Должностные инструкции кадровика с обязанностями делопроизводителя. Должностная инструкция специалиста по кадрам
Должностная инструкция специалиста отдела кадров регламентирует трудовые отношения. Документ устанавливает ответственность, права, функциональные обязанности работника, порядок его подчинения, занятия и освобождения от должности, требования к навыкам, образованию.
Инструкцию готовит руководитель подразделения организации. Утверждает генеральный директор.
Образец типовой должностной инструкции специалиста отдела кадров
І. Общие положения
1. Специалист отдела кадров принадлежит к категории «специалисты».
2. Специалист отдела кадров непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров/генеральному директору учреждения.
3. На должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.
4. Назначение или освобождение от должности специалиста отдела кадров осуществляется приказом генерального директора учреждения.
5. В период отсутствия специалиста отдела кадров его права, ответственность, функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
6. Специалист отдела кадров должен знать:
- кадровую политику организации;
- организационно-штатную структуру учреждения;
- методы подбора, оценки кадров;
- основы гражданского, трудового законодательства РФ;
- условия на рынке труда;
- правила заключения и оформления договоров;
- нормы делового этикета и общения;
- основы обращения с базами данных, средствами автоматизации учета;
- правила начисления льгот, компенсаций, оформления пенсий сотрудникам;
- правила охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности;
- отчетные документы, установленные в учреждении.
7. Специалист отдела кадров руководствуется в своей деятельности:
- данной должностной инструкцией;
- приказами и распоряжениями руководства;
- правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
- законодательными актами РФ;
- Уставом организации.
ІІ. Должностные обязанности специалиста отдела кадров
Специалист отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:
1. Принимает, переводит, увольняет сотрудников в рамках требований трудового законодательства, положений приказов руководителя учреждения, иной установленной документации по управлению персоналом.
2. Учитывает личный состав организации, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
3. Собирает материалы для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий.
4. Представляет сотрудников к поощрениям и взысканиям.
5. Создает и ведет личные дела сотрудников. Дополняет их сведениями, в соответствии с трудовой деятельностью персонала.
7. Вносит записи в трудовые книжки сотрудников учреждения. Обеспечивает их учет и хранение.
8. Готовит, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
9. Подсчитывает рабочий стаж сотрудников.
10. Оформляет карточки пенсионного страхования, иные документы для начисления пенсий, льгот, компенсаций работникам учреждения и их семьям.
11. Ведет информационные базы качественного, количественного состава сотрудников, следит за их пополнением, своевременным обновлением.
12. Учитывает отпуска сотрудников, контролирует составление, соблюдение графиков отпусков.
13. Изучает причины увольнения персонала, участвует в подготовке мероприятий по снижению их количества.
14. Собирает документы для их сдачи в архивы на хранение.
15. Разрабатывает и реализует мероприятия по неразглашению, сохранению коммерческой тайны учреждения, персональных данных сотрудников организации.
16. Выполняет должностные обязанности сверхурочно в порядке, предусмотренном законодательством РФ о труде.
17. Подготавливает отчетную документацию.
18. Контролирует исполнение требований рабочей дисциплины, трудового распорядка в подразделениях учреждения.
ІІІ. Права
Специалист отдела кадров имеет право:
1. Визировать документы в пределах своей компетенции.
2. Представлять интересы организации в установленном порядке.
3. Сообщать непосредственному руководителю о выявленных недостатках в работе учреждения, предлагать меры по их устранению.
5. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.
6. Производить коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений организации по кадровым и смежным вопросам.
7. Не выполнять должностные обязанности при появлении опасности для жизни или здоровья.
8. Получать сведения о решениях руководства организации в части деятельности отдела кадров и работы с кадрами.
9. Требовать от руководства формирования условий для сохранности документов, материальных ценностей, выполнения служебных обязанностей.
10. Направлять в адрес руководства предложения по совершенствованию своей деятельности и работы организации.
11. Получать необходимые сведения для выполнения своих функциональных обязанностей.
12. Предлагать к рассмотрению предложения о взыскании, поощрении работников после согласования с непосредственным начальником.
ІV. Ответственность
Специалист отдела кадров несет ответственность за:
1. Несанкционированное руководством представление интересов организации.
2. Нарушение требований руководящих документов учреждения.
3. Качество ведения кадрового делопроизводства организации.
4. Нарушение норм делового этикета, общения.
5. Неправомерное обращение с коммерческой тайной, личной информацией, разглашение конфиденциальных данных.
6. Ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей.
7. Последствия своих действий, самостоятельных решений.
8. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.
9. Нарушение противопожарной защиты, положений правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, норм техники безопасности.
Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности. При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика. В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации. Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.
Должностные требования, предъявляемые кадровику
Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.
Требования к специалисту отела кадров
Должностная инструкция специалиста отдела кадров разрабатывается начальником кадровой службы. А утверждается уже высшим руководством организации. В ней четко прописываются должностные обязанности, полномочия, функции специалиста, указывается внутренний распорядок организации. Специалистом может стать лицо, имеющее достаточную профессиональную подготовку, годовой опыт работы и наличие необходимого образования.
Так, как данная специальность предусматривает доступ к конфиденциальной информации, сотрудник несет ответственность за свои действия. И в том случае, если его действия принесли ущерб компании, он будет отвечать в соответствии с действующим законодательством.
Специалист отдела кадров решает следующие задачи:
- Оформление документации при приеме или увольнение кадров, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом руководителей.
- Учет работы и изменение каких-либо данных сотрудников всех уровней согласно документальным стандартам, и внесение этих изменений в базы данных персонала.
- Сбор данных для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации.
- Управление механизмом поощрения и наказания.
- Ведение личных дел сотрудников, сбор персональной информации.
- Оформление трудовых книжек и договоров.
- Разработка графика и мониторинг его исполнения.
- Определение отпускных периодов и мониторинг за их исполнением.
- Ведение документации для архива.
Требования к инспектору по кадрам
В должностные обязанности входит:
- Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
- Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
- Оформление трудовых книжек и их хранение.
- Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
- Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
- Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
- Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
- Работа с архивом.
С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало. Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.
К обязанностям инспектора входит подбор кадров на открытые вакансии согласно выдвинутым профессиональным требованиям.
Требования к начальнику отдела кадров
Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя. После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.
Должностные обязанности:
- Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
- Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
- Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
- Проведение аттестации и анализа ее итогов.
- Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
- Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
- Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
- Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
- Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.
Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.
Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:
- Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
- Заполненное заявление по образцу.
Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.
Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.
В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.
Кадровик должен знать следующее:
- Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
- Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
- Действующее трудовое законодательство.
- Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
- Правила ведения персональных данных работников.
- Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.
В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.
В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.
Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.
Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:
Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.
Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.
И не менее важным разделом является ответственность специалиста, так как он ведет работу посредственно с личными делами и обладает конфиденциальной информацией.
Права специалиста отдела кадров
При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.
Кадровик имеет следующие права:
- Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
- Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
- Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
- Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.
Ответственность специалиста отдела кадров
Кадровик несет ответственность в соответствие с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей:
- В случае невыполнения или некачественной выполнение своих непосредственных обязанностей.
- В случае нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины.
- В случае нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.
Руководитель компании или начальник отдела кадров, чьей задачей является регулирование деятельности отдела кадров, может быть привлечен к ответственности и за:
- Отсутствие оформленных договоров с сотрудниками.
- Отсутствие личных дел.
- Отсутствие составленного графика отпусков.
- Отсутствие документации по охране трудовой деятельности.
Особенности профессии, с которыми сталкивается кадровик
Кадровик, не смотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации. Это приказы, трудовые договора, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.
С какими особенностями сталкивается специалист, занимающий данную должность?
К положительным можно отнести:
- Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед.
- Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты.
В маленьких организациях могут быть нарушены права сотрудников, отсутствовать соцпакет или официальной оформление. Поэтому, при устройстве на работу, отдавать предпочтение нужно только проверенным компаниям, заботящимся о своих работниках.
- Бумажная работа без особой подвижности.
- Возможность карьерного роста и высокой заработной платы.
- Работа в офисе.
К негативным следует отнести следующие:
- Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью.
- Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации.
- Для кого-то бумажная работа в офисе покажется минусом.
- Монотонность.
- Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией.
- Ответственность в случае непорядочности принятого сотрудника.
Сотрудник отдела кадров постоянно сталкивается с новыми людьми, и должен обладать коммуникативными навыками, уметь организовывать людей и свою работу, быть доброжелательным и при этом владеть современными способами оценки персонала. Он должен обладать навыками взаимопонимания, и основывать свою работу на взаимном сотрудничестве. К тому же, в своей деятельности кадровик постоянно сталкивается со взаимодействиями со сторонними организациями. Такими, как Пенсионный Фонд, Государственная инспекция труда и прочими).
Компетенция специалиста данной области так же зависит от его умения пользоваться техникой и средствами автоматизации.
Заключение
Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.
Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.
В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.
Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.
В данном видео вы можете ознакомиться с особенностями профессии кадрового специалиста, и, возможно, узнать для себя что-то новое, что не было рассмотрено в статье:
Успех любого предприятия зависит от кадров. Именно сотрудники кадрового отдела занимаются управлением человеческими ресурсами. Они обязаны обеспечить сотрудникам получения необходимых квалификационных навыков, отвечают за их перемещение между подразделениями фирмы, прием на работу или увольнение.
Данные сотрудники ведут учет отработанных часов, отпусков и выходных. Чтобы можно было регулировать взаимоотношения начальства с подчиненными, используется должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству. В ней указана вся необходимая информация для нормальной работы компании.
Положения
Сотрудник, принимаемый на эту должность, является специалистом. От него требуется получение свидетельства об окончании высшего профессионального образования. Также работодатели обычно требуют стаж работы от трех лет и выше. Назначить или уволить работника может лишь генеральный директор, у которого он находится в непосредственном подчинении. В своей деятельности трудящийся должен учитывать руководящие материалы, приказы начальства, устав компании и должностную инструкцию специалиста по кадровому делопроизводству.
Знания
Сотрудник обязан изучить законодательные и нормативные акты, посредством которых регулируется деятельность компании, в которой он трудоустроен. Он должен быть знаком с трудовым законодательством, целями и стратегией развития организации. Помимо этого, сотрудник должен знать, какие существуют методы качественного и количественного анализа персонала компании, как проходит прогнозирование и планирование необходимости найма новых сотрудников.
Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает основы социологии, экономики и психологии труда, следит за современными тенденциями развития управления персоналом, способен применить свои знания на практике.
Другие знания
Работник должен разбираться в формах и системах оплаты трудовой деятельности, знать методики стимулирования эффективной работы. От этого специалиста требуются знания, относящиеся к составлению и разработке контрактов и трудовых договоров, а также умения регулировать споры в этой сфере. Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает, как оценивать сотрудников компании и результаты их работы.
Он должен хорошо разбираться в стандартах и унифицированных формах кадровых документов, в производственной педагогике, конфликтологии. Это обусловлено тем, что в ходе своей деятельности ему придется предотвращать и устранять конфликты. Также он обязан знать охрану труда, хорошо ориентироваться на рынке рабочей силы, услуг повышения квалификации, понимать, какие бывают методы и формы тренинговой и образовательной работы с сотрудниками компании.
Задачи
В задачи данного специалиста входит разработка корпоративной политики и концепции в отношении управления персоналом под руководством генерального директора компании. Также при его содействии сотрудник обязан формировать корпоративную культуру, участвовать в ее развитии. по кадровому делопроизводству предполагает, что его задачей является осуществление решений по найму, переводу, передвижению по службе работников компании.
Также он решает, кому объявлять благодарности, поощрения, а кому наложить взыскание, кого понизить в должности или уволить с нее. Он занимается управлением социальных процессов в организации, в том числе созданием благоприятного климата в коллективе, разрешением конфликтов и споров трудового характера.
Другие задачи
Должностная инструкция ведущего специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что в задачи сотрудника входит управление работами, направленными на формирование кадрового резерва, основанного на действующем составе персонала. Также в задачи этого работника входит работа с рынком труда, а именно поиск и подбор профессий, квалификаций и специальностей, необходимых компании.
Он должен принимать участие в разработке планов по проведению контроля эффективности персонала, основываясь на текущих данных и рассчитывая перспективу. Занимается организацией обучения сотрудников, координирует мероприятия по повышению их квалификации, занимается развитием их деловой карьеры. Помимо этого, в задачи сотрудника входит организация необходимого кадрового учета и делопроизводства с учетом государственных стандартов и законодательных требований, руководство подчиненными ему сотрудниками и прочее.
Функции
Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству включают в себя планирование собственной деятельности на основании стратегических задач компании, реальной ситуации в организации. Делает он это в соответствии с полугодовой, ежеквартальной и ежемесячной отчетностью в соответствии с концепцией и корпоративной политикой фирмы, где он трудоустроен.
Сюда же входит изучение и анализ конъюнктуры рынка труда, письменные доклады, включающие обзор заработной платы в конкурентных структурах подобных должностей с учетом всех систем и уровней. Этот сотрудник занимается поиском персонала, используя собственные силы и, если это предусмотрено бюджетом компании, привлекая государственные и частные структуры, занятые в этой сфере. Осуществляются работы по поиску персонала с учетом принятого порядка в организации и принятых от отделов и служб заявок.
Обязанности
В функции специалиста по кадровому делопроизводству входит проведение предварительных работ с претендентами на получение работы. Сюда входит анкетирование, собеседования и прочее. Именно этот сотрудник должен отобрать самых перспективных работников и направить их на собеседование с вышестоящим руководством. Также он выполняет адаптационные мероприятия. Имеется ввиду, знакомство новых работников с коллективом, компанией, формальными и неформальными правилами организации, трудовым распорядком и другими традициями, ценностями фирмы.
Он занимается контролем качества, полноты и прочих факторов, влияющих на вхождение в должность, проводит экзаменационные проверки соответствия работников. Подготавливает и проводит ежегодную профессиональную аттестацию, разрабатывает ее планы и программу, составляет графики, запрашивает у руководства оценку эффективности деятельности подчиненных. Помимо этого, он занимается подбором перспективных сотрудников для зачисления их в кадровый резерв и дальнейшего выдвижения на руководящие должности.
Другие функции
По кадровому делопроизводству включают в себя мониторинг атмосферы в коллективе с точки зрения социального и психологического аспекта. Он анализирует деловые, функциональные, моральные и психологические качества персонала. Мотивирует сотрудников, следит за тем, чтобы они были удовлетворены качеством и условиями работы. Представляет отчеты каждый квартал относительно кадровых и социальных вопросов. Если возникают проблемы, требующие сродного вмешательства, сообщает об этом руководству с личными вариантами их решения.
Совместно с начальством составляет планы по проведению тренингов и обучающих семинаров примерно раз в полгода в момент формирования бюджета фирмы. Привлекает к этому сотрудников своего отдела, если в этом есть необходимость, и контролирует выполнение запланированных мероприятий. Он должен продумывать и предлагать методы мотивации сотрудников, улучшения условий труда, рационализации выплат и финансового стимулирования. Он разрабатывает должностные инструкции для персонала, следит за выполнением трудовой дисциплины. Проводит консультации для руководителей отделов и филиалов, а также работников относительно вопросов трудового права и социальной защиты.
Другие обязанности
Должностная инструкция специалиста по кадрам и делопроизводству предполагает, что он выполняет работы по контролю за соблюдением трудового законодательства, обеспечивает решение кадровых вопросов, занимается разработкой положений о персонале. Этот сотрудник должен утверждать договоры, и готовить их в соответствии с действующим законодательством и правилами фирмы. Занимается и ведет учетную документацию для государственных органов. Работник должен осуществлять приемы, переводы и увольнение персонала, учитывая трудовое законодательство, инструкции, положения и приказы, которые приняты в компании.
Прочие функции
Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам предполагает, что он занимается формированием и ведением личных дел работников компании, при этом своевременно внося в них необходимые изменения. Занимается заполнением, учетом и хранением трудовых книжек, подсчетом стажа работников, составляет и выдает справки относительно нынешней и прошлой деятельности сотрудников компании.
Ведет учетную документацию относительно призывников и военнослужащих среди персонала фирмы, занимается архивом личных дел, готовит документацию относительно истечения сроков сохранности или передачи данных в государственные органы. Помимо этого, он должен передавать личные данные сотрудников в бухгалтерию для налогового инспектирования. Помогает работникам бухгалтерии составлять документацию для получения пособий, льгот, пенсий и прочих социальных выплат сотрудникам компании и их семьям с последующей передачей в соответствующие органы.
Прочие обязанности
Образец должностной инструкции специалиста по кадрам представлен в статье. Данный документ предполагает, что работник занимается составлением графиков отпусков, изучает причины текучести кадров и предлагает методы улучшения ситуации. Формирует сметную документацию, ведет все формы отчетности, обеспечивает сохранность коммерческой тайны и конфиденциальность полученных сведений. Тут имеются ввиду данные о товарооборотах и финансовых отношениях между компанией и поставщиками, о внутренней финансовой документации фирмы, сведения об адресах и телефонов всех работников и руководителей компании, о размерах заработной платы и прочих данных, подлежащих секретности.
Права
Есть ряд прав, которыми обладает специалист по делопроизводству. Должностная инструкция обязана включать в себя их полный перечень. Сотрудник вправе представлять интересы компании в государственных и коммерческих учреждениях по всем вопросам, что относятся к развитию, использованию или формированию рабочей силы. Он имеет право вести самостоятельную переписку в пределах своей компетенции, принимать участие в подготовке проектов и приказов, касающихся его деятельности, запрашивать необходимую информацию у начальников отделов.
Он может запрашивать подготовку и создание документации, не выходя за пределы своих компетентных возможностей. Работник вправе подписывать и визировать документацию, предлагать руководству поощрения или взыскания с сотрудников. Он имеет право на обеспечение нормальных условий труда, получение доступа к техническим средствам и прочие социальные гарантии. Также он вправе получать от руководства содействие в выполнении своих обязанностей.
Ответственность
Согласно образцу должностной инструкции специалиста отдела кадров, его деятельность включает в себя ответственность, которая возлагается на сотрудника в ходе выполнения им его обязанностей. Он ответственен за ненадлежащее или неполное выполнение возложенных на него функций в пределах действующего законодательства страны. Его могут привлечь к ответу, если он нарушил трудовой, административный или уголовный кодекс, а также за нанесение компании материального ущерба и совершение других ошибок в ходе своей трудовой деятельности.
Сотрудника могут привлечь к ответу за нарушение коммерческой тайны, разглашение конфиденциальной информации или утечку финансовой документации компании. Также он ответственен за превышение своих полномочий или использование их в личных целях. Также могут быть учтены прочие пункты ответственности в зависимости от потребностей компании и личных требований руководства.
Специалист (менеджер) по кадровому делопроизводству организует оформление приема, перевода, перемещения, командирования и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора компании. Ведет учет личного состава, разрабатывает положения, правила внутреннего распорядка компании и должностные инструкции работников, выдает справки о трудовой деятельности работников, вносит в трудовые книжки записи о переводах, перемещениях, поощрениях. В образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству включены требования к сотруднику, а так же перечислены должностные обязанности.
Образец должностной инструкции с пециалиста по кадровому делопроизводству
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— трудовое законодательство РФ;
— профиль, специализацию предприятия.
— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
— порядок определения потребности в кадрах;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— положения о проведении аттестации персонала;
— порядок назначения (избрания) на должность;
— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и социологии труда;
— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.
3. Права специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:
3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:
4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Материал подготовлен и проверен нашими экспертами
На чтение 6 мин. Просмотров 215 Опубликовано 12.08.2018
Кадровая служба является одним из главных структурных подразделений каждой организации. Задачей работников, трудящихся в этом отделе, является управление трудовыми ресурсами. Среди функциональных обязанностей кадровых работников следует отметить такие задачи как оформление документов о приеме и увольнении сотрудников, подготовка распоряжений о кадровых перемещениях между отделами, а также составление графиков трудовой деятельности. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, чем занимается специалист отдела кадров и тщательно изучить должностную инструкцию данного сотрудника.
Кадровик - это специалист службы персонала компании
Специалист по кадрам: суть профессии
Должность специалиста кадрового отдела подразумевает работу с документами, связанными с персоналом компании . Сфера деятельности этих работников включает в себя как учет трудовой деятельности каждого работника, так и элементы делопроизводства. Важно обратить внимание на то, что в современном бизнесе существует несколько должностных позиций, которые имеют высокую схожесть с рассматриваемой профессией. К таким позициям можно отнести:
- администратор кадрового отдела;
- управляющий персоналом;
- HR-менеджер.
Первые кадровые работники появились во времена СССР. Их основной задачей являлось заполнение личных дел трудящихся, осуществление контроля над соблюдением правил безопасности трудового процесса. Помимо этого, в обязанность специалистов входило составление должностных инструкций для остальных работников предприятия. На сегодняшний день, должностные обязанности специалиста по кадрам включают в себя гораздо больше различных функций. Главной причиной нововведений является повсеместное внедрение современных технологий в производственный процесс.
Плюсы работы
Каждая компания, имеющая в своем штате более пятидесяти работников, нуждается в организации кадрового отдела. Работники, представляющие это подразделение, берут на себя часть документооборота компании, занимаясь ведением личных дел персонала. Помимо этого, задачей «кадровиков» является разработка кадровой политики, направленной на повышение профессиональных навыков сотрудников.
Главным плюсом этой профессии является её востребованность. Как показывает практика, менеджеры по управлению персоналом требуются каждой компании, вне зависимости от её структуры или выбранной сферы деятельности. Еще одним достоинством этого направления является отсутствие необходимости получения специального образования. С повседневными задачами кадровика может справиться человек, как с техническим, так и гуманитарным образованием.
Единственным требованием многих работодателей является прохождение короткого обучающего курса на специальных лекциях, предназначенных для переподготовки специалистов.
Данная работа подразумевает стандартную пятидневную рабочую неделю. Главной задачей кадрового работника является формирование различных документов, начиная от служебных уведомлений и заканчивая приказами от имени руководства.
Существуют разные названия этой профессии - менеджер или директор по управлению персоналом, администратор отдела кадров, HR-менеджер
Минусы деятельности
Несмотря на все вышеперечисленные достоинства, работа с кадрами имеет ряд значимых недостатков. Для того, чтобы получить рассматриваемую должность, претенденту на вакансию необходимо тщательно изучить действующий Трудовой Кодекс. Незнание нормативов, установленных органами контроля, может привести к ошибке, нарушающей правила, установленные законодательством. Такая ошибка может обернуться судебными разбирательствами, что негативно отразится на имидже компании.
Кадровый сотрудник выступает в качестве связывающего звена между рядовыми работниками и администрацией компании. Именно этот фактор становится причиной того, что менеджеры по управлению персоналом часто сталкиваются с конфликтными ситуациями. Назначение дисциплинарных взысканий, оформление выговоров и увольнение работников приводит к неизбежным конфликтам, что иногда перерастают в судебные тяжбы. Важно обратить внимание на то, что руководители данного отдела являются материально ответственными лицами . В случае нарушения правил, установленных законодательством, руководителя кадровой службы ждут штрафные санкции.
Работники данной службы должны соответствовать высоким профессиональным стандартам. Профессиональный стандарт — определенный уровень квалификации, необходимый для ведения трудовой деятельности.
Должностные обязанности кадровика
Должностная инструкция специалиста по кадрам различается в зависимости от занимаемой им должности . Это означает, что обязанности труженика, занимающего рядовую должность, будут отличаться от обязательств руководителя отдела.
Специалист отдела кадров
Для начала предлагаем рассмотреть должностную инструкцию рядового специалиста. Первостепенной задачей менеджера по управлению персоналом является учет личного состава. Это означает, что кадровые работники отвечают за формирование личных документов, выдачу различных справок и актов. Одной из задач «кадровиков» является оформления отпусков и фиксация перемещения работников между разными отделами.
Как уже говорилось выше, в задачу HR-отдела входит оформление трудовых книг и распоряжений руководства. После издания приказа, ведущий специалист рассматриваемого отдела обязан ознакомить всех тружеников с содержанием документа. Нередко, работникам поручается составление штатного расписания и разработка графиков трудовой деятельности.
Инспектор по кадрам
Согласно установленным правилам, данную должностную позицию может занять претендент, не имеющий профессионального стажа . Внутренняя инструкция является своеобразным регламентом, регулирующим круг обязанностей должностного лица.
Название профессии - «кадровик» - идёт из советских времён
Специалист по кадрам – профстандарт, установленный для кадровых инспекторов:
- Учет кадровых операций.
- Формирование личных дел работников.
- Внесение изменений и корректив в документы личного состава.
- Обработка поступающих документов.
- Обработка документации, связанная с назначением выходных пособий, компенсационных выплат и пенсий.
- Формирование электронной базы данных и архивирование документации.
Все вышеперечисленные функциональные обязанности относятся к делопроизводству. Помимо этого, кадровый инспектор проводит собеседования с претендентами на свободные должностные позиции, проверяя их уровень профессиональных знаний.
При ведении учета кадровых операций используется специальный расчетчик. Расчетчик для специалиста по кадрам – специальное ПО, позволяющее в максимально короткий срок рассчитать величину компенсационных выплат, продолжительность отпуска, количество рабочих дней в отчетном периоде и величину страхового стажа работника.
Начальник отдела кадров
Занять пост руководителя отдела может работник, имеющий высшее образование. Помимо этого, для вступления в должность необходимо иметь определенный практический опыт. Как правило, назначением работника на пост руководителя занимается лично гендиректор компании. Также высшему руководству организации предоставляются функции контроля деятельности начальника кадровой службы.
В задачу данного работника входит управление личным составом и разработка внутренней политики компании в отношении наемных сотрудников. Нередко данному должностному лицу поручается проведение анализа потребности компании в реструктуризации или перемещении персонала. Помимо вышеперечисленных функций, начальник ОК занимается проведением аттестации работников с целью выявления уровня профессионального соответствия занимаемой должности.
Как правило, на начальство возлагается функция контроля над вверенным ему отделом. Это означает, что руководитель ОК должен проводить систематический анализ деятельности работников с целью выявления сотрудников с высокой результативностью трудовой деятельности. На основе данного анализа составляется список работников, которым положена премиальная выплата либо другое поощрение.
Все документы, предназначенные руководителю компании, тесно взаимосвязанные с кадровыми вопросами, должны быть в обязательном порядке утверждены руководителем кадрового отдела. Также уровень компетенции руководства структурного подразделения распространяется на решение различных вопросов, связанных с деятельностью личного состава. Работник, занимающий данный пост, должен отлично знать все нормы Гражданского и Трудового Кодекса. Данные нормативы должны в обязательном порядке учитываться при формировании документов и регулировании различных конфликтов между работниками и топ-менеджментом.
Профессия специалиста по кадрам стала очень актуальной в связи с появлением в России множества западных фирм, вместе с которыми пришло понятия корпоративной этики