, была о микропроцессорах, лежащих в основе наших ноутбуков и рабочих станций. Однако смутные подозрения о несопоставимости "весовых категорий" кремниевого микрочипа и головного мозга все же не дают нам с уверенностью рассуждать о том, как все просто - двоичная арифметика, "есть импульс - нет импульса" и все такое. Да, как модель работы мозга двоичная машина вполне приемлема, но очень уж грубая это модель (мы же помним, что любая модель отражает только одно, наиболее важное в данном контексте свойство объекта, правда?). Как-то слишком примитивно получается - свести наше мышление к нулям и единичкам. А как же тогда объяснить тот каскад мелких воспоминаний - ощущений, цветов, запахов, идей, проносящихся перед нашим мысленным взором, когда мы о чем-то думаем? Многие из этих образов для большинства посторонних людей никак не связаны с предметом наших размышлений и значат что-то конкретное только для них, поскольку связаны с какими-то личными воспоминаниями и переживаниями. Позвольте себе подумать о чем-то и не придерживайтесь какого-то определенного направления мысли - вы будете удивлены тем, как быстро и далеко вы уйдете от первоначальной темы размышлений: сменяющиеся образы, связанные, как звенья одной цепи, вытаскивая друг друга из закромов памяти, быстро уведут вас от объекта, о котором вы подумали. Конечно, можно попытаться объяснить подобное поведение нашего мозга тем, что он просто отрабатывает гениально сложную разветвленную программу обработки информации с учетом данных, уже хранящихся в памяти, но все далеко не так просто.
Любая информация, поступающая в наш мозг (неважно, что это - прикосновение, вкус, запах, цвет, звук), вытаскивает за собой на свет Божий массу мелких воспоминаний, мыслей и ощущений, подобно тому, как от упавшего в пруд камня расходятся по поверхности воды концентрические круги. А каждое из этих воспоминаний тянет за собой массу других, которые, в свою очередь, вызывают к жизни все новые и новые образы, мысли или идеи. Да, я понимаю, что уже немного утомил читателя своими пространными рассуждениями. А суть их состояла в том, что единички и нолики, возможно хороши для того, чтобы объяснить, как работает наш мозг на "физическом уровне", но если речь идет о принципах его работы, то следует говорить не о битах, а об ассоциациях как минимальных единицах обработки информации человеческим мозгом. Помните понятие лексемы как минимальной единицы языка, имеющей самостоятельный смысл? Так вот, в том языке, на котором "говорит" наш мозг, такими лексемами являются ассоциации. Что же такое ассоциация?
Ассоциация:
· в физиологии - образование временной связи между индифферентными раздражителями в результате их многократного сочетания по времени;
· в психологии - закономерная связь между отдельными событиями, фактами, предметами или явлениями, отраженными в сознании и закрепленными в памяти.
При наличии ассоциативной связи между психическими явлениями A и B возникновение в сознании человека явления A закономерным образом влечет появление в сознании явления B.
Итак, каждая ассоциация связана с огромным числом новых ассоциаций, которые, в свою очередь, связаны с новыми и новыми понятиями. Таким образом, мышление можно представить в виде сложного ассоциативного алгоритма, своего рода слалома по ветвям дерева ассоциаций, расходящимся от ствола - основной мысли. В свое время профессор Анохин говорил, что возможности мозга по формированию ассоциативных связей намного превосходят его возможности по хранению информации. Что же касается информационной емкости мозга, то она тоже весьма впечатляет - доктор Марк Розенцвейг писал, что даже в том случае, если бы человек запоминал 10 единиц информации (слово, изображение или другое элементарное впечатление) каждую секунду в течение 100 лет, заполнить удалось бы менее одной десятой суммарного объема человеческой памяти. И сколько бы таких единиц информации не хранилось у нас в голове, количество ассоциаций, связанных с ними, еще на несколько порядков выше! Потенциал человеческого мозга, связанный с созданием ассоциаций, поистине безграничен: все наши идеи, воспоминания и ощущения хранятся у нас в голове в виде своеобразных "треков" - извилистых ветвящихся дорожек, связывающих их с другими нашими мыслями.
Вот пример того, что обычно творится у нас в голове:
Не правда ли, весьма знакомая картина?
Таким образом, в основе работы нашего мозга лежат два важнейших принципа.
· Ассоциативное мышление - связь каждого воспоминания с массой других образов, и именно об этом принципе мы с вами говорили последние десять минут.
· Иерархия понятий - в каждом таком ассоциативном "треке" один из образов является главным (корневым), от которого расходятся ветви-дорожки к другим понятиям, идеям, воспоминаниям. В результате мы получаем некое дерево (или граф) образов, связанных с исходным понятием.
Если же постараться объединить эти два принципа (которые работают в комплексе, дополняя друг друга), то следует сказать о так называемом радиантном, или визуальном, мышлении. О нем мы поговорим в этой же лекции, но чуть позже. А пока постараемся разобраться в том, какие же теории обработки, систематизации и визуализации информации существуют в данный момент, и не имеют ли они каких-то общих черт с описанными нами выше принципами работы человеческого мозга.
Понятие о теориях обработки, систематизации и визуализации информации
Существующие теории обработки информации
Начнем с определений.
Обработка информации - любое преобразование информации из одного вида в другой, производимое по строгим формальным правилам.
Теория обработки информации (information-processing theory) - направление научного знания, изучающее то, как люди обращаются с информацией, отбирают и усваивают ее, а затем используют в процессе принятия решений и управления своим поведением.
Теории обработки информации применяются при изучении восприятия, памяти, внимания, речи, мышления и решения задач экспериментальной психологии. В свою очередь, большой вклад в развитие упомянутых теорий внесли математическая логика, техника связи, теория информации и теория вычислительных систем. Почему же мы говорим "теории" - во множественном числе? Дело в том, что на самом деле следует говорить о целом семействе абсолютно разрозненных теоретических и исследовательских программ. Естественно, как и в любом научном сообществе, согласия между исследователями нет и в помине - мнения ученых сходятся лишь в некоторых исходных посылках, теории и методологии исследований. В рамках упомянутого семейства можно выделить такие широко известные в узких кругах подходы, как трансформационная лингвистика, психология Пиаже и радикальный бихевиоризм. Бихевиоризм, в частности, занимался изучением поведения животных и активно распространял свои принципы на все области психологии. Однако возникли некоторые трудности при попытке распространить теорию и методы бихевиоризма на символические процессы человека, в частности, на языковые способности. Когда разочарование ученых в привычных методах стало всеобщим, исследователи-психологи обратились к другим теориям, в результате чего о бихевиоризме почти забыли. Тем не менее, ученые, развивающие теории обработки информации, разделяют со своими предшественниками-бихевиористами веру в эмпиризм, операционализм и т.п. Да, психологи отказались от распространения на людей выводов, полученных вследствие экспериментов с животными, и от объяснения видимого поведения индивидов внешними причинами, в частности, влияниями окружающей среды. В то же время общая методология и статистические методы обработки результатов экспериментов остались прежними - просто животных в качестве испытуемых сменили люди. Ученая братия вновь признала существование врожденных способностей и начала активно обсуждать такие внутренние процессы, как планы, стратегии, образы, решения и ассоциации.
ХХ век ознаменовался бурным развитием технологий связи - телефонии, радио и телевидения. Очень показательной была продемонстрированная психологами аналогия между обработкой информации человеческим мозгом и работой описанного в теории связи информационного канала. Большую роль в создании математической теории информации и переносе понятий теории связи на работу человеческого мозга сыграли исследования Клода Шеннона (знакомое имя, не правда ли?). Созданная им теория описывает передачу сообщений любой природы от любого источника любому получателю, в том числе и передачу сигналов внутри человеческого мозга.
Но вспомним еще об одном непонятном названии, упомянутом нами в начале этого раздела, - трансформационной лингвистике. В свое время Ноам Хомский утверждал, что человеческий язык невозможно научно объяснить с позиций бихевиоризма. Он настаивал на том, что этот подход абсолютно неправильно представляет природу языка, игнорируя его структуру, правила и грамматику. Взамен этого он говорил о "правилах в голове" человека, позволяющих преобразовать (трансформировать) передаваемую информацию - разбить ее на смысловые единицы (слова) и связать эти единицы между собой. Отойдя от бихевиоризма, новая парадигма обработки информации в поисках идей все больше склонялась к лингвистике. Вот и современные исследователи стремятся обнаружить психологические процессы или умственные операции, которые лежат в основе языковой активности. Активно изучаются такие виды когнитивной активности, как восприятие, память, мышление и понимание. И понятие ассоциации опять не осталось в стороне.
Что же касается теории вычислительных систем, то за этим названием также скрывается целый выводок абсолютно разношерстных дисциплин. Сюда входят теория алгоритмов, численные методы, теория конечных автоматов, языки программирования, теория искусственного интеллекта и многое другое.… И это не единственная черта, которая роднит теорию вычислительных систем с психологией обработки информации, - оба направления выросли из математической логики, оба занимались изучением природы разумного поведения, а появление вычислительных машин и развитие принципов, на которых они строились, привело к возникновению еще одной аналогии человеческих психических и интеллектуальных способностей. Машинные модели помогли в изучении мышления и в особенности - процесса решения задач. Отталкиваясь от этой аналогии, психологи пытаются объяснить, каким образом мозг получает информацию, перекодирует и сохраняет ее в памяти, каким образом он затем использует ее для принятия решений и управления поведением. Конечно, полного соответствия между работой мозга и компьютера нет и быть не может, но все же ученым удалось создать стройную концепцию, способную объяснить, каким образом интеллектуальная система - будь это человек или некое устройство - создает новые знания. Догадайтесь, какое понятие играет тут важнейшую роль? Да, конечно, вы правы - это понятие ассоциации!
Систематизация и структурирование информации
Итак, с обработкой информации мы разобрались, перейдем теперь к систематизации. Конечно, мы не забываем о том, что систематизация информации - это составная часть алгоритма обработки информации, некий его этап, но все равно, об этом этапе нужно сказать отдельно. Как всегда, сначала обратимся к определению:
Систематизировать - распределить элементы информации по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их.
Мозг человека (в контексте процессов восприятия, запоминания, преобразования информации и т.п.) работает именно с систематизированной информацией. Например, процесс запоминания проходит намного эффективнее, если человеку удается рационально структурировать получаемую информацию, разложить по полочкам, как говорят в народе. В коммуникативных процессах (помните, мы говорили о языке и лингвистике?) систематизированное представление передаваемой информации также играет важную роль. Систематизация и структурирование информации - важнейшие психологические механизмы, благодаря которым человеческий мозг может эффективно обрабатывать большие потоки информации.
Стремление к целостному охвату объекта изучения, к систематизации знаний свойственно любому процессу познания. Многие исследователи отмечали, что процесс работы мозга над проблемой идет от осознания свойств, характеристик и функций объекта изучения к поиску недостающих структурных элементов, связей и отношений между ними. А если овладеть системным подходом и развить свое умение систематизировать и структурировать информацию, можно помочь мозгу работать эффективнее в процессе учебы и при решении профессиональных задач.
Структуры данных бывают разные - линейные (список), табличные, иерархические (дерево). Деревья (графы) понятий, построенные на основе ассоциативных связей, - наиболее естественный для нашего мозга способ представления (структурирования) данных (хотя, строго говоря, не следует путать ассоциативные и классификационные отношения). Вспомним о визуальном мышлении? Кстати, раз уж мы заговорили о деревьях, то нам пора плавно перейти к рассмотрению вопроса о визуализации информации. Но прежде отметим, что существует целое направление научного знания, изучающее методы и приемы структурирования информации, которое называется информационной архитектурой. Классики говорят, что информационная архитектура - как наука занимается принципами систематизации информации и навигации по ней с целью помочь людям более успешно находить и обрабатывать нужные им данные.
Визуализация информации
По сложившейся уже традиции, начнем с определения.
Визуализация информации - представление информации в виде графиков, диаграмм, структурных схем, таблиц, карт и т.д.
Зачем визуализировать информацию? "Глупый вопрос!" - воскликнет читатель. Конечно же, текст с картинками воспринимается лучше, чем "серый" текст, а картинки с текстом воспринимаются еще лучше. Недаром все мы так любим комиксы - ведь они позволяют нам буквально схватывать информацию на лету, казалось бы, не прикладывая ни малейших умственных усилий! А вспомните, насколько хорошо запоминался вам во время учебы материал тех лекций, которые сопровождались слайдами!
Первое, что приходит нам в голову при слове "визуализация", - это графики и диаграммы (вот она, сила ассоциаций!). С другой стороны, визуализировать таким образом можно только числовые данные, никому еще не удавалось построить график на основе связного текста. Для текста мы можем построить план, выделить основные мысли (тезисы) - сделать краткий конспект. О недостатках и вреде конспектирования мы поговорим чуть позже, а сейчас скажем о том, что если объединить план и краткий конспект - "развесить" тезисы по ветвям дерева, структура которого соответствует структуре (плану) текста, - то мы получим отличную структурную схему текста, которая запомнится намного лучше, чем любой конспект. В этом случае ветви будут играть роль тех "треков" - дорожек, связывающих понятия и тезисы, о которых мы говорили ранее.
Строя UML-диаграммы на основе описания проектируемой программной системы, полученного от ее будущих пользователей? Полученные картинки воспринимались и клиентами, и разработчиками намного проще и быстрее, чем текстовое описание. Точно так же можно "изобразить" абсолютно любой текст, не только техническое задание на разработку системы. Вспомним о замечательном конкурсе шуток, анекдотов и сказок на UML, к созданию которого в свое время приложил руку автор этих строк. Да, как средство визуализации унифицированный язык моделирования очень хорош, но его использование все же предполагает знание нотации UML. А вот подход, описанный нами выше, позволяет визуально представить абсолютно любой текст - будь это сказка, техническое задание, лекция, фантастический роман или результаты совещания - в виде удобного и простого для восприятия дерева. Строить его можно как угодно - лишь бы получилась наглядная и понятная схема, которую хорошо бы еще проиллюстрировать подходящими по смыслу рисунками.
Такие схемы удобно применять и в общении при обсуждении каких-либо вопросов и проблем. Как показывает практика, отсутствие четких стандартов нотации не создает абсолютно никаких коммуникативных сложностей для участников обсуждений. Наоборот, использование невербальных форм представления информации позволяет концентрировать внимание именно на ключевых точках проблемы. Таким образом, визуализация является одним из наиболее перспективных направлений повышения эффективности анализа, представления, восприятия и понимания информации.
Ух, наконец-то мы покончили с нудным описанием научных теорий, методов и приемов, применяющихся для обработки, систематизации и визуализации информации! Предыдущая часть главы сильно утомила и автора, и читателей, и тем не менее, она была необходима: в результате мы увидели, что особенности работы нашего мозга уже активно применяются учеными в самых разных областях науки, многие вещи, которые кажутся нам привычными, - персональные компьютеры, пользовательские интерфейсы, базы знаний и т.д. - изначально строились с учетом ассоциативного характера человеческого мышления и его склонности к иерархическому представлению и визуализации информации. Но вершиной и естественным графическим выражением мыслительных процессов человека является mind mapping (интеллемкт-камрта), к обсуждению которого мы наконец-то переходим. А заодно попытаемся расширить наше понимание принципов визуального мышления.
Mind mapping как графическое выражение и результат визуального мышления
Что ж, как работает наш мозг, мы почти разобрались. Мы выяснили, что для структурирования, понимания, обработки и запоминания информации наш мозг действует в соответствии с принципами визуального мышления (даже у "аудиалов" и "кинестетиков"). Причем это абсолютно естественный для него режим работы, в котором человеческий мозг функционировал изначально. Возникает закономерный вопрос - а нельзя ли каким-нибудь образом помочь мозгу, поддержать его работу в привычной для него манере?
Оказывается, можно! Для того чтобы научиться эффективно понимать, структурировать и запоминать информацию, достаточно овладеть техникой mind mapping"а, которая является прямым приложением и формой графического выражения визуального мышления. Идея состоит в том, чтобы некоторым образом изобразить центральный объект, от которого расходятся связи-ассоциации, соединяющие его с другими объектами (записи, изображения и т.д.). Таким образом, mind map представляет собой потенциально бесконечную сеть разветвляющихся ассоциаций, расходящихся из общего центра (или сходящихся к нему - это уж как посмотреть). Mind map строится на плоскости (неважно - рисуется ли на листе бумаги от руки или создается на экране компьютера с помощью некоторого CASE-средства), но, по сути, представляет собой трехмерную структуру. Нет, речь идет не о 3D-графике, уверены, вы сами поймете, о чем идет речь, когда начнете строить mind map"ы. Кстати, картинка, которую мы видели в начале этой главы, - тоже самый настоящий mind map!
Наш мозг в ходе работы с новой для него информацией выполняет пять основных функций.
1. Ввод (восприятие) информации через органы чувств.
2. Сохранение (удержание) информации в памяти. Сюда же можно отнести и способность извлечения (вспоминания) сохраненной в памяти информации.
3. Анализ (обработка) информации - выявление взаимосвязей между характеристиками изучаемого объекта и его связей (ассоциаций) с другими объектами. Кстати, связи эти могут быть не только ассоциативными. Возможны отступления и параллельные темы, подобия по форме и по содержанию, отличия от подобных объектов и т.д. Выделяют также классификационные родовидовые, иерархические связи, ролевые отношения и др.
4. Вывод (передача) информации в некоторой форме, например, в виде продукта творчества - произведения искусства, художественного или научного текста и др.
5. Управление всеми мыслительными и физическими процессами, происходящими в мозге и организме человека в целом.
Эти пять функций взаимно дополняют и продолжают друг друга. Например, эффективность анализа информации зависит от способностей мозга воспринимать и сохранять информацию, и, конечно же, без эффективного управления работой всех своих "узлов" мозг не сможет эффективно выполнять остальные функции. Вспомните арифметико-логическое устройство и устройство управления, из которых состоят микропроцессоры! Это хорошая аналогия - точно так же, подобно устройству управления, часть нашего мозга координирует работу всех остальных его компонентов.
Использование техники mind mapping"а помогает мозгу выполнять первые четыре функции максимально эффективно. Ввод и сохранение информации будут эффективными, если эта информация представлена в максимально наглядной визуальной форме. Анализ информации производится уже на стадии построения mind map"а, который, кстати, может быть и результатом мыслительного процесса, своего рода формой передачи информации.
Идея mind mapping"а прямо таки витала в воздухе, и даже странно, что до 70-х годов ХХ столетия она не находила практического воплощения, пока в 1971 году Тони Бьюзен не начал работу над серией книг о возможностях человеческого мозга, своего рода "руководств пользователя" к нему.
Еще будучи на втором курсе университета, изнемогая от все более увеличивающихся учебных нагрузок (вы можете поверить в то, чтобы американский студент УЧИЛСЯ?), Тони Бьюзен заинтересовался вопросами эффективного использования человеческого мозга и, разочаровавшись в библиотеке, решил самостоятельно найти ответы на такие, без сомнения, важные вопросы:
· Как научиться учиться?
· Какова природа человеческого мышления?
· Как эффективно запоминать информацию?
· Как развить творческое мышление?
· Как овладеть техникой скорочтения?
· Каковы современные достижения в области развития мышления?
· Нельзя ли разработать одну всеобъемлющую прикладную теорию эффективного мышления?
Работая над перечисленными проблемами, Тони принялся изучать психологию, нейрофизиологию мозга, нейролингвистику, кибернетику, методы скорочтения и мнемонику, теорию восприятия, теорию творческого мышления и другие направления науки и со временем пришел к выводу о том, что наиболее продуктивно мозг работает только тогда, когда его возможности применяются в комплексе. Самые простые приемы показывали весьма впечатляющие результаты. К примеру, использование чернил всего двух цветов в конспекте не только добавило "живости" самому процессу, но и улучшило качество запоминания конспектируемого материала более чем в два раза, и это только один из множества примеров.
Черты будущей прикладной теории эффективного мышления проступали все четче. В порядке апробации разработанных приемов, да и просто как хобби, Тони стал помогать учиться своим отстающим сокурсникам, студентам других колледжей и школьникам. И (о чудо!) все они скоро достигли в учебе среднего уровня, а некоторые даже стали "круглыми" отличниками. Несколько школьников, которых считали отсталыми и неспособными к учебе, в результате занятий с Тони даже стали лучшими в выпуске!
В тех же 70-х годах Тони приобрел свой первый персональный компьютер (Apple, конечно), вместе с которым поставлялось 1000-страничное руководство пользователя. Глядя на эту книгу, он подумал, что в голове любого из нас содержится компьютер, на много порядков более мощный, чем любой из созданных человеком, но кто читал руководство пользователя, прилагающееся к нему? Таких пособий просто нет! Именно поэтому в 1971 г. Тони Бьюзен решил написать ряд таких руководств по эффективному использованию человеческого мозга под рабочим названием "Энциклопедия человеческого мозга и его возможностей". В процессе работы над книгой контуры концепции радиантного мышления все четче вырисовывались перед мысленным взглядом автора.
Изначально Тони планировал применять mind mapping только как технику для простого и надежного запоминания информации и даже не рассматривал возможностей использования "ментальных карт" в каком-либо ином качестве. Однако, его брат Барри, который познакомился с идеей mind mapping"а в 1970 году, сразу же увидел в этой технике эффективный инструмент развития творческого мышления. Его в mind mapping"е привлекал не новый метод конспектирования, а возможность структурировать и отточить свои собственные идеи и мысли, выделить основные моменты и выявить связи между ними. Барри обнаружил, что mind mapping может быть очень мощным орудием мышления, позволяющим "навести мосты" между процессом осмысления и письменным изложением своих мыслей. Особенно это важно в учебной и научно-исследовательской деятельности. Сам Барри говорил, что овладение техникой mind mapping"а поставило его вне конкуренции во время работы над его диссертацией.
Важным преимуществом mind mapping"а для Барри стала возможность формулировать и оттачивать собственные мысли без необходимости многократной правки написанного. Отделив процесс мышления от письменного изложения, к моменту, когда наступало время садиться за письмо, Барри уже имел четкое понимание структуры работы и направления мыслей, отчего сам процесс их изложения становился гораздо проще. Свою диссертацию Барри закончил гораздо быстрее, чем за положенные три года, успел написать часть другой своей книги, основал новый ежеквартальный журнал по вопросам международной политики и поработал редактором в нем, занялся всерьез мотоспортом и даже женился (построив совместно со своей будущей женой mind map, посвященный планам на совместное будущее). Mind mapping до сих пор остается для Барри основным методом научной работы. Благодаря использованию этого подхода он стал довольно плодовитым автором книг, статей и научных докладов. По его собственным словам, люди, впервые встретившиеся с ним, обычно начинают разговор с Барри такими словами: "Вы гораздо моложе, чем я думал. Как вам удалось столько написать за такое короткое время?".
Как уже было сказано выше, Тони решил, что следует написать книгу, посвященную mind mapping"у, и обсудил с Барри его возможную роль в ее написании. На тот момент их подходы к использованию mind mapping" а уже довольно сильно разошлись. В ходе своей преподавательской и писательской деятельности Тони наработал большой набор приложений mind mapping"а и приступил к работе по привязке этого сугубо практического метода к теории работы человеческого мозга и теориям обработки информации. Кроме этого, Тони попытался формализовать сам метод, сформулировав целый ряд законов правильного построения "ментальных карт".
Будучи сугубо научным автором, Барри смотрел на mind mapping гораздо уже. При построении своих карт он почти не придерживался каких-либо строгих правил, почти не использовал цвета и изображения и вообще придерживался несколько иных взглядов на саму структуру "ментальных карт". Барри использовал их при написании научных работ, хотя иногда, и с большой для себя пользой, также применял mind mapping в своей лекторской работе и для управления проектами. Объединяло же братьев понимание того, что учить людей надо не использованию некоторого практического метода или подхода, а новой манере мышления. Им хотелось написать книгу, которую можно было бы вручить человеку и сказать ему: "Она научит тебя мыслить и работать, по крайней мере, так же эффективно, как это делаем мы". Естественно, во время работы над книгой они задействовали всю мощь mind mapping"а (как это делал и автор этих строк, работая над книгой, которую вы держите в руках).
Теория mind mapping"а была впервые представлена на суд общественности в 1974 году, после выхода книги "Работай головой", логическим продолжением которой стала книга "Супермышление" (в оригинале "The mind map book"). 21 апреля 1995 года в Королевском Альберт-холле состоялся большой торжественный прием, приуроченный к выходу в свет второго издания "Супермышления" в издательстве "BBC". По некоторым данным, сейчас в мире как минимум треть миллиарда человек в той или иной форме используют mind mapping, и с применением специализированного ПО, и без него.
Именно о том, как научиться строить и эффективно использовать "ментальные карты", я не буду говорить в последующих главах. А предложу читателю самому прочесть и разобраться в своей голове!
ассоциация информация визуальный мышление
· В основе работы человеческого мозга лежат ассоциации, причем способности мозга к созданию ассоциативных связей превосходят даже его возможности по хранению информации.
· В основе визуального мышления лежат два принципа: ассоциативное мышление и иерархия понятий.
· Теории обработки, систематизации, структурирования и визуализации информации так же, как и теория вычислительных систем, и теория информации, базируются на использовании ассоциаций.
· Mind mapping является прямым приложением и формой графического выражения визуального мышления.
· "Ментальная карта" представляет собой потенциально бесконечную сеть разветвляющихся ассоциаций, расходящихся из общего центра.
· В процессе работы с новой информацией мозг выполняет пять взаимодополняющих функций: ввод, сохранение, анализ, вывод и управление.
· Автором техники mind mapping"а является Тони Бьюзен, кроме прочего написавший в соавторстве со своим братом Барри книгу "Супермышление", прочесть которую рекомендуется всем интересующимся вопросами эффективного использования собственного мозга.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Рассмотрение основных требований профессии педагог, предъявляемых к личности. Анализ индивидуально-личностных особенностей по результатам диагностики особенностей восприятия и обработки информации, темперамента характера, мышления, памяти, внимания.
контрольная работа , добавлен 19.11.2014
Обмен информацией как психологическое влияние одного партнера на поведение другого с целью его изменения. Вербальная и невербальная коммуникация. Виды методов поиска информации. Свойства различных видов информации. Классификация видов информации.
контрольная работа , добавлен 19.01.2010
Прием информации об объекте управления. Психофизиологическая характеристика процесса приема информации. Восприятие информации зрительным и слуховым анализаторами. Взаимодействие анализаторов (зрительного, слухового, тактильного и т.д.)
реферат , добавлен 29.03.2003
Возрастные особенности диалектических мыслительных структур подростков и взрослых. Понятие мышления в генетической психологии Ж. Пиаже. Продуктивное мышление в концепции Вертгеймера. Понятие мышления в культурно-исторической концепции Л.С.Выготского.
курсовая работа , добавлен 15.06.2012
Техника запоминания информации. Системное запоминание, перемещение в памяти как по файлам в компьютере. Часто используемые образные коды. Развитие визуального мышления. Тренировка устойчивости внимания (путем увеличения объема запоминаемых сведений).
учебное пособие , добавлен 15.05.2012
История возникновения психологии мышления. Понятие мышления и его виды в современной психологии. Психологические теории мышления в западной и отечественной психологии. Природа человеческого мышления, его понимание и объяснение в различных теориях.
курсовая работа , добавлен 28.07.2010
Ощущения, восприятия, представления, память как чувственные формы познания. Сенсорная организация личности, понятие ощущения, принципы обработки информации мозгом. Деятельность нервных рецепторов, классификация ощущений. Зрение, вкус, слух, обоняние.
реферат , добавлен 05.10.2010
Основа концепции внутреннего лексикона. Элементы чувственной, образной, двигательной и сенсорной памяти, присутствующие в самой языковой памяти. Двухслойный характер способа фиксации информации – вербальный и невербальный. Понятие ментального лексикона.
реферат , добавлен 22.08.2010
История изучения памяти, отличие памяти человека и животных. Виды и формы памяти, ее классификация по различным признакам. Феноменальные способности человеческого мозга по запоминаю информации. Способы быстрого запоминания: повторение и мотивация.
эссе , добавлен 10.05.2014
Значение статистической обработки результатов психологических исследований в объяснении различных аспектов человеческого поведения. Применение математики как общенаучного метода и инструмента обработки данных. Обзор статистических методов в исследовании.
Формирование структуры системы должно быть основано на регламентации отношений управления по критерию ответственности активных компонентов системы за достижение поставленных целей. К активным компонентам системы относятся те, которые имеют собственные интересы и существенно влияют на формирование целей организации.
Суть целевой ориентации организационной структуры управления состоит в том, что каждому звену и уровню управления устанавливаются самостоятельные задачи, упорядоченная совокупность которых полностью реализует систему целей организации.
Цель - это осознаваемый руководителями и исполнителями необходимый результат деятельности, имеющий количественное и качественное определение, вытекающий из учета состояния внешней среды, а также требований, возникающих внутри организации.
Под задачей понимается некая составляющая цели (подцель), представляющая частный результат, который используется как средство или условие достижения общей цели. Из приведенного определения целей вытекает первое правило их декомпозиции, которое состоит в том, что совокупность всех поставленных задач (подцелей) должна быть необходимой и достаточной, чтобы обеспечить полное достижение общей цели. Это означает, что каждую задачу следует формулировать в терминах некоего необходимого целостного результата, определенного количественно и качественно, который может быть достигнут субъектом управления. Без соблюдения этих требований нельзя обеспечить увязку структуры целей.
Чтобы добиться строгого и целостного представления цели, необходимо осуществить ее описание в виде иерархической структуры, отражающей обусловленность каждого конкретного результата по отношению к другому или к общей цели. Практически это означает, что каждую задачу можно рассматривать как совокупность некоторого набора других задач, имеющих к ней подчиненное отношение.
Возможности декомпозиции и структуризации сложной цели достаточно разнообразны, т. е. структура любой цели может быть представлена в нескольких альтернативных вариантах. При этом в качестве признаков декомпозиции целей может применяться предметная или технологическая специализация процессов их достижения, пространственная или временная характеристика получения результатов и др. Исходя из этого возникают и разные способы упорядочения композиционных элементов. При этом могут быть предложены и различные процедуры, определенной сложности, и переопределена мера ответственности. Поэтому при декомпозиции целей необходимо отнесение каждого выделяемого результата к организационно обособленному субъекту деятельности: подразделению или лицу, принимающему решение.
Общепринятым способом структуризации сложных иерархических целей является интерпретация их в виде дерева задач, т. е.
связного незамкнутого графа, не имеющего циклов. Эта форма в наибольшей степени соответствует иерархической структуре управления.
Современная организация представляет собой, как правило, многоцелевую систему, т. е. обладает несколькими иерархическими самостоятельными целями, реализуемыми одним объектом в комплексном взаимодействии его элементов. При этом, если каждая самостоятельная цель может быть представлена в виде дерева задач, то графическая интерпретация системы взаимообусловленных целей приводит к образованию циклов, т. е. замыканию различных ветвей высшего уровня на одной из задач низового уровня. При таком способе структуризации целей строгое разделение ответственности по иерархическому принципу невозможно. Это обстоятельство являлось основной причиной применения на ранних стадиях эволюции организационных форм управления чисто функциональных структур. Наиболее строгим в формальном отношении способом, позволяющим решить эту проблему, является матричная интерпретация системы целей. Матричная структура (управления), основанная на использовании особого порядка взаимодействия линейно-функциональных и программно-целевых подсистем, опирается на разделение ответственности за устойчивое функционирование организации в целом и выпуск конкретной продукции. Взаимодействие программно-целевой и линейно-функциональной структур осуществляется за счет совмещения функций управления структурами на высшем и низовом уровнях организации. Главная особенность матричной структуры состоит в том, что на среднем уровне управления выделяется орган, который наделяется всей полнотой ответственности за достижение цели организации, и которому высшие руководители делегируют соответствующие полномочия. Руководителям подсистем, выполняющим программные мероприятия, придается статус ответственных исполнителей. При таком подходе каждое звено системы рассматривается как многоцелевое, но он оказывается достаточно сложным при моделировании процессов управления. Поэтому целесообразно использовать комбинацию обоих способов. Методическая схема такого процесса следующая: 1. Осуществляется автономная декомпозиция и иерархическая
структуризация в виде дерева задач каждой самостоятельной цели высшего уровня. При этом соблюдаются, помимо общепринятых, следующие дополнительные правила:
каждая задача определяется количественно и качественно с учетом трех признаков: объекта приложения управленческих воздействий; временного периода, в течение которого должен быть получен требуемый результат; границ среды, в рамках которой функционирует и несет ответственность субъект управления;
уровни структуры цели формируются на основе декомпозиции конечного результата по признаку технологической структуры процесса его достижения или по одному из указанных в предыдущем правиле признаков, но каждый уровень включает элементы только одного признака декомпозиции;
Все деревья самостоятельных целей сводятся в единую систему, где должны совпадать (в горизонтальном разрезе):
высшие уровни каждого дерева;
уровни, соответствующие каждрму признаку декомпозиции (по технологическим стадиям, объектам, времени и т. д.).
Выполнение этих требований позволяет наиболее просто определить места зацикливания целей, т. е. выделить такие задачи, решение которых непосредственно обеспечивает достижение первых двух или более целей. При структуризации каждой цели необходимо соблюдать одну и ту же последовательность декомпозиции: по объектам управления, по периоду реализации задач, по технологическим стадиям, по среде функционирования;
Делается матричная развертка задач, которые попадают в узлы циклов на том уровне, которому соответствует задача в структуре каждой из связанных целей. При этом допустимы следующие методические приемы:
для задач высокого уровня (когда возможна дальнейшая многоступенчатая или многозвенная декомпозиция соответствующих целей) наиболее эффективен метод многоцелевого дезагрегирования, т. е. разработка нового определения в терминах совокупности задач разных классов. Как правило, реализация таких задач осуществляется на основе комплексных межфункциональных программ;
для задач низкого уровня, где слияние разных целей проявляется в возникновении сильных, но совершенно конкретных ограничений по разным критериям, допускается искусственный разрыв цикла.
Это означает, что задача оставляется в том дереве, с которым у нее наиболее сильные динамические связи. Связи с другими целями отображаются путем фиксации в самой формуле задачи максимально определенных ограничений, налагаемых существующими зависимостями.